Что будет, если сдавать отчетность чужой электронной подписью

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи, который обеспечивает защиту и юридическую значимость электронных документов. С ее помощью можно подтвердить авторство, гарантировать целостность документа и исключить возможность его подделку. При этом не все электронные подписи одинаковы: их возможности и сферы использования различаются в зависимости от типа.  

• Простая электронная подпись (ПЭП).  

Простая электронная подпись обладает минимальной степенью защиты. Она чаще всего применяется для авторизации на сайтах, в личных кабинетах и приложениях. Ввод СМС-кода или одноразового пароля — это пример ПЭП. Такая подпись не подходит для подписания официальных документов или взаимодействия с государственными системами, так как ее юридическая сила ограничена.  

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). 

НЭП — это более совершенный инструмент, который применяется в основном для внутреннего документооборота и работы с контрагентами. С ее помощью сотрудник может подписывать договоры, накладные, кадровые документы (например, заявления на отпуск или командировку). Для использования НЭП при обмене документами с контрагентами требуется дополнительное соглашение между сторонами, чтобы придать ей юридическую силу. Также НЭП не подходит для отправки отчетности в налоговые органы или участия в электронных торгах.  

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

КЭП — самый надежный и универсальный вид электронной подписи. Она выдается через аккредитованные удостоверяющие центры ФНС. ИП руководитель юрлица могут также получить КЭП в налоговой. Она приравнивается к собственноручной подписи без каких-либо дополнительных условий. КЭП используется для подписания важных документов, подачи отчетности в государственные органы, участия в электронных торгах и других действий, требующих высокой степени доверия. Эта подпись обладает максимальным уровнем защиты, и ее можно скомпрометировать только в случае передачи защищенного носителя третьим лицам.  

Часто в бизнесе руководители делегируют полномочия по подписанию документов своим сотрудникам, например бухгалтерам для работы с ЭДО или сдачи отчетности. Но передача ключа электронной подписи — шаг, который несет в себе серьезные риски.  

Закон напрямую не запрещает передавать ключ, но это нарушает принцип, согласно которому подпись должна однозначно идентифицировать ее владельца. Если сотрудник, получивший доступ к ЭП, совершит ошибку в документе или неправомерные действия (например, подделает отчетность или незаконно переведет деньги), вся ответственность ляжет на владельца подписи.  

Все, что подписано вашей КЭП, считается вашим действием. Любые ошибки или нарушения в документах — в том числе в отчетности, заверенных ЭП, автоматически попадают под вашу ответственность, даже если их совершил кто-то другой.

Самое важное — понимать, что передача ключа ЭП другому лицу влечет за собой риски, которые прежде всего отражаются на владельце ЭП и самой компании. 

Вот к каким последствиям для компании приводит передача ЭП:

• Утрата контроля над документами.

При передаче ЭП третьему лицу владелец теряет возможность контролировать, какие документы подписываются от его имени. Так могут быть заключены нежелательные договоры, выданы финансовые поручения или приняты обязательства без ведома владельца. Даже если подпись используется сотрудником без злого умысла, неосторожные действия могут нанести серьезный ущерб.  

• Юридическая ответственность. 

С юридической точки зрения владелец подписи несет полную ответственность за все документы, подписанные с его ЭП. Даже если будет доказано, что подпись использовал другой человек, суд вряд ли признает документы недействительными.  

• Возможность мошенничества.  

Переданная подпись может быть использована для совершения мошеннических действий: перевода средств, получения кредитов или изменения условий контрактов. 

В постановлении Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.09.2021 № 88-21008/2021 было рассмотрено дело, где истец просила признать недействительным договор поручительства, подписанный ее ЭП. Суд отказал, установив, что подпись была оформлена с использованием другой ЭП, принадлежавшей истцу как генеральному директору. Поскольку истец передавала свою подпись сотрудникам, суд счел, что она несет ответственность за все действия, связанные с ее ЭП.  

• Репутационные потери.

Если выяснится незаконное использование сотрудниками чужой ИП, это нанесет ущерб репутации компании, вызовет недоверие со стороны партнеров, клиентов и контрагентов и в итоге может привести к расторжению контрактов. 

• Финансовые потери.

Использование ЭП недобросовестными сотрудниками может привести к финансовым потерям. Владелец подписи будет нести ответственность перед налоговой инспекцией за любые ошибки или недоимки. Например, если бухгалтер сдал с подписью директора недостоверную бухгалтерскую отчетность и этот факт обнаружился, должностное лицо (то есть руководитель) получит штраф 5–10 тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП).

За сдачу недостоверных сведений о доходах физлиц должностному лицу грозит административный штраф от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Если из-за недостоверных сведений оказался не уплачен (уплачен не полностью) НДФЛ, то компании придется заплатить штраф 20% от суммы налога, которая не была уплачена в срок (п. 1 ст. 123 НК).

Директора организации или ИП могут привлечь к уголовной ответственности, если выяснится, что налог не уплачен в крупном или особо крупном размере в их личных интересах (п. 4 ст. 108 НК, ст. 199.1 УК).

Неуплата налогов или сборов в крупном или особо крупном размере влечет за собой уголовную ответственность. К ней могут быть привлечены должностные лица, которые подписывали и представляли налоговую отчетность в инспекцию. 

