Неквалифицированная электронная подпись: что это такое и как ее использовать

Что такое неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная ЭП — это один из видов усиленных электронных подписей, технология создания которых основана на криптографическом преобразовании информации с использованием закрытого ключа подписи. Усиленная НЭП позволяет:

• Идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. Подпись однозначно связана с владельцем сертификата ключа подписи.

• Обнаружить факт внесения изменений в подписанный документ после подписания. Малейшее изменение документа делает подпись недействительной.

При этом к НЭП, в отличие от КЭП, не предъявляется ряд строгих требований, установленных законом для квалифицированной подписи:

• Сертификат ключа подписи для НЭП не обязательно должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром. Его может выпустить любой УЦ, имеющий нужную техническую инфраструктуру.

• В сертификате НЭП могут не содержаться обязательные поля и сведения о владельце, необходимые в сертификате КЭП. 

• Для создания НЭП можно использовать любые криптографические средства, а не только сертифицированные ФСБ средства, необходимые для КЭП.

• Идентификация личности при получении НЭП может быть упрощенной — например, через портал госуслуг или другими способами. 

Таким образом, НЭП — это усиленная электронная подпись, которая не подчиняется тем строгим требованиям, которые устанавливаются законом для квалифицированной ЭП. Это упрощает процедуру получения НЭП.

Как и где можно использовать НЭП

Основные сферы применения неквалифицированной усиленной электронной подписи:

• Внутренний и внешний защищенный электронный документооборот (ЭДО) в компаниях. НЭП может придать юридическую силу любым электронным документам — договорам, актам, накладным, приказам, служебным запискам и т.д. Во внутреннем ЭДО применение НЭП определяется регламентом самой организации. Для внешнего ЭДО нужно дополнительное соглашение между участниками, о том что они признают НЭП.

• Электронное взаимодействие с контрагентами, не требующее строгой формы. Например, обмен коммерческими предложениями, счетами, сметами. Здесь также нужна предварительная договоренность сторон об использовании и обоюдном признании НЭП.

• Работа на коммерческих электронных торговых площадках (ЭТП), в корпоративных информационных системах. Многие негосударственные ЭТП и системы допускают применение НЭП наряду с КЭП, но только внутри своего сервиса.

• Доступ к государственным информационным системам и порталам для физлиц. Например, подача налоговой декларации 3-НДФЛ через сайт ФНС. НЭП можно сформировать прямо на портале налоговой при входе через учетную запись налоговой или госуслуг.

• Подписание трудовых договоров и кадровых документов в электронном виде. Поправки в Трудовой кодекс разрешили использовать для этого НЭП со стороны сотрудника.

НЭП имеет довольно широкий спектр применения и во многом способна заменить собой более сложную квалифицированную ЭП. При этом есть ряд случаев, где использование НЭП напрямую запрещено законом:

1. Подписание счетов-фактур, документов для госзакупок, отчетности для контролирующих органов. Здесь нужна только КЭП.

2. Любые электронные юридически значимые взаимодействия с государством, кроме случаев, когда прямо разрешена НЭП. В большинстве ситуаций госорганы принимают документы, только если они подписаны КЭП.

3. Электронные торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, работа на государственных электронных площадках.

Так стоит ли переплачивать за КЭП? Ответ на этот вопрос зависит от того, для каких целей вам нужна электронная подпись.

Но без КЭП не обойтись:

• Если нужно взаимодействовать с государством в электронном виде — сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, получать лицензии и разрешения через интернет. Здесь требуется именно квалифицированная ЭП.

• Если вы работаете в строго регулируемых сферах — например, в области здравоохранения, фармацевтики, производства алкоголя, ювелирного дела. Взаимодействие с контролирующими органами возможно только с КЭП.

• Если ваши партнеры или клиенты принципиально требуют использовать для подписания документов КЭП и не готовы принимать НЭП и подписывать дополнительные соглашения. 

Как получить НЭП

Чтобы начать использовать неквалифицированную электронную подпись, нужно обратиться в удостоверяющий центр, имеющий нужную инфраструктуру и предлагающий такую услугу. Обычно процесс выглядит так:

1. Вы оставляете заявку на сайте УЦ, выбираете подходящий тариф. Обычно базовый вариант НЭП дешевле, чем КЭП, за счет менее строгих требований к инфраструктуре удостоверяющего центра.

2. Проходите идентификацию личности. Разные удостоверяющие центры предлагают разные способы идентификации, как пример, вас могут попросить авторизоваться через госуслуги.

3. После проверки данных УЦ изготавливает сертификат НЭП и предлагает записать его на носитель. Это может быть защищенный носитель (USB-токен), флешка или реестр компьютера. В последнее время всё больше находит распространение хранение НЭП на мобильном телефоне.

Важный момент — перед использованием НЭП в документообороте с контрагентами нужно заключить соглашение с ними о признании этой подписи. Без него обмен подписанными файлами не будет иметь юридической силы. Во внутреннем документообороте компании применение НЭП тоже нужно закрепить в локальных нормативных актах.

Подписывайте внутренние и кадровые документы электронной подписью, обеспечивая их юридическую значимость. Храните документы в порядке в электронном архиве.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8Jt1Cb