Необходимые условия
Работодатель должен компенсировать «удаленщику» использование его личного или арендованного ПК, ПО, периферии и прочего, а также сопутствующие расходы — мобильную связь, интернет и затраты на электричество. Для этого нужно, чтобы выполнялись условия:
Рабочий инструмент, который принадлежит «удаленщику», используется с согласия работодателя в письменной форме.
Все, за что платится компенсация, сотрудник использует именно для реализации трудовой функции, которая закрепляется в трудовом договоре.
Обо всем необходимо договориться «на берегу» и определить, каков будет размер компенсации.
Сумма компенсации
Этот показатель, также как порядок и сроки пропишите в документах компании:
Специальном локальном акте (ЛНА). Как правило, составляется отдельное положение, которое включает перечень лиц, получающих компенсации, их размер и порядок выплаты, конкретное оборудование и прочее.
Трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Коллективном договоре.
Теперь рассмотрим особенности выплат при различных видах компенсации.
Сервис Астрал iКЭДО позволяет эффективно выстраивать кадровые процессы в компании. С помощью этой системы можно организовать документооборот без походов сотрудников в отдел кадров, экономить ресурсы (ФОТ и расходники) руководителям, оптимизировать и ускорить процедуру приема новых работников HR, в том числе и удаленных.
При фиксированной ежемесячной компенсации
Этот вариант актуален при гибридном графике, когда сотрудник некоторое время работает на «удаленке», а какое-то — в офисе. Можно установить фиксированную сумму компенсации, которая будет выплачиваться ежемесячно. Методика расчета закрепляется в ЛНА.
Пример.
В ЛНА установлена компенсация в размере 45 руб. за рабочий день.
В декабре 2023 года 21 рабочий день.
«Удаленщику», который не пропускал рабочие дни, выплачивается 945 руб. (45 руб. х 21 день).
Если, например, он брал отгул на 4 дня, то нужно выплатить 765 руб. ((21 день. - 4 дня.) х 45 руб.).
Оплата амортизации (ежемесячная)
Выплата амортизации производится в том же порядке, в каком начисляется амортизация по основным средствам (ОС). Для этого нужно:
Определить амортизационную группу имущества.
Определить компенсацию с учетом срока полезного использования (СПИ).
Пример.
Стороны договорились и закрепили документально, что «удаленщик» получает компенсацию за амортизацию своего ноутбука, который использует для выполнения трудовой функции.
Цена ноутбука, подтвержденная товарным чеком, — 80 000 руб.
СПИ — 2 года, вторая амортизационная группа.
Ежемесячная амортизация – 3 333 руб. (80 000 руб. : 24 мес. (12 мес. х 2)).
В декабре 2023 года 21 рабочий день, которые «закрыты» полностью.
Выплате подлежит 2 257 руб. ((3 333 руб. : 31 день) х 21 день).
Связь и электричество
Главное, о чем нужно помнить: оправданной будет лишь компенсация фактических расходов, то есть оплаченных «удаленщиком». Поэтому документы, которые подтверждают затраты на связь и электричество, должны быть обязательно.
Если компенсация выплачивается в фиксированном размере, нужно точно определить, сколько дней сотрудник работал удаленно.
Если расходы компенсируются по фактическим затратам, у сотрудника нужно запросить документы, которые подтверждают оплату. Чтобы рассчитать сумму компенсации, разделите подтвержденные затраты на общее количество дней в месяце и умножьте на количество фактически отработанных дней.
Пример.
В декабре 2023 года работник предоставил документ об оплате услуг интернет-провайдера в размере 1 300 руб.
В декабре 2023 года – 21 рабочий день.
Два дня работник взял за свой счет.
К выплате причитается компенсация в 796 руб. ((1 300 руб. : 31 день) х 19 дней).
Налоги и взносы
Компенсационные выплаты включаются в состав доходов сотрудника. Однако они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами если:
ПК, ПО и прочее оборудование используется «удаленщиком» с согласия и ведома работодателя.
Затраты документально подтверждены и экономически обоснованы. В качестве документов нужны бумаги, которые подтверждают право собственности, и квитанции об оплате услуг.
С 1 января 2024 года установлен лимит расходов на компенсацию в размере 35 руб. за рабочий день. То есть в этих пределах работодателю не нужно будет облагать НДФЛ и взносами компенсационные выплаты без документального подтверждения за использование личного (или арендованного) имущества.
Что касается налога на прибыль, то с 31 августа 2023 года работодатели, которые выплачивают фиксированную компенсацию «удаленщикам» согласно условиям коллективного, трудового договоров, допсоглашения или ЛНА, вправе учесть ее в «прибыльных» расходах без подтверждающих документов, но не более 35 руб. в день.
При этом, если вы платите компенсацию исходя из фактических затрат, то вам по-прежнему нужны подтверждающие документы, чтобы учесть затраты в полном объеме.
Наладить быстрый и удобный документооборот с удаленными сотрудниками – просто! Астрал i КЭДО — это облачный сервис кадрового электронного документооборота: полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JwxwM
Начать дискуссию