Где используют МЧД

В этой статье мы подробно рассмотрим применение МЧД в различных сферах деятельности, приведем примеры, а также расскажем, где и как ее оформить.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это инструмент, который позволяет автоматизировать проверку подлинности документов и подтвердить полномочия лица, действующего от имени организации или ИП. МЧД автоматизирует процессы передачи полномочий и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

МЧД является аналогом бумажной доверенности, только оформляется в электронной форме и передается получателям через интернет. Она создается в виде файла формата XML, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя. А чтобы ее использовать, у уполномоченного лица должна быть КЭП физического лица. 

Информацию об МЧД можно посмотреть в Едином блокчейн хранилище — распределенном реестре ФНС. Это единая точка доступа для всех пользователей, где можно получить актуальные сведения о машиночитаемой доверенности. 

В МЧД можно поставить необходимый срок действия. Он может быть любым. Если срок не указан, то доверенность действует год с момента выдачи. Если полномочия сотрудника закончились по причине увольнения или перехода на другую должность, то машиночитаемую доверенность можно отозвать раньше срока окончания ее действия.

Применение МЧД

Машиночитаемая доверенность используется в различных сферах деятельности, где требуется передача полномочий от одного лица другому.

Электронный документооборот с контрагентами

Вы можете применять МЧД при взаимодействии с контрагентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Например, при заключении договоров, получении информации от контрагентов, отправке счетов и актов.

Пример: представьте, что ваша компания хочет заключить договор с другим юридическим лицом. Вместо того чтобы отправлять подписанный бумажный документ по почте, вы используете МЧД. 

1. Выпускаете на ответственного работника своей фирмы КЭП физлица, а для подтверждения полномочий представителя директора удаленно оформляете электронную доверенность.

2. Ваш сотрудник подписывает электронный договор своей КЭП и отправляет контрагенту вместе с МЧД по электронной почте.

3. Получателю тоже не требуется покидать свое рабочее место. Достаточно проверить МЧД в распределенном реестре.

Это значительно ускоряет процесс подписания договора и исключает риск подделки документов. 

Взаимодействие с государственными органами

Также МЧД активно используется при взаимодействии с государственными органами, позволяя автоматизировать и упростить процедуру получения различных услуг. Подробнее о том, где применяют МЧД:

• ФНС (Федеральная налоговая служба) — для подачи налоговой отчетности, заявлений на получение налоговых льгот, а также при получении информации о налоговых обязательствах.

• СФР (Социальный фонд России) — для подачи отчетности по страховым взносам. Для работы с данным ведомством нужно использовать их собственный формат доверенности.

• Честный ЗНАК — для подтверждения полномочий при работе с системой маркировки товаров, обеспечивая прозрачность и контроль за движением продукции.

• ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — для подтверждения полномочий при работе с ЕГАИС (алкогольная продукция, табачные изделия), обеспечивая контроль за оборотом товаров.

Стоит обратить внимание, что использование машиночитаемой доверенности в ЕГАИС имеет свои особенности.

• ФТС (Федеральная таможенная служба) — при оформлении таможенных документов, позволяя автоматизировать процесс таможенного оформления и сократить время на его прохождение.

• Федресурс (Федеральный ресурс о банкротстве) — например, для подачи заявлений о банкротстве или получения информации о банкротных процедурах.

• ГИИС ДМДК (Государственная информационная система для ведения реестра договоров о долевом строительстве) — например, для регистрации договоров о долевом строительстве или получения информации о строительных объектах.

Пример: вашему юридическому лицу нужно сдать налоговую отчетность в электронном виде, но ее бухгалтерский учет ведет сторонняя компания. Вам нужно создать МЧД формата 5.01 на сотрудника этой фирмы и выбрать в доверенности необходимые полномочия. Например, для представления налоговой декларации используется код классификатора 1_FNS02. Далее уполномоченный подпишет пакет документов своей КЭП физлица, укажет номер доверенности и отправит отчетность в ФНС за вас.