Если суд признает факт неуплаты налогов в крупном размере, виновным лицам грозит одно из следующих наказаний (ч. 1 ст. 199 УК):  

• штраф в размере от 100 до 300 тысяч рублей или эквивалент заработной платы (иного дохода) осужденного за период от 1 до 2 лет;  

• принудительные работы сроком до двух лет, с возможным лишением права занимать определенные должности или вести определенную деятельность на срок до трех лет;  

• арест на срок до шести месяцев;  

• лишение свободы на срок до двух лет, также с возможным лишением права занимать определенные должности или вести определенную деятельность на срок до трех лет.  

Если вы подозреваете, что ваша ЭП попала в чужие руки, закрытый ключ утерян или кто-то получил к нему доступ без вашего согласия, важно действовать быстро. 

Чем раньше вы отзовете сертификат, тем меньше действий злоумышленники смогут совершить от вашего имени. Это можно сделать двумя способами:  

• через портал Госуслуг, если удостоверяющий центр (УЦ), выпустивший сертификат, поддерживает такую возможность;  

• напрямую в УЦ, где был получен сертификат.  

Если от вашего имени незаконно подали налоговую отчетность, зарегистрировали компанию или совершили другие действия, нужно как можно скорее обратиться в налоговую инспекцию:  

• Если за вашу компанию сдали отчетность, подайте заявление в произвольной форме о недостоверности сведений в ближайшую ИФНС.  

• Если на ваше имя зарегистрировали компанию, найдите налоговую инспекцию, где стоит на учете эта организация (указано в выписке из ЕГРЮЛ), и подайте заявление о том, что вы не регистрировали юрлицо.  

Если действия злоумышленников причинили ущерб, подайте заявление в полицию по месту жительства или по месту нахождения ИФНС, где зарегистрировали фиктивную компанию. Если в возбуждении дела откажут, можно обратиться в прокуратуру.  

Если от вашего имени успели подписать важные документы или провести сделку, вы можете обратиться в суд, чтобы аннулировать договор или признать документы недействительными.  

Оперативность действий в такой ситуации поможет избежать серьезных последствий и защитить ваши интересы.

Законодательство предусматривает ответственность за подделку и применение ключа ЭП без согласия ее владельца. Эти меры могут применяться к бухгалтеру, который подписывает документы чужой ЭП (но сам факт, что он делает это без разрешения, еще нужно доказать): 

• Использование чужой ЭП для подделки документов, печатей или бланков подпадает под действие ст. 327 УК. Нарушитель может быть привлечен к ответственности в виде лишения свободы сроком до двух лет.  

• Лицо, использовавшее чужую ЭП без согласия, обязано возместить ущерб, причиненный третьим лицам. Придется компенсировать убытки, связанные с неправомерными сделками или действиями, совершенными с использованием поддельной подписи.  

• Нарушитель также может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с ч. 1 и 2 ст. 19.23 КоАП. Размер штрафа — от 30 000 до 100 000 рублей.  

• Если сотрудник использует чужую ЭП в служебных целях без разрешения, это может повлечь дисциплинарные взыскания — замечание, выговор или увольнение в соответствии с ТК.  

Чтобы избежать рисков, не передавайте ключи ЭП третьим лицам и своим сотрудникам. Оформите каждому, кто работает с электронными документами, персональную ЭП и обеспечьте надежное хранение ключей и паролей.

Физическое лицо может получить ЭП в аккредитованных Минцифры удостоверяющих центрах. Услуга платная, стоимость варьируется в разных УЦ.

После оформления сертификата данные об ЭП отображаются в личном кабинете на портале «Госуслуги», где также указывается срок ее действия. Обычно он составляет 12 месяцев, хотя максимальный период может достигать 15 месяцев.

МЧД — это электронная версия обычной доверенности, которая содержит сведения о доверенном лице, его полномочиях, а также данные о компании, от имени которой он действует.

МЧД расширяет возможности использования ЭП сотрудниками. Она позволяет им:  

• сдавать отчеты в налоговую инспекцию;  

• работать на порталах, например в системе ЕГАИС или в «Честном ЗНАКе»;  

• участвовать в электронных торгах и тендерах;  

• подписывать договоры и первичные документы;  

• взаимодействовать с контрагентами в рамках ЭДО.

МЧД, подтвержденная ЭП руководителя компании или ИП, считается бессрочной, если иное не прописано в форме заполнения.

Если сотрудник увольняется или его полномочия изменяются, руководитель должен отозвать МЧД. Для этого оформляют электронный документ, который директор или предприниматель подписывает своей ЭП, после чего доверенность аннулируется. Такая мера не позволяет бывшему сотруднику пользоваться полномочиями, которые по факту уже утратили силу.

Создавайте МЧД с помощью сервиса Астрал Доверенность и отправляйте документы контрагентам в электронном виде. С цифровой доверенностью вы сможете передавать отчетность в электронном формате, взаимодействовать с «Честным ЗНАКом», Федресурсом, Росстатом, порталом ФТС и др. В сервисе доступны как создание собственных шаблонов, так и использование готовых. Вы можете выбирать полномочия из встроенного реестра, следить за сроками действия и статусами доверенностей, добавлять их из других источников, отзывать, а также загружать в форматах PDF, XML или ZIP.

Читайте также:

• Машиночитаемая доверенность для Росстата.

• Практика применения МЧД в 2024–2025: топ частых вопросов от бизнеса.

• Налоговая реформа 2025 для «чайников»: подробное руководство для бизнеса.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFGzEPJQ