Онлайн-кассы

Что делать, если онлайн-касса заблокирована

Статус «Ваша касса заблокирована» — одна из насущных проблем для многих бизнесов и часто вызывает недовольство и неудобства. И что же делать, если кассовый аппарат всё-таки заблокирован? Об этом поговорим в статье.
Что делать, если онлайн-касса заблокирована
Иллюстрация: Астрал

Онлайн-касса: кто должен с ней работать и кто может вести свою деятельность без неё

Онлайн-касса – это специализированное устройство, которое позволяет автоматизировать процесс регистрации и учёта продаж, осуществляемых в розничных точках или при оказании услуг.

Оно состоит из программного обеспечения, установленного на компьютере или мобильном устройстве, и фискального накопителя. Он, в свою очередь, регистрирует и хранит информации о продажах.

Владельцы магазинов, ресторанов, салонов красоты, аптек и других предприятий, где происходят розничные продажи или оказываются услуги, обязаны установить онлайн-кассу. Она необходима для регистрации и учёта всех расчётов с клиентами и автоматической отправки информации в ОФД и ФНС.

Однако есть категории предпринимателей, которые могут обойтись без кассового аппарата:

  • Продуктовые уличные ярмарки.

  • Газетные и журнальные киоски.

  • При реализации ценных бумаг.

  • Общепиты в образовательных учреждениях.

  • Точки продажи мороженого и безалкогольных напитков в розлив.

  • Пункты приёма стеклотары.

  • Самозанятые.

  • Мастерские (изготовление ключей, ремонт обуви).

  • Услуги по присмотру за детьми.

  • Сдача жилья в аренду.

  • Торговцы бахилами.

  • Фельдшеры.

  • Кредитные организации.

  • Проведение ритуальных и церковных обрядов.

  • Органы государственной власти и муниципалитета.

  • Библиотеки.

  • Дома культуры и другие подобные организации.

В случае несоблюдения обязательств по установке онлайн-кассы предпринимателю грозят штрафы и административная ответственность. 

Важно своевременно ознакомиться с требованиями законодательства (№ 54-ФЗ) и корректно использовать ККТ.

Взаимодействие продавца, ККТ, ОФД, налоговой и самого покупателя

Схема полной работы прохождения платежа от продавца до клиента представлена ниже.

схема работы онлайн-кассы

Работа с онлайн-кассой

Согласно законодательству, нужно выполнить следующие действия:

1. Установите специальное программное обеспечение на компьютер или кассовую систему. 

2. Подпишите договор с ОФД – специализированной организацией, занимающейся сбором, хранением и передачей информации о всех операциях, проводимых предпринимателями. В 2023 году взаимодействие онлайн-кассы и оператора фискальных данных обязательно (регистрация каждой транзакции + отправка всех платёжных данные в ФНС). 

Онлайн-сервис Астрал.ОФД обеспечит надёжную защиту ваших данных и их своевременную передачу в ФНС. Если необходимо, оператор бесплатно отправит информацию о продаже маркированных товаров в систему «Честный ЗНАК». А в Личном кабинете сервиса пользователь сможет проанализировать данные о работе каждой из своих касс.

3. Сделайте регистрацию кассового аппарата и самого ИП или ЮЛ в ФНС. В случае несоблюдения данного требования предприниматели могут столкнуться с административными и финансовыми санкциями. А в некоторых случаях – с блокировкой кассы и расчётного счёта.

4. Приобретите кассовый аппарат, а также дополнительные устройства и расходные материалы. Ознакомиться с нужной продукцией вы можете в нашем интернет-магазине.

Процесс блокировки кассового аппарата

Когда касса заблокирована, ФН перестаёт генерировать фискальные признаки для каждого чекового документа. Следовательно, можно сказать, что в таких случаях не функционирует не сама кассовая аппаратура, а фискальный накопитель.

Если нет фискального признака, чеки или бланки строгой отчётности не сохраняются на накопителе и не могут быть распечатаны. Поэтому блокировка фискального накопителя на кассе приводит к невозможности создания новых документов и осуществления продаж.

Необходимо напомнить, что бланки строгой отчётности (БСО) являются дубликатами чеков и содержат информацию о продавце и покупателе, наименовании товара или услуги, их стоимости, а также другие характеристики платежа, включая номер и дату оформления БСО.

Причины блокировки ККТ

Онлайн-касса может заблокироваться по нескольким причинам. Вот самые основные из них:

  1. Неправильно настроены параметры связи – проблемы с интернетом или неправильно введены параметры связи с сервером оператора фискальных данных .

  2. Истекли сроки использования ФН или сроки отправки фискальных данных в налоговую.

  3. Неполадки с самим ОФД.

  4. Внутренние проблемы программного обеспечения онлайн-кассы или ФН.

На устранение проблем с передачей данных законом предусмотрено 30 дней. 

Почему ФНС сняла кассу с учёта

  1. ККТ аннулирована из официального Реестра налоговой.

  2. Срок действия фискального накопителя закончился.

  3. При прекращении деятельности предприятия или индивидуального предпринимателя.

  4. Если касса не использовалась в течение определённого времени. 

Что делать, если ваша онлайн-касса не работает, разберём ниже.

Касса больше не является устройством, аккредитованным ФНС

Чтобы понять, можно ли работать с моделью кассы, важно проверить, есть ли она в Реестре ФНС. Для этого необходимо зайти на официальный сайт налоговой в раздел «Реестры».

Затем нужно загрузить документ к себе на ПК или смартфон и посмотреть, есть ли касса, которую вы выбрали для покупки, в списке. Сделать это можно с помощью ИНН изготовителя (указан в паспорте устройства).

Если касса входит в него, вы увидите надпись «Экземпляр включён в Реестр ККТ, зарегистрирован в налоговых органах».

Но бывают случаи, когда ККТ исключают из списка разрешённых устройств. В такой ситуации ФНС присылает уведомление о снятии её с учёта. Тогда вы должны в течение 30 календарных дней предоставить фискальный накопитель в налоговую для считывания данных. Нужно показать ФНС возможные доходы с той даты, когда кассу исключили из реестра. 

У фискального накопителя истёк срок действия

Чтобы такой ситуации не произошло, важно следить, когда ФН закончит свою работу. 

Обращаем ваше внимание: продлить самостоятельно действие накопителя невозможно. Его нужно приобретать заново. За месяц до окончания срока действия ФН налоговая должна выслать вам уведомление. 

После покупки фискального накопителя необходимо заново зарегистрировать онлайн-кассу.

Предприятие закончило своё существование

Если вы закрыли свой бизнес и больше не ведёте никакую деятельность, онлайн-касса будет аннулирована и, соответственно, заблокирована ФНС.

ИП или ЮЛ временно приостановили работу на ККТ

Это возможно, когда предприниматель временно прекращает использование кассового аппарата в случае проведения ремонтных работ, обновления программного обеспечения, замены самой кассовой аппаратуры и других подобных ситуаций. 

Для предотвращения блокировки ФН необходимо регулярно проверять, получены ли подтверждения на все фискальные документы. Это можно определить по данным из отчёта о закрытии смены и состояния текущих платежей:

  • Посмотрите на поле "Количество непереданных фискальных документов". Если все фискальные документы с кассового аппарата были отправлены и получено подтверждение от ОФД по каждому из них, значение поля будет "0". 

  • В противном случае проверьте, когда документы перестали отправляться. Эту информацию можно найти в поле "Дата первого из непереданных фискальных документов".

Сохранённые отчёты находятся в личном кабинете ОФД.

Что делать, если блокировка ФН уже произошла

Сначала выясните причины и устраните их. Все данные, которые сохранились в накопителе в течение блокировки, будут автоматически отправлены ОФД. 

ФН будет снова введён в работу сразу же после получения подтверждений от оператора фискальных данных. Вам не нужно принимать каких-либо дополнительных действий от пользователя. По итогу онлайн-касса сама заработает в обычном режиме.

Будет ли фискальный накопитель заблокирован, если на кассе пока не производятся никакие действия

Если вы сначала отправили всю информация о платежах ОФД и только потом выключили ККТ, в таком случае блокировка ФН исключена.

Если же касса была отключена до получения подтверждений, то блокировка ФН произойдёт спустя 30 дней с момента получения последнего подтверждения ОФД.

Как поставить кассу «на стоп»

Как мы говорили выше, сначала необходимо отправить всю информацию об операциях в ОФД.

Затем дождитесь уведомления от ФНС, что она всё получила – это будет знаком для вас от налоговой (она всё получила и зафиксировала ваше желание приостановить работу). В таком случае никаких штрафов не последует.

Что если я всё-таки нарушил правила работы с ККТ

Вся информация о наказании за нарушение правил работы с кассой дана в статье 14.5 КоАП РФ:

За неиспользование ККТ – 25-50% от расчёта и не менее 10 000 рублей.

Если вы повторили подобное нарушение – грозит приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В случае игнорирования требований налогового органа / непредоставления данных будет выписан штраф в размере от 1 500 до 3 000 рублей.

Применение ККТ, которая работает с ошибками (не передаёт данные в ФНС, неправильно печатает чеки и т.п.) сулит аналогичным санкциям (от 1 500 до 3 000 рублей).

Если вы не выдали чека или БСО покупателю – придётся заплатить 2 000 рублей. 

Основные итоги

Онлайн-касса – это обязательное устройство, на котором предприниматели должны регистрировать все свои операции. Тем не менее, существуют некоторые исключения, когда использование кассового аппарата не требуется (см. список в тексте выше).

Блокировка кассового аппарата – это мера, принимаемая ФНС, чтобы предотвратить нарушения со стороны предпринимателей. Существуют четыре основных случая, при которых возможна блокировка кассы: 

  • Временная приостановка деятельности предпринимателя.

  • Устройство, выбранное вами, исключено из Реестра ФНС.

  • Истёк срок действия фискального накопителя.

  • Бизнес прекратил свою деятельность.

Когда ваша кассовая аппаратура заблокирована, необходимо установить причину блокировки. Если она связана со сроком действия ФН, вам следует заменить его и перерегистрировать кассу. Об остальных случаях блокировки мы подробно рассказали выше.

Нарушение правил работы с кассовым аппаратом может привести к наложению штрафа в размере от 1500 рублей или блокировке расчётного счёта на 90 дней.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KHmCq

Начать дискуссию