Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Эта статья ответит на следующие вопросы:
- зачем переходить на ЭДО;
- какие могут возникнуть сложности при переходе на ЭДО;
- как подключится к ЭДО.
Зачем переходить на ЭДО
В первую очередь ИП и организации переходят на ЭДО из-за его преимуществ:
- Экономия на офисных расходах. Бумажный документооборот — это денежные затраты на формирование бумажных документов, их отправку почтой или курьером, аренду помещения под архив, закупку офисных принадлежностей.
- Экономия времени при работе с документами. Каждый документ в бумажном виде нужно распечатать, проштамповать и подписать. При работе с контрагентами его нужно доставить почтой или курьером. Ответ придётся получать таким же путём.
- Уменьшение рисков потери и порчи файлов. С бумажными документами может случиться что угодно: они могут намокнуть, порваться или потеряться. Любая проблема приводит к тому, что бумагу придётся заново заполнять, штамповать и подписывать.
Все электронные документы защищены от потери и порчи. Файлы хранятся в системах, которые делают копии для увеличения их защиты. Электронные документы всегда можно восстановить если их случайно удалили.
Кроме того, системы ЭДО обладают и другими преимуществами:
- прозрачность работы сотрудников;
- удобный поиск документов;
- мобильность системы;
- наличие регламентированных форм и классификация документов по разным критериям
Что нужно знать перед внедрением ЭДО
Переход на электронный документооборот может привести к одному из трёх сценариев:
- Уменьшение общего объёма печати в размере, который окупает расходы на внедрение.
- Уменьшение общего объёма печати в размере, который не окупает расходы на внедрение.
- Уменьшение объёма печати в одном отделе и увеличение в другом.
Недостаточное снижение объёма печати наблюдается в случаях, когда сотрудникам приходится распечатывать документы, подписывать их от руки и только потом сканировать и загружать их в СЭД.
Уменьшение объёма печати в одном отделе и увеличение в другом происходит часто из-за недоверия к электронным документам и необходимости наличия оригиналов для ФНС.
Объём печати может упасть в отделах продаж и закупок, при этом вырасти в бухгалтерии. Это связано с тем, что при проверке налоговая инспекция требует бумажные версии документов, поэтому бухгалтеры распечатывают и подшивают в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции.
Как подключиться к ЭДО
Для перехода на электронный документооборот нужно выполнить следующий алгоритм действий:
1.Приобрести электронную подпись. С её помощью электронным документам можно придать юридическую значимость. Квалифицированная электронная подпись является полным аналогом ручной. Получить КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. АО «Калуга Астрал» предоставляет продукт «Астрал-ЭТ» по этому направлению.
2. Изменить учётную политику и провести анализ. Чтобы избежать проблем, описанных в разделе «Что нужно знать перед внедрением ЭДО», обязательно нужно провести анализ. Он должен включать:
- данные по отделам и сотрудникам, задействованным в цепи документооборота;
- данные по этапам работы с документами до их отправки;
- список контрагентов;
- список документов, которые должны оставаться в бумажном виде и их количество.
На основе этой информации будет понятно, каким именно образом должна быть выстроена работа с электронными документами.
3. Подключение к оператору. На этом этапе нужно определиться как работать с СЭД: в формате интернет-сервиса или интеграции. От этого зависит выбор оператора электронного документооборота.АО «Калуга Астрал» предлагает решение для ведения юридически значимого электронного документооборота «Астрал.ЭДО»
«Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата."Астрал.ЭДО" поддерживает работу с любой электронной подписью.
4. Отправить приглашения контрагентам. После подключения СЭД нужно связаться с контрагентами и подключить их в программе.
Отправляйте документы в 1 клик!
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Получите выгодное предложение!
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
Начать дискуссию