Организация удаленной работы бизнеса

В наше время устройство удалённой работы становится важным элементом как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций. Благодаря прогрессу в технологиях и доступности интернета всё больше компаний выбирают эту модель взаимодействия, которая не требует привязки к определённому офису.

Однако стоит помнить, что для стабильной работы всей структуры необходимо тщательно настроить и скоординировать «удалёнку» между управленческим составом, бухгалтерией, юридическим отделом и другими составляющими компании. В этом тексте мы обсудим главные составляющие и преимущества организации удалённой работы (УР) и поделимся полезными советами о том, как эффективно управлять дистанционными сотрудниками.

Удалённое заключение сделок

Сотрудникам часто приходится сталкиваться с необходимостью подписания документов как можно скорее, даже находясь на расстоянии друг от друга. Проблема может быть решена именно удалёнкой.

Способов подписания в таком формате много. Среди них можно выделить четыре основных: использование оригиналов, сканов, документов в PDF формате или электронное подписание через сервисы электронного документооборота (ЭДО). Давайте рассмотрим каждый из этих методов более подробно.

Формат передачи документов	Преимущества	Недостатки
Оригинальные документы	Более привычный вариант для любого сотрудника – взять в руки, подписать и отдать обратно (как делали все раньше). Лёгкость решения задачи – не нужно иметь дополнительное оборудование или ПО на компьютере. Минимальная вероятность подписи поддельных документов.	Дополнительные временные затраты (заказ курьера, принятие документов, подпись и отправка обратно занимает намного больше ресурсов). Риск испортить или потерять оригиналы во время транспортировки. Сложность исправить ошибки (если они есть).
Сканы	Быстрота (любому достаточно лишь распечатать и поставить подпись). Простота взаимодействия между отделами (подписанный скан проще отправить по электронной почте, нежели передавать оригинал).	Меньшая юридическая сила (иногда для подписи бухгалтерия требует только оригинальные документы). Низкий уровень конфиденциальности (сканы могут быть украдены).
Документы в формате PDF	Универсальность (формат PDF является одним из самых распространённых при работе на ПК и для него не нужна установка дополнительных программ). Простота использования (позволяет сохранить визуальное оформление документа в неизменном виде).	Обязанность иметь электронную подпись. Ограниченные права доступа (некоторые программы для работы с PDF могут не позволять редактировать или дополнять документ). Возможность попадания отправленного документа в спам (что увеличит время удалённого заключения сделок).
Электронный документооборот	Самый быстрый вариант подписания документов (может потребоваться несколько минут). Простота предоставления отчётности в ФНС, Росстат и т.д. Минимизация расходов (не нужно тратить деньги на бумагу, принтер и т.д.).	Переход с бумажного способа на электронный может вначале усложнить взаимодействие между сотрудниками (необходимо дополнительное обучение). Необходимость выделить средства на подключение к оператору ЭДО.

Получение квалифицированной электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись представляет собой цифровую форму подписи, подтверждающую идентичность подписавшего и гарантирующую сохранность информации после её подписания. Она имеет ту же юридическую значимость, что и рукописная подпись. Благодаря использованию криптографических методов КЭП является надёжным инструментом идентификации пользователя.

Есть два способа получить сертификат для использования КЭП:

Через аккредитованный удостоверяющий центр – это обычный способ для сотрудников компании, которые хотят получить сертификат КЭП для физического лица.
Через Федеральную налоговую службу (ФНС) или её доверенного представителя – это подходит для предпринимателей и глав организаций.

Доверенное лицо удостоверяющего центра ФНС – это организация, которая имеет право выставлять электронные подписи от лица УЦ ФНС. Список всех таких организаций можно найти по ссылке.

КЭП на сотрудника компании

Как мы уже говорили выше, сотрудник может получить сертификат квалифицированной электронной подписи физлица в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Чтобы подписывать юридически значимые документы своей КЭП от имени компании, уполномоченному сотруднику организации (например, бухгалтеру) нужно использовать машиночитаемую доверенность.

Создавать МЧД удобно с сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип МЧД, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

КЭП для ИП и руководителя ЮЛ

При регистрации бизнеса возникает вопрос: «Как ИП и руководителю компании получить электронную подпись?». Для оформления сертификата КЭП, нужно обратиться в Федеральную налоговую службу. Перед этим необходимо сформировать заявление. Сделать такой документ можно лично в ФНС или удалённо через личный кабинет налоговой.