Где еще осуществляется применение МЧД

Также МЧД используется для:

• подтверждения полномочий представителей банков при совершении финансовых операций;

• предоставления доступа к конфиденциальной информации и совершения юридических действий от имени клиента;

• оформления грузов и транспортных средств. Это особенно актуально для международных перевозок;

• подтверждения полномочий агентов и брокеров при заключении договоров страхования;

• заключения сделок и проведения финансовых транзакций между партнерами;

• предоставления доступа медицинским работникам к личным данным пациентов и совершению медицинских процедур;

• для подтверждения полномочий преподавателей и сотрудников образовательных учреждений.

Как создать МЧД

Вы можете создать машиночитаемую доверенность в собственной информационной системе, в распределенном реестре ФНС или через специальные сервисы, такие как Астрал Доверенность или 1С-Отчетность. 

1. Для начала определитесь, для каких целей нужна доверенность, и на основе этого выберите формат.

Дело в том, что информационные системы некоторых государственных органов используют собственные форматы МЧД, поэтому перед оформлением нужно проверить, какой формат подойдет именно вам. Так, для хоз сделок между организациями можно использовать базовый формат 002.

2. После этого заполните информацию о доверенности, доверителе и доверенном лице. Также выберите код полномочий из специального справочника. Его можно найти на сайте Единой системы нормативной справочной информации Госуслуги. Если необходимых полномочий в этом перечне нет, пропишите их буквами.

3. Далее подпишите МЧД КЭП генерального директора или лица, имеющего право работать от имени организации или ИП без доверенности. Необязательно заполнять доверенность именно руководителю. Так, в Астрал Доверенность МЧД может заполнить любой сотрудник с доступом к сервису и отправить на подпись директору нажатием одной кнопки.

Важно запомнить, что пользоваться сертификатом КЭП может только владелец. Вы можете составить МЧД самостоятельно, но подписать ее должен только директор. Использование чужой квалифицированной электронной подписи противозаконно. 

4.После этого отправьте МЧД в распределенный реестр налоговой для регистрации.

Можно ли передоверить МЧД

Вы можете создать машиночитаемую доверенность формата 002 и 003 с правом передоверия. Таким образом, уполномоченное лицо может передать право подписи своему подчиненному или помощнику. Нужно это для распределения различных функций.

Пример: ваша компания участвует в электронных торгах. Вы заключаете контракт со сторонней организацией, которая занимается сопровождением участия в тендерах, предоставляя услуги «под ключ». Оформляете на гендиректора этого юрлица универсальную МЧД формата 003 с правом передоверия. Указываете там все необходимые полномочия.

В свою очередь, гендиректор этого юрлица распределяет обязанности на своих работников, оформляя на каждого машиночитаемую доверенность. Например, кто-то из них составляет и подписывает техническую документацию, другой заверяет договоры на исполнение контракта.

Каждая последующая МЧД содержит информацию о предыдущих оформленных доверенностях вплоть до корневой. Если отозвать, к примеру, главную доверенность, то все последующие в цепочке МЧД станут недействительными.

Можно ли подписать документы за директора без МЧД

Сегодня за директора можно подписать документ или сдать отчетность без МЧД. Для этого доверенное лицо использует личный сертификат КЭП, в котором содержатся реквизиты юрлица, от имени которого он действует.

С этого момента для действий от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность и КЭП физического лица. Применять бумажные доверенности для сдачи отчетности с этой даты тоже будет запрещено.

На кого можно оформить машиночитаемую доверенность

Закон не обязывает оформлять МЧД на кого-то конкретного. Доверитель вправе оформить этот документ на любое физическое лицо по своему желанию. Ему необязательно быть вашим штатным сотрудником. Полномочия можно передавать не только физлицам, но и другим ИП или юридическим лицам.

Главное условие — у уполномоченного должна быть квалифицированная электронная подпись (ЭП). 

Преимущества использования МЧД

Использование МЧД в различных сферах приносит ряд преимуществ:

• сокращается время на обработку документов, проверку подлинности и полномочий;

• повышается уровень доверия к электронному документообороту, так как используется КЭП. Она гарантирует, что документ после заверения не был изменен, и приравнивается к рукописной подписи;

• сокращается количество бумажных документов, упрощая взаимодействие между контрагентами;

• снижаются расходы на обработку, включая расходы на печать, отправку по почте и хранение;

В целом, МЧД делает взаимодействие с контрагентами и государственными органами более простым и удобным, а главное, законным.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KAAuS