Подтверждение транспортных расходов

Из чего складываются транспортные расходы

Затраты, возникающие при перемещении товаров от производителя (или продавца) к потребителю, называются транспортными расходами. Они включают в себя: оплату перевозочных тарифов, топлива, обслуживания грузового транспорта, стоимость погрузки, использование платных дорог и командировочные.

Согласно положениям статьи 318 НК, транспортные расходы делятся на два вида:

• косвенные — учитываются в процессе затрат;

• прямые — включаются в себестоимость, но могут быть подтверждены только после продажи продукта или услуги.

На практике выделяют три категории транспортных расходов:

1. Расходы на доставку приобретённого имущества (сырья, товаров, основных средств) — это затраты на транспортировку товаров, купленных у других фирм. Эти затраты включаются в себестоимость и считаются прямыми независимо от того, кто осуществляет перевозку — сама компания или контрагент.

2. Расходы на доставку готовой продукции клиентам — затраты компании на доставку товаров покупателям. Они являются косвенными в соответствии со статьёй 320 НК. Остальные транспортные расходы также считаются косвенными, согласно письму Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/783.

3. Расходы на обслуживание и содержание транспортных средств автопарка — затраты на топливо для грузовиков относятся к прочим расходам. Однако компаниям разрешено учитывать их как прямые. Расходы на запчасти и ремонт транспорта считаются косвенными.

Далее мы рассмотрим подтверждение расходов на доставку.

Зачем нужно подтверждение транспортных расходов

В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (п. 1 ст. 252), расходы могут быть учтены при расчёте налога на прибыль, если они документально подтверждены и экономически обоснованы. Чтобы включить транспортные расходы в затраты при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль, необходимо иметь их документальное подтверждение.

Самым распространённым видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Условия договора купли-продажи определяют, кто несёт расходы. Расходы могут быть оплачены продавцом товара или покупателем.

Перевозить груз может сам продавец, покупатель, используя свой транспорт, или сторонняя компания, с которой заключает договор продавец или покупатель.

При продаже товара продавец обязан предоставить покупателю следующие документы:

• счёт-фактуру (кроме случаев применения специального режима налогообложения);

• товарную накладную по форме ТОРГ-12;

• товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

Документы, подтверждающие транспортные расходы

Для подтверждения транспортных расходов используются разные документы, которые зависят от условий доставки и участников процесса.

Основные документы, подтверждающие транспортные расходы:

Договор купли-продажи. Документ фиксирует условия доставки товара, включая информацию о том, какая сторона будет оплачивать транспортировку.

Путевой лист. Необходим для регистрации затрат на горюче-смазочные материалы и служит доказательством использования транспортного средства.

Товарно-транспортная накладная. Включает в себя информацию о грузе, стоимости перевозки, а также пунктах отправления и назначения. Оформляется при доставке товара с использованием собственного транспорта или услуг сторонней компании.

Акт об оказании услуг. Подтверждает факт выполнения услуги по транспортировке. Составляется при работе со сторонними перевозчиками.
Платёжные документы. Например, чеки, счета, счета-фактуры. Служат подтверждением оплаты транспортных услуг и ГСМ.

Подтверждение транспортных расходов: документы для разных сценариев

У поставщика есть два варианта организации доставки товара: он может сам привезти товар покупателю или заключить договор с транспортной компанией, которая доставит товар до нужного места.

Если поставщик решает сам привезти товар, то в договоре с покупателем он может не прописывать стоимость доставки отдельно, а включить её в цену товара, либо указать стоимость доставки в условиях договора. В первом случае достаточно будет составить путевой лист, который подтвердит факт доставки и расходы на неё.

Если же стоимость доставки прописана в договоре отдельно, то потребуется оформить оформить товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если поставщик использует услуги посредника для транспортировки товаров, процесс документооборота будет выглядеть так:

1. Поставщик оформляет четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, один из которых оставляет у себя, а три передаёт посреднику.

2. Посредник осуществляет доставку товара и передаёт покупателю три экземпляра ТТН, на которых покупатель ставит свою подпись.

3. Один экземпляр ТТН остаётся у покупателя.

4. На основе двух оставшихся экземпляров посредник составляет акт об оказанных услугах.

5. Подписанный покупателем экземпляр ТТН вместе с актом возвращаются поставщику.

В этом случае можно использовать и транспортную накладную. Тогда необходимо подготовить три экземпляра документа: один для перевозчика, второй для поставщика и третий для покупателя.

Оказание услуги подтверждает транспортная накладная, которую подписали покупатель и перевозчик.

При самостоятельной перевозке товара покупателем со склада продавца вышеуказанные накладные не требуются. В соответствии с письмом Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123, основанием для учёта расходов покупателя являются путевые листы, которые он заполняет самостоятельно.

При заключении договора с посредником покупатель может действовать следующим образом:

1. Оформить четыре экземпляра ТТН, заполнив только транспортный раздел.

2. Передать эти документы перевозчику, чтобы поставщик заполнил товарный раздел.

3. После заполнения ТТН поставщик передаёт три экземпляра перевозчику.

4. Когда груз получен, покупатель оставляет себе один экземпляр ТТН, а два других отдаёт перевозчику. На основании этих документов перевозчик составляет акт.

Плюсы цифровизации документов для подтверждения транспортных расходов 

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) подтверждает факт грузоперевозки и расходы на неё, как и её бумажный аналог. В отличие от бумажной версии, электронную нельзя потерять.

ЭТрН хранится в удалённом электронном архиве с круглосуточным доступом, что значительно упрощает поиск нужной накладной. Больше не нужно тратить время на поиски среди множества бумажных папок — нужный документ всегда доступен и находится всего в несколько кликов. Благодаря электронному хранилищу существенно снижаются налоговые риски.

С помощью ЭТрН можно отслеживать перемещение груза. Если возникнут проблемы при получении груза или потребуется изменить адрес доставки, информация сразу же отобразится в сервисе.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KVvb2