Давайте рассмотрим четыре основных шага формирования цифрового заявления в личном кабинете ФНС:

Зарегистрируйтесь в ФНС на официальном сайте.
Зайдите в личный кабинет и нажмите кнопку «Заявление на получение КЭП».

3.Пройдите проверку данных для выпускаемого сертификата. Затем нажмите «Далее».

4.После того как проверка будет осуществлена, вам придёт уведомление в Личный кабинет.

Готово! Ваше заявление сформировано.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском сертификатов УКЭП юрлица и ИП. Для получения рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в налоговой и настройку рабочего места.

Какие документы нужны для получения КЭП в ФНС

Для получения сертификата КЭП нужно, вдобавок к заявлению, подготовить следующие документы:

Собственные удостоверения личности, включающие паспорт, ИНН и СНИЛС.
Удостоверение, подтверждающее право заявителя выступать в роли представителя юридического лица без доверенности, например, протокол общего собрания о выборе определённого человека или приказ о его назначении.
Требуется также приобрести носитель ключей – токен. Это устройство формата USB типа А должно иметь сертификат соответствия ФСБ или ФСТЭК России. Это требование установлено на законодательном уровне, и без его соблюдения вы не сможете получить сертификат КЭП от налоговой службы.

Выбрать подходящий токен рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели ключевых носителей.

Что нужно дополнительно для использования КЭП

Прежде чем приступить к работе с ЭЦП, важно надлежащим образом настроить технику, на которой будет установлен этот вид подписи. Для достижения этой цели следует установить следующее:

Криптопровайдер, например, КриптоПро CSP. Он отвечает за создание электронной подписи и шифрование данных перед их передачей.
Плагин для вашего интернет-браузера, чтобы обеспечить работу КЭП на веб-сайтах.
Дополнение для уже установленного плагина веб-браузера.
Драйвер для выбранного вами токена. Его можно скачать с сайта производителя данного устройства.
Корневые и промежуточные сертификаты от Федеральной налоговой службы. Их можно скачать с официального сайта Федеральной налоговой службы.

Организация ЭДО

Электронный документооборот – это способ передачи документов в цифровом формате. В отличие от обычной бумажной документации ЭДО использует электронные версии заполненных бланков. Все они подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП), чтобы гарантировать их защиту и достоверность.

Как подключить ЭДО в организации

Получить сертификат КЭП.
Выбрать оператора электронного документооборота – юридическое лицо, которое осуществляет организацию и обеспечение функционирования ЭДО между различными участниками. С полным списком всех таких компаний вы можете здесь.
Заключить с ним договор.
Проверить состояние корпоративной техники и установить недостающие элементы. Например, приобрести новый ПК.
Зарегистрироваться в едином Личном кабинете оператора электронного документооборота. Например, можно зарегистрироваться в нашей системе Доки. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Доки реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

Важно не забыть оповестить контрагентов, что вы используете электронный документооборот. Чтобы ваши компании могли с лёгкостью обмениваться всеми документами, они также должны подключить ЭДО.

Как быть с бухгалтерией при организации удалённого бизнеса

Если ваш формат работы организации подразумевает удалённое взаимодействие, ведение бухгалтерии можно организовать четырьмя способами.

Способ взаимодействия руководства с бухгалтерией	Преимущества	Недостатки
Перевод штатных сотрудников на удалённый формат	Сохранение постоянного состава работников (это позволяет вдолгую взаимодействовать с проверенными сотрудниками). Возможность полного контроля со стороны руководителя.	Затраты на приобретение и установку дополнительных ПК И ПО для ЭДО домой. Аренда дополнительного помещения (если бухгалтерия не может работать из дома).
Руководитель сам занимается бухгалтерией	Полный контроль за всей отчётностью. Сокращение затрат на дополнительных сотрудников.	Недостаток времени (придётся выделять часы на работу с отчётами). Возможность допустить ошибку (если руководитель не является профессиональным бухгалтером, в документах могут появиться недочёты).
Найм бухгалтера извне (например, фрилансера на ГПХ)	Ненадобность оборудования отдельного рабочего места. Оперативность решения всех вопросов (так как обычно один бухгалтер и с ним проще вести работу). Полная ответственность фрилансера перед руководителем.	Сложность полного контроля работы сотрудника. Высокий уровень загруженности в отчётный период (одному бухгалтеру намного сложнее справиться, нежели в компании будет выделен целый отдел для этого).
Бухгалтерский аутсорсинг	Экономия на обслуживании ПК и ПО для ЭДО. Получение высококвалифицированных проверенных услуг. Разделение ответственности с компанией-аутсорсером (за свои ошибки она отвечает сам).	Небыстрая оперативность решения рабочих вопросов (в сравнении с работой в офисе). Оплата за дополнительные услуги (например, если возникает нештатная ситуация). Зависимость от организации, которая занимается аутсорсингом.

