Для кого предусмотрены правила хранения архивных документов
Правила хранения архивных документов актуальны для большинства существующих структур. Перечень организаций, которые могут являться пользователями архивных документов, включает следующие категории:
государственные органы;
органы местного самоуправления;
юридические лица;
предприниматели и физлица, имеющие законные основания на получение и использование архивных документов.
Независимо от категории, каждый пользователь, работающий с архивами, должен руководствоваться соответствующими нормативно-правовыми актами.
До настоящего времени действовали правила, утвержденные приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Но полномочия по регулированию данной сферы были переданы в Росархив, который сразу же разработал новые правила хранения архивных документов и утвердил их Приказом № 77.
Архив может быть частью организации и хранить только те документы, которые оформляются непосредственно в процессе её деятельности. Также архив может существовать в виде обособленной структуры — специализированной организации, деятельность которой сводится исключительно к хранению архивных документов. Любая компания может доверить хранение своих архивов такой организации, заключив с ней договор оказания услуг.
Какие документы нужно передавать в архив
Все документы, образующиеся в ходе деятельности предприятия, принято делить на группы в соответствии с определённым сроком хранения. Всего можно выделить 3 группы документов:
документы временного срока хранения до 10 лет включительно (первичные учётные документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, путевые листы, кассовые документы, акты о приёме выполненных работ и т.д.);
документы временного срока хранения свыше 10 лет (техническая документация, личные дела и т.д.)
документы постоянного срока хранения (годовые отчёты в контролирующие органы, уставные документы, паспорта сделок, номенклатуры дел и т.д.)
Документы первой группы можно хранить как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. Выбор в данном случае делает руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Когда срок хранения таких документов подходит к концу, их направляют на экспертизу ценности, а затем уничтожают в соответствии с разделами III и IV приказа Росархива № 77.
Документы, которые хранятся дольше 10 лет, а также документы постоянного срока хранения (до ликвидации организации) подлежат оформлению и включению в опись дел в соответствии с разделом VI того же Приказа. Эти документы подлежат обязательному архивному хранению.
Как хранить архивные документы по новым правилам
Рассмотрим основные правила хранения архивных документов 2023 года.
Порядок передачи документов в архив. Согласно новому Приказу, документ подлежит передаче в архив не ранее, чем через год и не позже чем через три года после завершения его применения в делопроизводстве и исключения из документооборота.
Требования к организации бумажного хранилища. Если организация берёт на себя ответственность за хранение архивной документации, она должна выделить для этих целей специальное помещение. Хранилище должно быть обеспечено системами противопожарной безопасности и хорошей вентиляцией, показатели температуры и влажности должны быть неизменны. Для освещения архивов можно применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах, но также светодиоды и люминесцентные лампы с урезанным спектром ультрафиолетового света.
Деятельность архива должна регулироваться локальным нормативным актом организации, а за хранение и использование документов должен отвечать назначенный руководством сотрудник.
Требования к оформлению бумажных архивных документов. Документация, направляемая в архив, оформляется в виде отдельных дел, сгруппированных по тематическому, функциональному либо временному (срок хранения) признаку. Бумажные дела не должны содержать более 250 листов и превышать 4 см в толщине корешка. Документы должны быть прошиты на четыре прокола (для малоформатных дел достаточно трех) и иметь твердую обложку.
Требования к организации электронных архивов. Новый Приказ конкретизировал порядок работы с электронными архивными документами. В частности, хранение электронных архивов можно организовать как с применением физического носителя, так и в системе хранения электронных документов (СХЭД). Второй вариант также предусматривает использование услуг по хранению электронных документов, предоставляемых специализированными организациями. При использовании физического носителя каждые 5 лет нужно в обязательном порядке проводить проверку сохранности электронных документов. Файлы аудиовизуальных форматов также подлежат хранению в архивах.
Работать с электронными архивами гораздо удобнее, нежели с привычным бумажным хранилищем. Применение СХЭД экономит не только рабочее пространство, но и время сотрудников. Систематизация архивов и поиск нужных документов происходят за считанные минуты, а риск повреждения или утери файлов сводится к минимуму.
Специалисты «Калуга Астрал» предлагают компаниям готовые решения для работы с электронными документами — сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО. С их помощь можно организовать безопасное хранение электронных архивных документов и полностью перевести делопроизводство в цифровой формат.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса
Оставьте заявку и мы с вами свяжемся
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KVAHV
Начать дискуссию