Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмениваться документами в электронном виде с партнёрами, государственными органами (ФНС, СФР, Росстат) и другими организациями. В рамках этого процесса документы создают, отправляют и обрабатывают без использования бумаги.

ЭДО играет важную роль в современном бизнесе и государственном управлении, так как значительно ускоряет и упрощает обмен информацией между организациями и государственными учреждениями. В настоящее время подключение к системе электронного документооборота обязательно для обмена некоторыми видами первичных документов.

О том, зачем нужен электронный документооборот и как его внедрить в своей компании, вы узнаете из нашей статьи.

Для чего нужно подключиться к ЭДО

С подключением к системе электронного документооборота бизнес получает ряд преимуществ:

• Автоматизация бизнес-процессов. ЭДО позволяет упростить и ускорить обмен документами между контрагентами и внутри компании, что способствует повышению эффективности работы.

• Сокращение расходов. Переход на электронный документооборот снижает затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.

• Прозрачность операций. Электронный архив обеспечивает доступ к документам в любое время, что упрощает контроль над процессами и повышает прозрачность операций.

• Улучшение взаимодействия с государственными органами. Многие государственные органы (например, ФНС) принимают отчётность в электронном виде, что упрощает взаимодействие с ними.

• Соответствие требованиям законодательства. В некоторых случаях подключение к ЭДО является обязательным требованием законодательства.

• Упрощение работы с маркированными и прослеживаемыми товарами. ЭДО облегчает процессы, связанные с учётом и оборотом таких товаров.

• Участие в госзакупках. Компании, подключённые к ЭДО, имеют больше шансов на участие в государственных закупках.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Если вы решили организовать в своей компании электронный документооборот, то первым шагом будет выбор оператора ЭДО. При выборе оператора важно учитывать технические требования к подключению, такие как скорость интернета и наличие необходимого оборудования.

Чтобы подключиться к СЭД, вам нужно будет подписать договор с оператором и получить от него учётные данные. Обычно провайдер предоставляет доступ к системе через личный кабинет, где вы сможете настроить необходимые параметры и начать работу с документооборотом.

Для эффективного использования системы ЭДО необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами. Большинство современных систем представляют собой сервисы, которые не требуют установки на компьютер, или интеграционные решения.

Также не забудьте обучить своих сотрудников работе с СЭД. Некоторые провайдеры предлагают бесплатные обучающие материалы и консультационную поддержку при возникновении вопросов.

Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись

Чтобы успешно подключиться к системе электронного документооборота, чаще всего необходима электронная подпись. Это обусловлено тем, что в ЭДО применяются электронные документы, которые должны быть подписаны для придания им юридической силы.

Электронная подпись бывает трёх видов:

• простая (ПЭП) — применяется во внутреннем документообороте, за исключением случаев, когда документы содержат государственную тайну;

• усиленная неквалифицированная (УНЭП) — используется, когда не нужно соблюдать все юридические требования, но требуется дополнительно подтвердить подлинность и авторство электронного документа;

• усиленная квалифицированная (УКЭП) — нужна для документооборота между контрагентами, а также внутри компании и с государственными органами.

Для организации ЭДО требуется УКЭП. Этот тип подписи обеспечивает высокий уровень защиты и соответствует строгим стандартам надёжности и безопасности электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО, чтобы подключиться к системе

При выборе оператора:

• Убедитесь, что оператор имеет лицензию на предоставление услуг в области электронного документооборота.

• Изучите отзывы клиентов о качестве услуг оператора на различных платформах.

• Определите, соответствует ли набор функций системы оператора вашим требованиям и включает ли он поддержку роуминга для обмена документами с контрагентами, подключёнными к другим провайдерам.

• Сравните цены разных операторов, чтобы выбрать наиболее выгодное предложение. Учтите, что тарифы на сайтах часто являются усреднёнными значениями, а итоговая стоимость зависит от количества документов, размера компании и продолжительности использования сервиса.

• Убедитесь, что оператор готов предоставлять техническую поддержку круглосуточно и без выходных.

• Проверьте, совместима ли система оператора с вашей корпоративной системой управления документами и другими используемыми инструментами.

• Уточните наличие поддержки роуминга. 

Выбор поставщика услуг электронного документооборота определяется специфическими потребностями и стратегическими задачами компании. Рекомендуется провести детальный анализ рынка и выбрать провайдера, который максимально удовлетворяет вашим запросам и вписывается в бюджет.

Как подключить ЭДО с помощью сервиса «Доки»: инструкция

Рассмотрим процесс регистрации в системе СЭД на примере сервиса «Доки». Данный сервис позволяет вести документооборот с партнёрами и доступен в двух версиях интерфейса: в 1С и в веб-интерфейсе. Вы можете выбрать любой из них для регистрации. Место регистрации и способ подключения организации к системе электронного документооборота не имеют значения. Сервис будет работать в обоих интерфейсах под одними регистрационными данными.

Если вы собираетесь работать с документацией только через веб-интерфейс, советуем зарегистрироваться через него. Если же вы работаете в 1С, то удобнее будет зарегистрироваться через эту программу.

Регистрация через веб-интерфейс

1. Перейдите по ссылке и нажмите «Регистрация».

2.Чтобы зарегистрироваться, можно использовать номер телефона или адрес электронной почты. Для этого:

• выберите подходящий вам вариант (телефон или электронная почта);

• введите необходимые данные;

• придумайте пароль;

• Нажмите кнопку «Создать аккаунт».

3.Далее необходимо ввести проверочный код, который будет отправлен на номер телефона или электронную почту в зависимости от выбранного вами способа регистрации.

После ввода кода вы увидите форму с подтверждением номера телефона или электронной почты.

Регистрация в 1С

Чтобы зарегистрироваться, необходимо установить специальное расширение в конфигурацию 1С. Для этого подходят следующие версии:

• 1С:Предприятие с версией платформы не ниже 8.3.21;

• 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 версии не ниже 3.0.137.34 (Проф/Корп);

• 1С:Управление торговлей 11 версии не ниже 11.5.12.73 (Проф);

• 1С:Комплексная автоматизация 2.5 версии не ниже 2.5.12.73;

• 1С:ERP Управление предприятием 2.5 версии не ниже 2.5.12.73.

Также подходит конфигурация с размещением в сервисах 1С:Фреш (1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP Управление предприятием).

Когда нужное расширение будет загружено и установлено, можно приступить к регистрации в сервисе:

1. Запустите расширение и в окне авторизации нажмите «Создать аккаунт».

2.Далее укажите адрес электронной почты и выберите организацию. Эти данные будут использоваться для входа в систему.

Партнёрский код при оформлении заявки можно не указывать. Но если вы сотрудничаете с организацией-партнёром, через которую хотите получать услуги, то запросите у неё код и укажите его. Если партнёрского кода у вас нет, вашу заявку автоматически направят в отдел продаж головного офиса ООО «Астрал-Софт».

3.Выберите сертификат вашей компании. Если он защищён паролем, введите его в соответствующее поле. После этого нажмите кнопку «Подключить».

После регистрации автоматически активируется промотариф, по которому вы сможете в течение трёх месяцев отправлять документы без ограничений.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8Jyjz8