Приём и перевод сотрудников на удалённый режим работы

Для эффективного перевода или освоения сотрудников на удалённую работу важно установить ясные правила и процедуры, предоставить работникам всё необходимое оборудование и программные решения, и организовать обучение. Далее мы обсудим, каким образом можно успешно адаптировать новых сотрудников или перевести текущих на работу на дистанции.

Приём новых сотрудников на удалёнку

При намерении нанять для работы человека, проживающего в России, следует соблюдать ту же процедуру, что и при трудоустройстве офисного работника. Это предполагает выполнение следующих шагов:

Запрашивание у кандидата персональных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, образовательные дипломы и т.д.).
Вручение потенциальному сотруднику корпоративных документов (Устав компании, Положение о премировании и прочее).
Формирование трудового договора.
Подписание двух экземпляров этого документа (один оставляется в бухгалтерии, второй получает работник).
Оформление приказа о принятии на работу и разработка соглашения об удалённой работе.
Составление карточки работника для бухгалтерии.
Выдача сотруднику электронной подписи.

При желании сотрудничать с людьми, проживающими вне России, Минтруд рекомендует заключать с ними договоры гражданско-правового характера, согласно письму Минтруда России от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245. Следует также учесть, что Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности подписания трудового договора на удалённой основе с иностранцем, живущим и работающим за пределами России, как это указано на портале Онлайнинспекция.рф в ответе на Вопрос № 185509 от 22.08.2023.

Скачать образец трудового договора

Скачать образец Положения о дистанционной работе

Перевод действующих сотрудников

Для реорганизации работы текущих сотрудников на дистанцию требуется подготовить пару документов – Дополнительное соглашение к трудовому контракту и Приказ о переводе на удалённую работу. Каждое дополнительное соглашение должно включать следующие детали: вид работы (на расстоянии), причина и срок перевода на удалёнку, график работы, и метод общения между персоналом (например, обмен электронными документами).

Скачать образец Дополнительного соглашения к трудовому договору

Скачать образец Приказа о переводе сотрудника на удалённый формат работы

Дистанционная сдача отчётности в ФНС и фонды

После получения электронной подписи вы можете отправлять отчёты в разные ведомства – ФНС, Росстат, СФР и т.д., – несколькими способами:

Через официальные сайты ведомств (Федеральной налоговой службы или Росстата).
С помощью ЭДО.
Воспользоваться аутсорсинговыми услугами (такие организации берут ответственность за сдачу отчётов и отправляют всё сами).

Согласно статье 31 НК РФ, иногда нужно присутствие руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Например, во время налоговой проверки ФНС имеет право по письменному уведомлению вызвать учредителя или ИП для дачи некоторых пояснений.

1С-Отчетность — сервис передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». Отправляйте электронные документы во все необходимые контролирующие органы: ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР и т.д.

Подведём итог

Многие современные компании сталкиваются с жизненной необходимостью перевести бизнес в удалённый формат. Это требует аккуратности и основательного подхода. Удачный переход на УР может открыть множество преимуществ для компании:

Ускорение гибкости бизнес-процессов (сотрудники без проблем могут выполнить свои обязанности из дома, не снижая продуктивности).
Минимизация затрат на операционные и внешние нужды (не нужно выделять денежные средства на аренду офиса, приобретение бумажной продукции, компьютеров и специализированных устройств).
Более глобальный поиск персонала.

Тем не менее следует помнить о возможных сложностях. Безусловно, стоит учитывать возможное снижение коммуникативности, уровня контроля над работой, обязательство установки работнику специализированного программного обеспечения и прочее.

Для грамотной организации удалённого бизнес-процесса важно учитывать потребности и индивидуальные показатели каждой компании, предоставлять работникам необходимые инструменты и поддержку, поддерживать общение и командную работу, а также внедрить прозрачные механизмы оценивания результатов.

Правильно структурированный удалённый процесс работы может стать главным фактором для обеспечения эффективности бизнеса, улучшения трудовых условий для работников и привлечения квалифицированных специалистов. Важность вмещается не только в адаптации к текущим условиям, но и в создании удобных условий для эффективной работы в любой среде.

Используйте электронный сервис «Регистрация бизнеса» для открытия своего дела. С помощью нашего решения вы сможете быстро зарегистрировать ООО, не устанавливая дополнительные программы для заполнения документов.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K9MLf