Прием сотрудника на работу: важные нюансы

Нюансы зависят от ситуации, общий же алгоритм, как правило, включает в себя:

1. Поиск подходящего человека, собеседование.

2. Согласование деталей трудоустройства — график, начало работы, размер зарплаты и т.п.

3. Проведение медосмотра — при необходимости.

4. Обязательное ознакомление с локальными нормативными актами.

5. Получение необходимых документов от соискателя и т.п.

Завершается прием на работу подписанием трудового договора, который содержит необходимые условия и сведения (см. ст. 57 ТК). В зависимости от категории работника они могут различаться. Например, при приеме на работу иностранца-высококвалифицированного специалиста необходимо указать реквизиты полиса ДМС (поскольку им необходимо обеспечить медпомощь в течение срока работы, ст. 327.2 ТК), при приеме в порядке перевода на это можно указать по желанию сторон (ст. 67 ТК), а об испытательном сроке упоминать нельзя (ст. 70 ТК) и т.п.

Следует предпочесть классическую форму: два экземпляра с собственноручными подписями, по одной штуке — для работника и для работодателя (ст. 67 ТК).

Для дистанционного подписания можно использовать кадровый электронный документооборот. Для работодателя потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), для сотрудника — УКЭП или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). В этом случае нужно подписать соглашение о применении УНЭП согласно законам № 377-ФЗ и № 63-ФЗ.

Если электронной подписи нет, придется обмениваться бумажными документами — на личной встрече, курьером, по почте (ст. 5, ст. 17, 17.1, ст. 18 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, ст. 67, 312.1, 312.2 ТК). Печать на трудовом договоре не обязательна, если ее нет у работодателя (ст. 2 закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 2 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 3 закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ).

Анализ ст. 57 ТК показывает, что никак нельзя обойтись без указания на:

• место работы;

• трудовую функцию;

• дату начала работы;

• при срочном договоре — указание на срок и на основание его заключения. Без указания на срочность договора он считается бессрочным (ст. 58 ТК);

• условия оплаты труда;

• режим труда и отдыха — если отличаются от общих правил;

• условия, характер труда;

• гарантии, компенсации — при работе во вредных и (или) опасных условиях.

Необходимо включить в текст все данные о работнике и работодателе.

Если в договоре отсутствует указание на дату начала работы — то есть день, с которого человек должен начать трудиться (ст. 57, 61 ТК), — то по умолчанию им считается первый рабочий день, следующий за днем вступления договора в силу. Если человек не начал трудиться в обозначенный срок, то работодатель аннулирует трудовой договор (ч. 4 ст. 61 ТК). Отметим, что дата заключения и дата начала работы могут отличаться. Более того, при заключении трудового договора с иностранцем, который еще должен получить разрешение на работу, даты подписания и начала работы не должны совпадать — для получения разрешения на работу ему следует представить заключенный трудовой договор (ст. 327.3 ТК).

Необязательные условия включаются в трудовой договор, если этого требует трудовое законодательство и (или) иные НПА.

Вы не вправе, например, запретить трудоустройство к конкуренту, открыть аналогичный бизнес, сообщать кому-то об уровне зарплаты и т.п. (разъяснение Роструда от 24.05.2022 № ПГ/11476-6-1).

Для этого нужно указать в договоре:

• работу по определенной должности — обязательно указанную в штатном расписании;

• специальность — указывается квалификация;

• конкретную поручаемую работу (ст. 57 ТК).

Часто возникает вопрос: понятно, что название должности «обязано» совпадать и в трудовом договоре, и в штатном расписании. А как насчет названий в ЕТКС, ЕКС, профстандартах? Необходимо ли совпадение? 

Ответ: если выполняемая трудовая функция предполагает получение работником льгот, компенсаций и прочих преференций, то работодатель обязан указать должность (профессию, специальность), квалификационные требования именно так, как в ЕТКС, ЕКС, соответствующем профстандарте. Иначе возникает риск ответственности за уклонение от правильного оформления (до 100 000 руб. — ч. 4 ст. 5.27 КоАП). К тому же работник может не получить положенные льготы.

Если для данной персоны установлен общий режим труда и отдыха, как у всех прочих, то нет необходимости. Если, например, у работника есть какие-то льготы — например, инвалидность, или вы согласовали труд на условиях неполного рабочего дня, — то нужно прописывать и режим работы, и отдыха, а именно:

• сколько часов и дней в неделю работает человек (например, у инвалида не может быть более 35 часов при пятидневке с двумя выходными);

• рабочие дни;

• продолжительность рабочего дня;

• время начала и окончания работы;

• сколько составляет обеденный перерыв.

Если нет особых условий, то достаточно указать, например «… устанавливается режим рабочего времени согласно Правилам внутреннего трудового распорядка».

