Электронный документооборот всё чаще заменяет традиционный бумажный, особенно в области кадрового делопроизводства. Это неудивительно, поскольку электронные документы упрощают и ускоряют многие процессы. Закон №377-ФЗ, принятый 22 ноября 2021 года, официально разрешил вести кадровый документооборот в электронном виде, что дало возможность работодателям практически полностью цифровизировать ведение документации.
В этой статье мы рассмотрим изменения, произошедшие в сфере электронного кадрового документооборота к 2024 году, определим, какие документы можно перевести в электронный вид, а также расскажем, как происходит процесс перехода на КЭДО.
Как развивался КЭДО в России
2020 год
В 2020 году в сфере кадрового электронного документооборота произошли существенные изменения. Минтруд России запустил эксперимент, целью которого было внедрение электронного документооборота в кадровую работу. В проекте приняли участие работодатели, добровольно согласившиеся на это. Задача эксперимента состояла в том, чтобы отработать механизмы ведения кадровых документов в электронном виде без создания бумажных дубликатов, а также подготовить предложения по корректировке законодательства в данной области.
Работодатели, участвовавшие в эксперименте, могли выбирать, какие документы будут вестись в электронном виде, и какой тип электронной подписи использовать для их подписания. Но при оформлении трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, а также при внесении изменений в эти документы, было необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись.
В рамках эксперимента была предусмотрена возможность предоставлять информацию в надзорные органы в формате электронного документа, который был заверен усиленной квалифицированной подписью. Все издержки, связанные с использованием электронного документооборота, в том числе с применением электронной подписи, покрывались работодателем.
2021 год
С 22 ноября 2021 года начали действовать новые правила, которые позволили всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот. С этого момента работодатели могут вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.
Чтобы перейти на КЭДО, работодателю нужно принять внутренний нормативный акт о его внедрении и порядке реализации, получить согласие сотрудников и взять на себя все сопутствующие расходы, например, на оформление электронной подписи для работников, разработку собственной информационной системы и т. д.
Кроме того, вступили в силу поправки в статью 68 ТК, в соответствии с которыми при приёме на работу достаточно оформить трудовой договор. Издавать приказ о приёме на работу больше не требуется.
2023 год
С 1 марта 2023 года начали действовать единые требования, утверждённые Министерством труда РФ. Эти требования обязательны для всех работодателей, которые используют КЭДО.
А с 1 июня 2023 года начался эксперимент по внедрению КЭДО в государственных учреждениях. Он завершился 31 мая 2024 года. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций предложило расширить рамки пилотного проекта и включить в него не только ведомства, но и государственные компании и организации. Это позволит создать единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы (ЕИСУКС), где участники эксперимента смогут формировать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном формате.
В эксперименте приняли участие Минцифры, Федеральное казначейство и ФНС. Также добровольно участвовали федеральные государственные служащие этих органов и кандидаты на соответствующие должности.
После завершения эксперимента планируется повсеместное внедрение электронного оборота кадровых документов в государственных структурах и организациях.
Какие кадровые документы вести в электронном виде
При переходе на КЭДО работодатель получает возможность вести большинство кадровых документов в электронном формате. Исключения составляют некоторые категории документов, указанные в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ. Например, приказы об увольнении (кроме случаев увольнения сотрудников, работающих дистанционно по 407-ФЗ), акты о происшествиях и журналы инструктажей. Если такие документы создаются в электронном виде, они должны дублироваться на бумаге.
Важно отметить, что трудовые книжки не входят в сферу применения системы кадрового электронного документооборота.
Как перейти на кадровый ЭДО в 2024 году
Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО), необходимо выполнить несколько шагов:
Выбор подразделения и типы документов для перевода в электронный формат. Определите, какие подразделения и какие типы документов можно перевести на электронный формат. Это может быть удобно для подразделений, которые часто обмениваются документами, включая кадровые.
Разработка внутренних правила перехода и регулирования КЭДО. Создайте положения, которые регулируют переход кадрового делопроизводства в электронном формате. В них должны быть отражены все важные аспекты внедрения КЭДО, включая порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.
Оповещение работников. Сообщите сотрудникам об изменениях, связанных с переходом на КЭДО, и получите от них соответствующее письменное заявление. Для удобства учёта перешедших на электронный документооборот сотрудников следует утвердить соответствующий список.
Информирование сотрудников о новых правилах работы. После оповещения работников о переходе на КЭДО необходимо рассказать им о новых правилах работы с электронными документами, о том, как работать с электронными подписями и как заполнять электронные документы.
Если в организации действуют коллективные договоры, следует добавить в них новые пункты, связанные с переходом на КЭДО.
Заключение
Введение электронного кадрового документооборота в организации представляет собой значимый этап в развитии современного бизнеса, способствующий повышению эффективности работы, снижению затрат и облегчению взаимодействия между сотрудниками и компанией в целом. Хотя переход на КЭДО в 2024 году не является обязательным требованием, компаниям рекомендуется рассмотреть возможность его внедрения.
С помощью сервиса Астрал i КЭДО переход на кадровый ЭДО станет максимально простым. Наш сервис позволяет обеспечить сотрудников электронными подписями и создать все необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также для их хранения.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K76bs
Начать дискуссию