Машиночитаемая доверенность: что нужно знать уполномоченному бухгалтеру

Доверенность обычно состоит из:

• Личных данных руководителя (ФИО, должность, дата рождения).

• Сведений о сотруднике, на которого оформляется документ.

• Информации о номере и сроке действия.

• Списка полномочий, которые делегируются работнику организации. 

Ранее машиночитаемая доверенность носила экспериментальный характер для дальнейшего перехода на МЧД: отрабатывалось взаимодействие, разрабатывались форматы и т.п.

Сотрудник мог подписывать документы КЭП работника юрлица или использовать МЧД с КЭП физического лица.

Однако с 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность считается основным подтверждением полномочий.

В этой статье мы поговорим об изменениях, которые появились после обязательного внедрения МЧД, как и где её получить, а также что делать с действующими КЭП сотрудников сейчас.

Что изменилось для уполномоченного бухгалтера после введения обязательного МЧД

Прежде чем говорить о машиночитаемой доверенности, важно понять, кто такой уполномоченный бухгалтер.

Какие изменения произошли после введения обязательной МЧД:

1. Все данные о доверенности должны быть переданы в специальный Реестр МЧД ФНС, который позволит быстро проверять их статусы. Это ускоряет согласование отчётности.

2. Сформирована универсальная форма МЧД — версия 003. Подходит как для формирования отчётов в налоговую, так и для работы с другими государственными органами — это упрощает работу с документами.

КЭП сотрудников: что с ними делать

КЭП - это вариант подписи, который подтверждает личность владельца. С её помощью можно заверять электронные документы и дистанционно взаимодействовать с государственными органами.

Переходный период на МЧД: роль КЭП

Согласно закону № 536-ФЗ переходный период на МЧД закончился 31 августа 2023 года. 

С 1 сентября 2023 года ситуация поменялась. Теперь, чтобы работник мог подписывать документы за руководителя, ему необходимо обязательно иметь КЭП физического лица и оформленную при этом МЧД.

Как работать с МЧД сейчас

Также в законопроекте № 216859-8 прописаны правила использования квалифицированных электронных подписей сотрудников ЮЛ. Было одобрено решение об использовании КЭП сотрудника организации до 31 августа 2024 года включительно. Главное условие при этом — сертификат этой КЭП должен быть оформлен до 1 сентября 2023. 

Если вы как сотрудник не оформили КЭП до этого времени, тогда представлять интересы компании можно только с помощью квалифицированной ЭП физлица совместно с МЧД. 

При продлении же своих сертификатов подписи сотрудники имеют право работать без МЧД еще год. 

Обязательные условия для начала работы с МЧД

Чтобы сотрудники имели право ставить ЭП за директора компании, тот должен организовать выпуск КЭП для сотрудников. Сделать это можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованным Минцифры.

Затем необходимо создать МЧД для уполномоченного сотрудника. Для этого нужно:

• Выбрать формат МЧД — для налоговой отчётности используется формат 5.01.

• Прописать в ней все полномочия.

• Заверить доверенность КЭП руководителя или нотариусом.

• Сохранить её в любой информационной системе, которая подключена к распределённому реестру ФНС (это может быть оператор ЭДО, УЦ налоговой или своя ИС).

Порядок работы с МЧД

Возникает вопрос, нужно ли прикладывать каждый раз машиночитаемую доверенность при подписании документов от лица компании?

Поскольку это не очень удобно, вы можете загрузить свою МЧД в Единое блокчейн-хранилище. Оно позволяет хранить огромное количество доверенностей, а также проверять их статус в одном месте. Более того, если что-то изменилось в МЧД, вы можете оповестить своих контрагентов об этом.

Также на официальном сайте доступны другие опции, которые можно применить в работе с машиночитаемой доверенностью.

Основные выводы

• МЧД — это документ, который даёт право уполномоченным сотрудникам подписывать электронные документы за руководителя.

• С 1 сентября 2023 года МЧД является обязательным и считается полным аналогом бумажной доверенности.

• Чтобы начать работать с МЧД, директору компании необходимо выпустить КЭП для всех уполномоченных сотрудников. Сделать это можно в любом АУЦ, аккредитованным Минцифры.

• Затем подписать МЧД квалифицированной электронной подписью директора организации или ИП и загрузить доверенность в Единый реестр. 

Астрал Доверенность — Управляйте выданными доверенностями в одном окне

Создавайте машиночитаемые доверенности за пару минут

Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8Jw2uC