Это обязательные условия. Нужно указать не только оклад или тарифную ставку, но и указать размеры доплат, надбавок, премий и поощрений. Порядок и сроки выплат прописывают в трудовом договоре тогда, когда на них нет указания в ЛНА или коллективном договоре (ст. 136 ТК, также на это указал и Минтруд — разъяснение от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532).

Условия труда должны быть такими же, как отражено в карте СОУТ (ст. 57 ТК, ст. 3, 15 закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Практика показывает, что проверяющих устраивает указание на класс (подкласс) условий, например, «являются допустимыми (2 класс)».

Если СОУТ не проводилась, то до ее проведения достаточно дать общее описание, указать оборудование и особенности работы на нем.

Обязательно указывается характер работ — подвижный, разъездной, сезонный, в пути, сезонный (ст. 57, 294 ТК), и вытекающие из этого условия, о компенсации, например.

Работодатель должен указать:

• свое наименование;

• ИНН;

• Ф.И.О., должность уполномоченного лица, заключившего договор;

• адрес,

остальное — по желанию. 

Трудовой договор должен включать сведения о работнике:

• Ф.И.О.;

• данные документа, удостоверяющего личность;

• адрес регистрации (не обязательно, но крайне желательно — для коммуникации).

Если вы только подразумевали, что работник должен выдержать испытательный срок, но не указали этого в трудовом договоре, то испытания при приеме на работу быть не должно (ч. 1, 2 ст. 70 ТК). Также нельзя допускать ситуации, когда человек работает «для пробы», то есть проходит испытательный срок, но без подписания трудового договора.

Проверьте, можно ли вообще устанавливать испытание данному работнику. Основные категории таких лиц установлены ст. 70 ТК:

• занявшие должность по конкурсу;

• выбранные на должность;

• приглашенные переводом;

• срочники, чьи договоры заключены на срок до двух мес.;

• молодые специалисты;

• несовершеннолетние;

• беременные;

• родители, воспитывающие детей в возрасте до полутора лет,

но в законах «разбросаны» упоминания и о многих других льготниках. Необходимо проверять каждую кандидатуру, не относится ли она к ним.

Важны аккуратные и четкие формулировки. Прямо укажите, что:

• испытание устанавливается для проверки соответствия выполняемой трудовой функции;

• продолжительность его такая-то (не более 6 мес. для директоров, главбухов и их замов, для простых работников — не более 3 мес. ст. 70 ТК);

• условие согласовано сторонами.

Обязательно укажите критерии оценки, например:

• полное, качественное и своевременное выполнение трудовой функции, предусмотренной Трудовым договором и должностной инструкцией;

• исполнение приказов (распоряжений) Работодателя, распоряжений непосредственного руководителя;

• следование положениям действующих ЛНА и требований;

• соблюдение трудовой дисциплины, положений охраны труда, техники безопасности.

Ни в коем случае не снижайте зарплату на время испытания, это нарушение принципа равной оплаты за труд равной ценности (ст. 9, 22, 70, ст. 132 ТК).

Обязательно осуществляются:

• вводный инструктаж по охране труда (п. 10 Правил обучения по охране труда);

• первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте (п. 13 Правил обучения по охране труда);

• вводный противопожарный инструктаж (п. 13 Порядка…, утв. приказом МЧС от 18.11.2021 № 806);

• первичный противопожарный инструктаж на рабочем месте (п. 14 указ. Порядка).

В течение первого месяца работы нужно провести:

• вводный инструктаж по гражданской обороне (подп. «г» п. 5 Положения…, утв.  постановлением Правительства от 02.11.2000 № 841);

• инструктаж по действиям в ЧС (Примерный порядок, приведенный письмом МЧС от 27.10.2020 № ИВ-11-85)

Если работник уже допущен к труду, то считается, что трудовой договор уже заключен (ст. 16 ТК). Лучшее, что можно сделать в такой ситуации — составить докладную записку о том, что человек фактически допущен к труду (с указанием причин и даты выхода на работу) и издать приказ о фактическом допуске, с которым нужно ознакомить сотрудника под роспись. После чего необходимо позаботиться о том, чтобы:

• был пройден медосмотр (если он необходим);

• получить от лица необходимые документы;

• ознакомить его с ЛНА под роспись;

• провести инструктаж по охране труда и т.п.

Главное — не позднее трех рабочих дней со дня допуска заключить трудовой договор, причем датировать его нужно актуальной датой — датой подписания, а дата начала работы должна совпадать с датой фактического допуска (ч. 2 ст. 67 ТК). Если работник из вредности или по каким-то своим причинам отказывается подписывать трудовой договор, то этот факт нужно заактировать — только так можно подтвердить, что работодатель пытался выполнить требования ТК и избежать ответственности за уклонение от оформления трудового договора (ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП).

Читайте также:

• Обязательные ЛНА для ООО в 2024 году.

• Дистанционные работники в 2024 году: как платить НДФЛ по новым правилам.

• Охрана труда: что изменится в 2024 году.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8Jx29Y