Длительность отпуска
Количество дней отпуска зависит от времени работы, категории работника и условий труда.
В общем случае длительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней за год.
Для некоторых категорий работников предусмотрен удлиненный отпуск. Например, у работающих инвалидов отпуск составляет 30 календарных дней, а у работников моложе 18 лет — 31 календарный день. Также удлиненные отпуска предусмотрены для педагогов, ученых, врачей, госслужащих.
Помимо основного, работодатель обязан предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска работникам с особыми условиями труда. Например, при работе в районах Крайнего Севера, за ненормированный режим работы, а также за вредные или опасные условия труда. Работодатель может предусмотреть и другие случаи предоставления дополнительных отпусков.
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по заявлению работника. Трудовой кодекс (ст. 128) определяет случаи, когда неоплачиваемый отпуск должен быть предоставлен в обязательном порядке.
Право на отпуск
Возникновение права на отпуск зависит от стажа работы сотрудника у данного работодателя. У новых сотрудников право на использование отпуска возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у текущего работодателя. Но это не означает, что нельзя уйти в отпуск, пока не отработаешь полгода. По соглашению с работодателем работник может воспользоваться правом на отпуск и раньше.
В дальнейшем отпуск предоставляется в любое время рабочего года согласно графику отпусков. При этом в ряде случаев работодатель обязан предоставить отпуск вне утвержденного графика по заявлению сотрудника. Например, женщинам, собирающимся в декрет, малолетним работникам до 18 лет, в случае усыновления ребенка до 3 лет, совместителям, супругам военнослужащих, родителям детей-инвалидов и др.
Важно учитывать все категории работников, имеющих льготы при выборе времени отпуска.
График отпусков
Когда и насколько сотрудник уйдет в отпуск определяется графиком отпусков, который разрабатывается каждый год. Рассмотрим порядок его составления.
Сбор информации. Соберите пожелания сотрудников относительно времени их отпусков. Необходимо разъяснить сотрудникам, что ежегодный отпуск можно разделить на части, при этом одна из этих частей не может быть меньше двух недель.
Составление графика. На основе собранной информации составьте график отпусков, учитывая производственные нужды и баланс интересов работников. При планировании отпусков не забудьте учесть специфические условия труда на различных рабочих местах.
Утверждение графика. Согласуйте график с руководителем. График отпусков должен быть утвержден в середине декабря — не позднее чем за две недели до наступления нового года.
Доведение до сведения сотрудников. Ознакомление работников с графиком отпусков является обязательным. Уведомление сотрудников под роспись можно оформить в виде ведомости, или организовать подписание электронной подписью при наличии в компании системы кадрового электронного документооборота.
Электронный кадровый документооборот упрощает процесс кадрового делопроизводства, исключает риск порчи или потери документа и сохраняет бюджет компании. Оптимизируйте кадровый документооборот вместе с Астрал iКЭДО.
Оформление отпуска
Рассмотрим подробнее процедуру оформления отпуска:
Уведомление и заявление. О предстоящем отпуске необходимо напомнить сотруднику за две недели до его начала. При оформлении отпуска по графику заявление работника необязательно. В случае незапланированного отпуска для его оформления необходимо заявление работника.
Подготовка приказа. На основании заявления или графика отпусков кадровый специалист подготавливает приказ о предоставлении отпуска. Его можно оформить в произвольной форме или использовать унифицированную форму Т-6. Приказ подписывается руководителем. Необходимо также ознакомить работника с приказом под роспись.
Выплата. Отпускные можно выплатить одновременно с заработной платой, но важно соблюдать установленный срок — не позднее трех дней до начала отпуска. Если выплата произведена позднее, работник может перенести дату начала отпуска, написав заявление.
Кадровый учет. Информация об отпуске заносится в личную карточку работника. На время отпуска в табеле учета рабочего времени делается соответствующая отметка.
Расчет отпускных
Одновременно с приказом производится расчет отпускных. Бухгалтерия производит расчет на основании данных кадровой службы.
Какая информация необходима для расчета?
Расчетный период. По умолчанию — это 12 месяцев до месяца начала отпуска. Для новых сотрудников, отработавших меньше года, расчетный период считается с даты начала работы.
Из расчетного периода нужно исключить дни отпусков, в том числе безоплатных, больничных, командировок и другие случаи, когда оплаты не было или производилась оплата по среднему заработку.
Количество дней расчетного периода используется бухгалтерией для определения среднедневного заработка, который затем применяется для расчета суммы отпускных.
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Отчетность по страховым взносам, НДФЛ и другим налогам удобно сдавать с помощью решений от компании Астрал. Сервис Астрал Отчет 5.0 позволяет сформировать отчеты на любом устройстве с доступом к интернету, а затем своевременно отправить их в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. Сервис 1С-Отчетность — это привычный интерфейс программы учета с новыми возможностями, который позволяет отправить и контролировать все этапы сдачи отчетов.
Перенос или прекращение отпуска
В отдельных случаях отпуск может быть перенесен или даже прекращен досрочно. Рассмотрим несколько ситуаций:
Если работник во время отпуска заболел, он может, предварительно сообщив об этом работодателю, продлить свой отпуск на время болезни. Срок продления отпуска ограничен днями больничного. Если работник решил не оформлять больничный лист, продление отпуска не предоставляется.
В случае производственной необходимости очередной отпуск может быть перенесен на следующий год по инициативе работодателя. Сделать это можно только с согласия работника. При этом для работников младше 18 лет, а также на вредных работах перенос отпуска не допускается.
Иногда может потребоваться вызвать работника из отпуска. У сотрудника есть право отказаться прервать свой отпуск, никаких санкций к нему за это применить не могут. Отзыв из отпуска оформляется приказом или распоряжением руководителя. В дальнейшем по заявлению работника ему обязаны предоставить отпуск на неиспользованные дни прерванного отпуска. Нельзя прервать отпуск следующих категорий работников: беременные женщины, работники младше 18 лет, работники с вредными условиями труда.
Отпуск при увольнении
В заключение рассмотрим, что делать с отпуском при увольнении сотрудника.
Оформляя увольнение работника, не забудьте посчитать, сколько дней из положенного ему отпуска он использовал. Ведь при увольнении работника по любым основаниям ему должны выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Или предоставить отпуск, при необходимости перенеся дату увольнения на соответствующее количество дней.
Бывает, случается и обратная ситуация: к моменту увольнения работник использовал больше дней отпуска, чем ему полагалось за время работы. В этом случае оплата дней отпуска, использованных авансом, подлежит удержанию из финальных выплат работнику с учетом ограничений, определенных в ст. 137 ТК.
Легко отчитаться по НДФЛ и страховым взносам поможет сервис Астрал Отчет 5.0. Работайте в привычной системе учета и сдавайте отчетность с любого рабочего места сразу за несколько компаний. Все отчеты тщательно проверяются перед отправкой в ИФНС. А если вам привычнее работать в программе «1С:Предприятие», воспользуйтесь модулем 1С-Отчетность. Для этого не требуется никакого дополнительного программного обеспечения, а подключиться к сервису можно с любой УКЭП.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K226j
Начать дискуссию