Как хранить электронные документы

Правительством планируется, что к 2024 году большинство субъектов бизнеса перейдет на электронный документооборот. На каких носителях хранить электронные документы, в каком формате, через сколько лет можно утилизировать файлы — об этом подробно в новой статье.

Кратко: что такое электронные документы и ЭДО

Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.

Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).

Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).

Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.

Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как

бухгалтерские,
складские,
перевозочные,
управленческие,
архивные,
кадровые.

Юридически электронный документ, подписанный ЭП, имеет ту же силу, что и документ на бумажном носителе с «живой» подписью руководителя.

Важно различать электронный документ и электронную копию (цифровой образ документа)

Требования к хранению электронных документов

Конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством не установлено. Есть закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, но он вступил в силу почти 20 лет назад. За это время современные технологии ушли далеко вперед, и возможности составления, хранения, оборота, удостоверения документов в электронном виде сильно изменились.

В 2015 году Минкультуры выпустило приказ № 526, в котором даны рекомендации (принципы) содержания, архивирования, хранения цифровой документации. В основном, участники ЭДО опираются на этот нормативный акт, за неимением других более близких по смыслу законов.

Рекомендуем, брать нижеследующие правила за основу и адаптировать их под специфику своего предприятия.

Правила хранение электронных документов внутри организации:

электронные документы передаются в личный архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии информационного цифрового хранилища у компании) или на физических материальных носителях (каждый в 2 экземплярах);
основной и рабочий экземпляры одного документа должны находиться на разных физических устройствах;
рекомендуемый тип хранения — PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 (базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.);
содержимое на физических носителях проверяется минимум раз в пять лет;
в случае повреждения электронных данных, файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель;
при перезаписи необходимо обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных;
способ хранения электронных документов должен исключать их утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации;
в организации должно быть назначено приказом лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов. Если его нет, то полномочия исполняет директор. При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела;
по запросу копия электронного документа может быть выдана в цифровом (при помощи заверения КЭП) или физическом формате на бумаге.

В целом, принципы хранения электронных документов организации можно заключить в один общий тезис: обеспечить надежность от утечки и утраты, создать не менее 2 идентичных экземпляров одного документа, регулярно проверять сохранность данных.

Хранение бухгалтерских документов по новому ФСБУ 27/2021

С начала 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

В новом стандарте, в частности, прописаны дополнительные требования к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета.

Согласно ФСБУ 27/2021:

хранению подлежат только подлинники документов (бумажных и электронных);
не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для удобного хранения и уничтожение при этом всех бумажных копий;
хранить документы и электронные базы данных нужно только на территории РФ;
список лиц, которые имеют доступ к бухгалтерским документам в хранилище, определяется приказом руководителя;
в случае утраты первички, компания должна принять меры к ее восстановлению;
после истечения срока хранения, документы необходимо уничтожить.

Способы хранения электронных документов

Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.

1. Локальный электронный архив.

Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.

Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.

На практике такой формат хранения еще имеет право на существование, но все больше компаний отказываются от примитивных электронных архивов в пользу более современных.

2. Облачный архив.

В отличие от первого способа, документы хранятся не на жестком диске ПК (что весьма ненадежно для предприятия), а в «облаке» — архиве на удаленном сервере, с закрытым доступом.

Плюс в том, что администратор может ограничить доступ для различных категорий пользователей. Например, в локальной сети компании право просматривать и скачивать документы, включающие коммерческую тайну, финансовые ведомости, могут иметь только лица из определенного круга (топ-менеджмент, руководители подразделений, главный бухгалтер и т. п.).

Либо на какие-либо документы ставят защиту от редактирования и скачивания. Желающие вправе только ознакомиться с документом, но не могут его скопировать или отредактировать.

Из минусов: обязательный доступ в интернет.

3. Архив системы ЭДО.

Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.

Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.

Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора. Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети. Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.

Система Астрал.ЭДО дает доступ в любое время к архивным документам: как формализованным (УПД, акты, накладные Торг-12 и др.), так и неформализованным (в формате .pdf, .png и .jpeg).

Почему хранение в системе ЭДО это удобно:

всегда есть доступ к любому документу в режиме реального времени;
электронный документ можно распечатать, скопировать, отправить контрагенту;
документы из ЭДО, подписанные цифровой подписью, приравнены к оригиналам;
легкий поиск нужного файла.

Сроки хранения и утилизации электронных документов

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:

счета-фактуры, первичка — 5 лет;
регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
годовые финансовые отчеты — 10 лет;
учетная политика предприятия — 5 лет;
сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

При этом отсчитывать срок хранения нужно не от даты самого документа, а с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретный файл вышел из делопроизводства (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

Например, если товарная накладная подписана 01.04.2022, хранить ее следует до 01.01.2028.

Когда срок хранения документа истек, его нужно утилизировать. При этом если файл хранился на физическом носителе, его недостаточно просто отформатировать, а рекомендуется уничтожить сам носитель (флешку, диск и т. п.).

Если сертификат ЭП истек раньше срока хранения документа

Остается выяснить, будет ли иметь юридическую силу документ в течение всего срока хранения (допустим, 5 лет), если действие сертификата ЭП, которой он подписан, истекает через 1 год.

Электронная подпись в любом случае окажется невалидна раньше, чем компания сможет утилизировать документы. Это ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.

Закон об электронной подписи № 63-ФЗ говорит, что при проверке должен быть:

либо действующий сертификат ЭП,
либо доказательства, что он действовал на момент подписания документа. Это может подтвердить оператор ЭДО, как правило, подпись содержит в себе штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки.

Операторы также предоставляют возможность автоматического переподписания документа (но эту информацию нужно уточнять у разработчика конкретного сервиса, с которым вы работаете). Система сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом, таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.

Сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО дают возможность не только обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными учреждениями, но и хранить их в надежном архиве. Любые файлы всегда под рукой, в защищенном доступе и удобном формате для работы и пересылки.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об ЭДО

Получите выгодное предложение!

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!