Новые правила с 1 сентября 2024 года
Сертификаты квалифицированных электронных подписей сотрудников компаний и ИП, выданные коммерческими удостоверяющими центрами, с 1 сентября 2024 года больше не применяются. Теперь при сдаче отчетности и для участия в тендерах сотрудники используют сертификат электронной подписи физического лица и прикладывают к нему МЧД.
Обязанность применять МЧД не касается руководителя компании или предпринимателя, так как они вправе подписывать документы без доверенности (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
С МЧД работают разные ведомства и площадки, например:
налоговая инспекция;
Социальный фонд России;
система «Честный ЗНАК»;
системы «ЕГАИС» для алкогольных напитков и «ЛесЕГАИС»;
портал Федеральной таможенной службы (ФТС);
ФГИС ОПВК;
Центробанк;
казначейство;
федеральные ЭТП;
«Сбербанк-АСТ»;
Госуслуги.
Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный документ в формате XML, подписанная электронной подписью руководителя компании или заверенная нотариально. Электронная доверенность включает сведения о:
доверителе — компании, которая выдала МЧД;
доверенном лице — сотруднике, который уполномочен совершать определенные действия;
полномочиях.
Астрал.Доверенность — это сервис, с помощью которого вы сможете управлять электронными доверенностями и создавать МЧД для:
отправки электронных документов ваших контрагентам и электронным торговым площадкам;
сдачи отчетов в налоговую инспекцию;
отправки данных в государственные информационные системы, например, «Честный ЗНАК», ФТС;
работы с ЕГАИС: при установке модуля «УТМ-ЕГАИС» и при подаче алкогольных деклараций в ФСРАР.
Управление доверенностями в крупных компаниях: в чем сложность
Крупным компаниям сложнее управлять машиночитаемыми доверенностями, чем небольшим фирмам. Основные риски таковы:
Необходимость регистрации в сторонних кабинетах. У крупных компаний есть своя внутренняя информационная система, а чтобы выпустить или отозвать МЧД, придется регистрироваться и работать в сторонних сервисах. Это неудобно и занимает время.
Сложности со скачиванием и загрузкой данных. Для работы с МЧД компании необходимо иметь возможность скачивать и загружать документ в свою информационную систему. Это не всегда легко и быстро, если ИС компании не совместима с системой, в которой выпускается доверенность.
Риски ошибок из-за работы в сторонней программе. При работе в сторонней программе или интерфейсе всегда есть риск допустить ошибку, особенно если сотрудник не имеет достаточного опыта работы с такими системами. В итоге это может привести к задержкам в оформлении документов.
Потеря времени на оформление и контроль за статусом документов. Управление МЧД включает контроль за статусом документов и их оформлением. Это занимает много времени, если в организации работает множество сотрудников. Доверенностей выдается много, также нужно своевременно их отзывать, если сотрудник уволился или перевелся на другую должность.
Как работать с МЧД в крупных компаниях: внедрение корпоративного API Астрал.Доверенности
Корпоративное API Астрал.Доверенности обеспечивает автоматизацию процесса создания и управления МЧД за счет интеграции с информационной системой компании.
Интеграция упрощает процесс электронного документооборота в компании и экономит время сотрудников. API передает информацию между вашей учетной системой и сервисом Астрал.Доверенность, обеспечивая бесперебойный поток данных.
Благодаря интеграции можно вести документооборот в привычном интерфейсе своей информационной системы. Загрузка и отправка документов, отслеживание статуса и другие процессы выполняются в ИС с помощью методов API-интерфейса.
Сценарии работы включают:
Создание доверенности — формирование доверенности в формате 002 и 003 (единый формат), заполнение данных, регистрация и проверка статуса.
Отмена доверенности — регистрация заявления на отмену и проверка статуса.
Добавление ранее зарегистрированной доверенности — передача номера и ИНН, проверка статуса.
Регистрация сформированных доверенностей в реестре ФНС.
Кому подойдет корпоративное API
В первую очередь это решение для крупных компаний, которые управляют множеством машиночитаемых доверенностей. Оно подойдет компаниям с распределенной филиальной сетью, холдингам и предприятиям с учетными системами, в которые внесены доработки под нужды конкретной компании.
Также интеграционное API полезно:
Банкам и финансовым учреждениям, которым необходимо автоматизировать процесс создания и обработки доверенностей.
Аутсорсинговым компания, которые предоставляют услуги по оформлению и ведению доверенностей для своих клиентов.
Производственным и торговым компаниям, которым нужно управлять полномочиями между подразделениями и филиалами.
Подключите Корпоративное API Астрал.Доверенность сегодня,
чтобы автоматизировать процессы, сократить время на обработку документов и минимизировать риски ошибок.
Плюсы API от Астрал.Доверенность:
легко интегрируется с текущими информационными системами;
поддерживает массовое создание и отмену доверенностей, что значительно снижает потребность в ручной работе;
обеспечивает поддержку различных сценариев и форматов, упрощая рабочий процесс.
Наши специалисты окажут помощь в интеграции API в вашу информационную систему и при необходимости адаптируют его под ваши нужды.
Читайте также:
Переходный период закончился: как применять МЧД с 1 сентября.
Практика применения машиночитаемой доверенности в компаниях. Преимущества МЧД для бизнеса.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8Kcbo1
Начать дискуссию