Новые правила хранения архивных документов
Для кого предусмотрены правила хранения архивных документов
Правила хранения архивных документов актуальны для большинства существующих структур. Перечень организаций, которые могут являться пользователями архивных документов, включает следующие категории:
государственные органы;
органы местного самоуправления;
юридические лица;
предприниматели и физлица, имеющие законные основания на получение и использование архивных документов.
Независимо от категории, каждый пользователь, работающий с архивами, должен руководствоваться соответствующими нормативно-правовыми актами.
До настоящего времени действовали правила, утвержденные приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Но полномочия по регулированию данной сферы были переданы в Росархив, который сразу же разработал новые правила хранения архивных документов и утвердил их Приказом № 77.
Архив может быть частью организации и хранить только те документы, которые оформляются непосредственно в процессе её деятельности. Также архив может существовать в виде обособленной структуры — специализированной организации, деятельность которой сводится исключительно к хранению архивных документов. Любая компания может доверить хранение своих архивов такой организации, заключив с ней договор оказания услуг.
Какие документы нужно передавать в архив
Все документы, образующиеся в ходе деятельности предприятия, принято делить на группы в соответствии с определённым сроком хранения. Всего можно выделить 3 группы документов:
документы временного срока хранения до 10 лет включительно (первичные учётные документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, путевые листы, кассовые документы, акты о приёме выполненных работ и т.д.);
документы временного срока хранения свыше 10 лет (техническая документация, личные дела и т.д.)
документы постоянного срока хранения (годовые отчёты в контролирующие органы, уставные документы, паспорта сделок, номенклатуры дел и т.д.)
Документы первой группы можно хранить как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. Выбор в данном случае делает руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Когда срок хранения таких документов подходит к концу, их направляют на экспертизу ценности, а затем уничтожают в соответствии с разделами III и IV приказа Росархива № 77.
Документы, которые хранятся дольше 10 лет, а также документы постоянного срока хранения (до ликвидации организации) подлежат оформлению и включению в опись дел в соответствии с разделом VI того же Приказа. Эти документы подлежат обязательному архивному хранению.
Как хранить архивные документы по новым правилам
Рассмотрим основные правила хранения архивных документов 2023 года.
Порядок передачи документов в архив. Согласно новому Приказу, документ подлежит передаче в архив не ранее, чем через год и не позже чем через три года после завершения его применения в делопроизводстве и исключения из документооборота.
Требования к организации бумажного хранилища. Если организация берёт на себя ответственность за хранение архивной документации, она должна выделить для этих целей специальное помещение. Хранилище должно быть обеспечено системами противопожарной безопасности и хорошей вентиляцией, показатели температуры и влажности должны быть неизменны. Для освещения архивов можно применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах, но также светодиоды и люминесцентные лампы с урезанным спектром ультрафиолетового света.
Деятельность архива должна регулироваться локальным нормативным актом организации, а за хранение и использование документов должен отвечать назначенный руководством сотрудник.
Требования к оформлению бумажных архивных документов. Документация, направляемая в архив, оформляется в виде отдельных дел, сгруппированных по тематическому, функциональному либо временному (срок хранения) признаку. Бумажные дела не должны содержать более 250 листов и превышать 4 см в толщине корешка. Документы должны быть прошиты на четыре прокола (для малоформатных дел достаточно трех) и иметь твердую обложку.
Требования к организации электронных архивов. Новый Приказ конкретизировал порядок работы с электронными архивными документами. В частности, хранение электронных архивов можно организовать как с применением физического носителя, так и в системе хранения электронных документов (СХЭД). Второй вариант также предусматривает использование услуг по хранению электронных документов, предоставляемых специализированными организациями. При использовании физического носителя каждые 5 лет нужно в обязательном порядке проводить проверку сохранности электронных документов. Файлы аудиовизуальных форматов также подлежат хранению в архивах.
Работать с электронными архивами гораздо удобнее, нежели с привычным бумажным хранилищем. Применение СХЭД экономит не только рабочее пространство, но и время сотрудников. Систематизация архивов и поиск нужных документов происходят за считанные минуты, а риск повреждения или утери файлов сводится к минимуму.
Специалисты «Калуга Астрал» предлагают компаниям готовые решения для работы с электронными документами — сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО. С их помощь можно организовать безопасное хранение электронных архивных документов и полностью перевести делопроизводство в цифровой формат.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса
Оставьте заявку и мы с вами свяжемся
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KVAHV
Начать дискуссию