Отчёт экспедитора

Отчёт экспедитора предлагает глубокий анализ всех действий по перевозке, включая возникшие сложности и пути их решения. В данной статье мы рассмотрим:

• что такое отчётность экспедитора;

• когда она требуется;

• каков её формат для заполнения;

• типичные ошибки при составлении отчёта.

Что такое отчёт экспедитора

Отчёт экспедитора является документом, в котором подробно изложена информация о проведённой транспортировке грузов от пункта А до пункта Б.

Такой заполненный бланк представляет собой важнейший инструмент в системе логистики. Он позволяет контролировать перемещение продуктов и помогает своевременно реагировать на возможные препятствия и неполадки, появившиеся в ходе перевозки. 

Основной задачей ОЭ является подтверждение выполнения транспортной работы по договору экспедиции.

Для сторон, оплачивающих услуги по перевозке груза, данный отчёт является значимым документом, так как позволяет им иметь полное понимание процесса доставки и удостовериться в выполнении всех условий контракта.

Отчёт экспедитора: основные пункты

Отчёт экспедитора – это документ, отображающий подробно проведённые операции и реализованные задачи логистической организации. Он обычно содержит следующие основные сведения:

• Дата и время составления.

• Реквизиты экспедиторского предприятия (наименование, адрес, контактные данные).

• Данные о заказчике, для которого были выполнены перевозочные услуги (аналогичные реквизиты, что и в пункте 2).

• Список выполненных работ с включением детального описания каждого этапа, времени его проведения, а также применяемого технического оборудования.

• Сведения о состоянии и упаковке товара (вес, объём, тип и количество).

• Информация об использованном для транспортировки груза транспортном средстве: модель, государственный регистрационный номер и данные водителя.

• Описание возможных проблем или задержек в ходе выполнения экспедиторских операций и предпринятые для их разрешения шаги.

• Сведения о сумме и стоимости выполненных работ и услуг, включая расходы на транспортировку, таможенные платежи и другие затраты (если имеют место).

• Экспедиторская подпись и дата составления отчёта.

Такое оформление позволяет получить полное понимание об оказанных услугах и проведённых операциях, а также служит в качестве работоспособного инструмента для оценки и анализа работы экспедиторской организации.

Для чего нужен отчёт экспедитора

Экспедитор может составить отчёт в следующих обстоятельствах:

Доказательство предоставленных услуг.

С помощью отчёта подтверждается доставка груза, а также выполнение дополнительных операций, например, таможенная очистка или хранение товаров.

Учёт доходов и затрат в процессе транспортировки. 

Экспедитор имеет возможность сформировать отчёт о реально возникших затратах, связанных с выполнением задачи (оплата транспорта, таможенных пошлин и страхование груза), и указать от клиента полученные платежи.

Анализ потраченного времени и маршрута.

Отчёт экспедитора может включать информацию о количестве часов, проведённых на выполнение задачи, а также о пройденном пути при доставке груза. Это помогает контролировать продолжительность процесса и оценивать эффективность работы водителя.

Разрешение претензий.

В случае возникновения спорных моментов со стороны клиента или других участников поставочной цепи документ может служить доказательством описанных фактов и предоставленных услуг.

Отчётность перед начальством или заказчиками. 

В некоторых ситуациях экспедитор может быть обязан предоставить информацию о выполнении своих обязанностей начальству или заказчикам, чтобы они могли оценить его работу и соблюдение сроков.

Как заполнить отчёт экспедитора

Можно распечатать отчёт на двух сторонах листа. Водитель, отвечающий за заполнение документа, занимается одной страницей, а другие участники – противоположной. Это упрощает процесс проверок и обработки информации.

Отчёт экспедитора формируется в соответствии с утверждённой формой и включает в себя две части: вводную и основную. В первой части следует указать следующую информацию:

• Официальное название бланка (МХ-21) и документа «Отчёт экспедитора».

• Коды по ОКУД и ОКПО.

• Название компании по логистике, в которой работает экспедитор.

• Номер и дату заполнения отчёта.

• Срок и время доставки (отчётный период).

• Полное имя и фамилия экспедитора.

В главной части отчёта экспедитора находится таблица с необходимыми данными, которую следует заполнить:

• Номер записи.

• Детали товарного документа (дата и номер поездки).

• Специфика продукта (что конкретно задача перевезти).

• Количество единиц товара и число отправленных единиц.

• Сведения о возврате груза.

• Наличие отклонений в весе товара.

• Окончательный исход перевозки.

Особое внимание нужно уделить финальной части – подписям экспедитора, сотрудников, кто принял и проверил документацию. Также необходимо проставить даты.

Скачать форму отчёта экспедитора

Скачать образец заполненного отчёта экспедитора (по договору транспортной экспедиции)

Какие ошибки допускаются при заполнении отчёта экспедитора

Если поля в отчёте не полностью или некорректно заполнены, это будет считаться ошибкой. Весь документ необходимо выписывать без пропуска каких-либо пунктов и предоставить все нужные данные.

Ошибки и несоответствия в записях считаются также ошибками. Водители могут сделать изменения только через зачеркивание одной линией и подписью «Исправлению верить».

Отсутствие отметок и штампов также является недопустимым. Любые отчёты должны быть подписаны диспетчером и другими участниками, если это требуется. Подтверждением достоверности документа является штамп организации.

Ещё одна ошибка – использование другого бланка. Все отчёты должны быть оформлены в соответствующем формате. Если правила не соблюдаются, документ становится несостоятельным.

И, наконец, последнее – недостаток деталей. Все отчёты должны включать всю важную информацию о выполненной работе, транспортировке или других операциях. Отсутствие важных деталей может создать путаницу и затруднить работу с документом.

Часто задаваемые вопросы

Сколько нужно экземпляров отчёта

Существует неформальное правило: один рейс – один документ. Это самая удобная форма для всех участников сделки, а также бухгалтерии, логистическому отделу и т.д.

Какой лучше формировать отчёт – бумажный или электронный 

Нет обязательного требования к использованию только печатного или электронного формата. Исходя из этого, вы свободны в выборе типа документа о перевозке. 

Однако мы советуем использовать электронный формат для собственного комфорта. Его основное преимущество заключается в возможности создания отчётности с использованием компьютерных бухгалтерских систем. Это поможет предотвратить ошибки и избежать возможных штрафов.

Сколько должен храниться отчёт экспедитора

Среднее количество – 5 лет. Это помогает решить споры или проанализировать работу транспортировщика в будущем.

Чем отчёт экспедитора отличается от других экспедиторских документов

При составлении документов иногда может возникнуть путаница, для чего нужен тот или иной документ для экспедитора. Поэтому предлагаем разобраться в основных понятиях.

Отчёт экспедитора и электронные путевые листы – это два разных документа. Первый определяет условия между перевозчиком и заказчиком, в то время как ЭПЛ служит инструментом для контроля процесса доставки и предоставления услуг в реальном времени.

Важно также понимать разницу между отчётом экспедитора и экспедиторской распиской. ОЭ – это версия документа, содержащего подробные данные обо всех выполненных перевозках за определенное время.

Экспедиторская расписка же выдаётся водителем в момент приёма груза от клиента и его погрузки в транспортное средство. Она подтверждает факт получения товара и гарантирует его надлежащий учёт и доставку по месту назначения.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JvEnn