ЭДО в вопросах и ответах — самые популярные вопросы и мифы

Далеко не все еще используют электронный документооборот. причины разные — кто-то не уверен, что он вообще нужен, кто-то тянет до последнего, хотя ЭДО уже неизбежен (это, например, продавцы товаров, подлежащих прослеживаемости). Есть и такие, что начитались страшилок на форумах, наслушались коллег-бизнесменов и теперь к ЭДО относятся с опаской. Сегодня разрушаем сомнения и отвечаем на самые популярные вопросы.

Иногда приходится переделывать документы задним числом. Исправлять ошибки. Разве при ЭДО так можно?

Дата электронного документа — это дата его принятия оператором, исправить ее уже будет нельзя. Документ можно аннулировать, отправив соответствующее сообщение контрагенту или отправить новый, уже с верными данными. Отдельный случай — счет-фактуры. Их нужно корректировать особым образом, направля корректировочную форму. Или можно исправить исходный счет-фактуру, но в этом случае также указывается номер и дата исправления. Все зависит от вида ошибки.

Слышали, что роуминг настраивается долго. Неделями придется ждать.

Суть роуминга в том, чтобы дать возможность клиентам разных операторов свободно взаимодействовать между собой. Т.е. в обмене между вами и контрагентом-клиентом другого оператора будет участвовать уже 2 Удостоверяющих центра.

Основные операторы уже успешно работают между собой и настройки проходят быстрее. Если УЦ еще не взаимодействовали, то действительно может понадобиться дополнительное время на настройку.

Некоторые пользователи подключаются к нескольким операторам. Например, у вас большое количество клиентов, с которыми вы работаете уже через ЭДО и тут появляется крупный клиент или сразу несколько, которые хотят работать через другого оператора. Отказываться от сделки или подключить еще ЭДО? Выбор очевидный.

Подключение к новому оператору может быть выгодным — участвуйте в акции «Фортуна» и подключайте Астрал Отчет 5.0 со скидкой 50%!

За все надо платить — за входящий, за исходящий, так и без денег останешься!

За входящие документы операторы в большинстве случаев не берут никакой платы. К примеру, у вас много накладных от поставщика, а вот исходящих документов очень мало, такое возможно, если, вы торгуете в розницу и ваши покупатели — частные лица. Тогда вы можете только получать документы и подписывать их. За утверждение (подписание) документа с вас не будет взиматься плата. Конечно при этом необходимо иметь электронную подпись.

Кстати, за роуминг отдельно платить не нужно, Калуга Астрал предоставляет эту услугу бесплатно.

Астрал-ЭТ — надежная и безопасная электронная подпись для различных задач: участия в торгах, работы с Госуслугами и другими порталами, электронного документооборота, сдачи отчетности и т.д.

Нельзя просто начать меняться документами, надо подписать какое-то соглашение или договор с контрагентом.

Это не совсем верно. При обмене документами, подписываемыми квалифицированной электронной подписью, никаких дополнительных соглашений заключать не нужно.

Исключение — если способ обмена документами строго указан в вашем контракте и его надо изменить. Допустим ваш покупатель попросил выставлять ему документы в бумажном и только таком виде и предусмотрел это в договоре. Тогда нужно внести в него изменения и указать, что документы могут предоставляться также (или только) в электронном виде. Такой пункт можно добровольно включить в договоры.

У меня и так все хорошо. Я использую бумажный документооборот и не испытываю проблем.

Рано или поздно те, кто работает с бумажными документами, сталкиваются с проблемами:

• Клиент не возвращает документы — забывает, теряет, просто тянет время или делает вид, что ничего не получил;
• Если работать с контрагентами по всей стране, то обмен документами превращается в черепашьи бега — какое письмо быстрее доползет до адресата и вернется обратно, а бухгалтерия без оформленных документов откажется проводить операции в учете;
• Может оказаться, что вы нарушаете закон. Например, ряд продавцов маркированных товаров продолжали обмениваться с поставщиками обычными бумажными документами и не отражали товары в системе Честный Знак уже после того, как их товары стали подлежать обязательной маркировке. При проверках на таких продавцов налагаются высокие штрафы;
• Проконтролировать движение бумажных документов намного сложнее. К примеру, сотрудник может забыть отправить почтой пакет документов клиенту в указанные в контракте сроки. За нарушение сроков предусмотрена неустойка. На словах сотрудник может вам сказать, что все отправил, но простым письмом, никаких чеков не сохранил. Простое письмо не отслеживается, придется верить работнику на слово.

Это только несколько случаев, когда бумажный документооборот может вас подвести.

Я не верю, что можно сэкономить на ЭДО или экономия будет незначительной.

Приведем пример. Небольшая московская компания ежемесячно рассылает документы за услуги своим заказчикам. Рассылка делается почтой заказными письмами по 40 штук в месяц. Цена конверта — 3,50 рубля, стоимость отправки — 56 рублей за письмо.

Получается, что отправка 40 писем обойдется организации в 2380,00 рублей в месяц или 28 560,00 рублей в год. В год будет отправлено 480 писем.

А теперь посмотрите сколько будет стоить отправка 500 документов в год по тарифу Стандарт от Астрал.ЭДО:

2000 рублей против 28,5 тысяч. Ощутимая выходит экономия. Это не говоря о том, что вам или другим сотрудникам не придется упаковывать документы в конверты, подписывать, везти на почту и стоять там в очереди.

Чем больше документов вы отправляете сейчас на бумаге, тем больше будете экономить, перейдя на ЭДО.

Я предприниматель, мне-то зачем ЭДО?

Про экономию на почтовых расходах мы уже сказали. К тому же крупные поставщики и сетевики охотнее работают с предпринимателями, если те используют электронный, а не традиционный документооборот.

ИП зачастую сам отвечает за весь бизнес и выполняет самостоятельно большую часть работы. Не стоит тратить рабочее или свободное время — целые часы, на операции, которые могут занимать несколько минут в день.

Вы будете быстрее получать оплату. Ведь полный, окончательный расчет за товары или услуги клиенты предпочитают производить только после получения документов, т.к. опасаются, что предприниматель может оказаться недобросовестным.

Если ваша деятельность связана с современными технологиями, IT, приложениями, онлайн-сервисами и т.п., то странно одной ногой оставаться в прошлом веке. Налаживаете клиенту супер-современную сеть коммуникаций, документы отдаете бумажные. Надо соответствовать своей нише и времени.

Не все документы можно заменить электронными аналогами.

Любые документы могут быть электронными. Другое дело, что существуют формализованные и неформализованные документы.

Формализованные — счет-фактура, УПД, ТОРГ-12, например. Неформализованные — акты сверки расчетов, договоры, письма и т.д. Вторые могут отправляться в виде сканов или других файлов, подписанных электронной подписью.

Каждый день слышу, что где-то взламывают базы. Даже банки не могут уберечь данные своих клиентов. Как вы гарантируете безопасность в ЭДО?

Документы подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты. Удостоверяющие центры, операторы ЭДО проходят аккредитацию, подтверждая свою надежность.

Вы сможете даже регулировать доступ сотрудников к базам, чтобы избежать утечек информации изнутри. В особенности это касается персональных данных, к работе с которыми допускаться должны не все сотрудники.

Я буду привязан к компьютеру и не смогу выписать документы или подписать входящие находясь вне офиса или не дома.

Для работы с ЭДО можно использовать не только компьютер, но и смартфон, планшет или ноутбук. Достаточно скачать приложение или войти через браузер в сервис, проведя предварительно несколько настроек.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности: от электронной подписи до проверки контрагента

Гибкие тарифы и низкие цены

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение