Путевые листы в электронном формате

Где требуется электронный путевой лист

Электронный путевой лист — это документ, позволяющий бизнесмену контролировать цель и эффективность использования автомобиля.

Компания с их помощью подтверждает расходы, связанные с использованием авто:

• заработную плату водителя;

• расходы на топливо и ремонт;

• стоимость парковки;

• компенсации за использование личных авто сотрудниками.

Все ИП и организации, использующие авто в своей деятельности, обязаны составлять путевые листы.

Что изменилось в законе в марте 2023 года

Правила оформления бумажных листов были изложены в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года в силу вступил закон № 39-ФЗ, внесший изменения в прежние нормы и разрешивший ведение электронного формата путевых листов.

В новом законе предусмотрены:

• Процедура оформления и предоставления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.

• Правила заполнения полей. Номер ЭПЛ и название бланка теперь указывать не обязательно. Это требуется тогда, когда лист используется в качестве первичного документа для подтверждения расходов. Вместо информации о владельце автомобиля можно указывать данные компании, которая сформировала ЭПЛ.

• Правила заверки ЭПЛ. Сотрудники, проводившие медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, ответственные за техосмотр, могут использовать квалифицированную или неквалифицированную подпись.

• Требования к учёту путевых листов. Вести журнал учёта путевых листов больше не нужно. Старые журналы необходимо хранить в архиве организации в течение пяти лет.

Кроме путевого листа с марта 2023 года можно оформить в электронном виде договор фрахтования и заказ (заявку). Формат электронной транспортной накладной был разработан раньше и применяется с 2022 года. Для подписания электронных перевозочных документов необходима квалифицированная электронная подпись.

Как вести электронные путевые листы с 1 сентября 2023 года

1 сентября вступил в силу приказ Минтранса № 159. Он внёс исправления в предписание по подготовке ЭПЛ:

• Водители могут проходить медобследование до и после рейса удалённо.

• Сведения о водителе теперь заполняются иначе: указываются СНИЛС, серия и номер водительского удостоверения и дата его выдачи.

• Если сотрудник выходит на рейс на несколько дней или на несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик может оформить один ЭПЛ.

• Можно внести изменения в путевые листы: исправить информацию о водителях и транспорте.

Новый формат ЭПЛ, который соответствует этим изменениям, пока находится в разработке.

Нужно ли использовать ЭПЛ

В 2023 году использовать ЭПЛ вместо бумажного бланка не обязательно. Однако уже с следующего года перевозчики алкоголя будут обязаны использовать ЭПЛ и электронные накладные. Когда электронные путевые листы станут обязательны для других отраслей, пока не определено.

Заполнение путевого листа: форма и основные требования

По правилам, установленным приказом № 390, путевой лист должен включать такую информацию:

• период действия документа;

• сведения о индивидуальном предпринимателе или организации, которые составили путевой лист;

• данные о транспортном средстве;

• информация о водителе;

• тип перевозок;

• форма сообщения.

Владелец автомобиля имеет возможность добавлять в ЭПЛ дополнительные сведения по своему усмотрению.

Форма электронного путевого листа на 2023 год утверждена приказом ФНС № ЕД-7-26/116@. XML-файл включает в себя шесть блоков данных (титулов).

Обязательные блоки данных

В приказе № ЕД-7-26/116@ указаны четыре обменных файла, которые должны быть в каждом путевом листе:

• Блок информации о рейсе, включающий данные компании-перевозчика, водителя, информацию о транспортном средстве и вид перевозки.

• Блок с результатами предрейсового медосмотра, включающий сведения о водителе и медицинском работнике, информацию об осмотре и его результаты.

• Блок с показаниями одометра до выезда транспортного средства.

• Блок с показаниями одометра при возвращении транспортного средства.

Дополнительные блоки данных

ЭПЛ также может включать 2 дополнительных блока данных:

• Блок с результатами предрейсового техосмотра. Его не обязательно заполнять, если при смене водителя перевозчик оформляет новый путевой лист.

• Блок с результатами послерейсового медосмотра. Его следует заполнить в случае, если этого требует законодательство или внутренний регламент компании.

Новые правила электронного заполнения путевых листов

Заполнение электронного путевого листа должно происходить до того момента, как автомобиль отправляется в рейс. В случае, если у автомобиля несколько водителей, возможно оформление отдельного ПЛ на каждого из них.

Первую часть документа, содержащую информацию о специфике и условиях рейса, заполняет перевозчик или диспетчер. В ней указывают данные о маршруте, водителе, автомобиле, типе перевозки и трассе, а также обозначают период действия ЭПЛ.

Вторую часть с отчётом о предрейсовом медицинском осмотре заполняет медицинский работник, который проводил проверку состояния здоровья водителя перед началом поездки. Здесь фиксируются дата, время и результаты медосмотра.

Все результаты медицинского осмотра водителя в ЭПЛ разделяются на две категории:

• «Прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», если водитель здоров и у него отсутствуют следы алкогольного или наркотического воздействия.

• «Прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен», если медик обнаружил признаки болезни, алкогольного или наркотического опьянения.

Третий, четвертый и пятый разделы с данными предрейсового технического осмотра, показателями одометра до начала и по завершении рейса заполняет механик или проверяющий, ответственный за техобслуживание транспортных средств и их запуск на маршрут. Он фиксирует результаты техосмотра и показания одометра до и после рейса.

В результаты технического осмотра в путевой лист вносят отметки:

• «Выпуск на линию разрешён», если транспортное средство соответствует требованиям.

• «Выпуск на линию не разрешён», если при проверке были выявлены нарушения требований.

Шестую часть заполняет медицинский работник в случае необходимости проведения водителю послерейсового медосмотра.

Как происходит подтверждение ЭПЛ

Одним из основных преимуществ электронного путевого листа является возможность его быстрой пересылки между сотрудниками. Для заверки ЭПЛ нужны подписи следующих лиц:

• владелец транспорта — должен подписать ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);

• медицинский работник, проводивший медосмотр — подпись с помощью УКЭП;

• техник или механик, зафиксировавший данные одометра после техосмотра — подпись может быть как УКЭП, так и неквалифицированной.

В этом случае файл электронного путевого листа, подтверждённого УКЭП, доставляется грузоотправителю через оператора электронного документооборота.

Кроме того, необходимо обеспечивать передачу информации об ЭПЛ в систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Доставка данных осуществляется через посредника, оператора электронных путевых листов. Весь перечень операторов ГИС ЭПД указан на официальном сайте Минтранса.

При проверке документации во время пути следует использовать QR-код, где зашифрована вся информация об ЭПЛ. Сотрудник ГИБДД получает всю необходимую информацию, просто сканируя данный код. Данный метод работает даже при отсутствии интернет-связи на территории.

В целом работа с электронным путевым листом представлена следующими шагами:

Что нужно для начала работы с ЭПЛ

Чтобы подключиться к системе использования электронных путевых листов, необходимо:

1. Заключить договор с оператором обмена электронными документами. Данный оператор будет отправлять ваши путевые листы контрагентам и загружать их в базу данных ГИС ЭПД.

2. Выдать электронные подписи сотрудникам: механикам и врачам.

3. Подготовить технику, которую можно использовать для работы с электронными путевыми листами. Вы сможете редактировать и подтверждать ЭПЛ с помощью телефона, планшета или компьютера.

Штрафы при применении ЭПЛ

Электронные путевые листы — это нововведение, и не все перевозчики уже разобрались, как ими пользоваться. Посмотрим, какие штрафы ждут перевозчиков в связи с ЭПЛ.

Отсутствует путевой лист

Если у перевозчика не обнаружено ни бумажной, ни электронной версии путевого листа, водителю выпишут штраф в размере 500 рублей. Должностное лицо, ответственное за подготовку таких документов, получит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. 

Многие перевозчики используют путевой лист как основной документ для подтверждения расходов на рейс. Если служба ФНС обнаружит отсутствие такого документа в архиве, компания может получить штраф в размере от 10 до 30 тысяч рублей.

Если потерянные путевые листы приведут к снижению налоговой базы, компания будет обязана выплатить 20% от суммы недоплаты (минимальная сумма штрафа — 40 тысяч рублей).

Путевой лист содержит ошибки

Размер штрафа за ошибки в ЭПЛ зависит от уровня проблемы:

• Нет данных о предрейсовом медицинском осмотре: штраф от 15 до 25 тысяч рублей для должностных лиц и ИП, от 110 до 130 тысяч рублей для юрлиц.

• Отсутствуют данные о техническом осмотре: водителя оштрафуют на 3 тысячи рублей, должностное лицо — на 5 тысяч рублей, ИП и юридические лица — на 30 тысяч рублей.

ГК «Астрал» предлагает сервисы для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД).

1С-ЭПД — это решение, которое работает с различными популярными конфигурациями «1С». Обновите свою систему учёта и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации «1С» без дополнительных платежей за модули. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также позволяет обмениваться неформализованными документами.

Платформа ЭПД — это интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для беспрепятственной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами без перехода на сторонние сервисы.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KASR3