1. Сотрудник потерял документы
Работники часто не доносят посадочные талоны, ваучеры на проживание и чеки. Это большая проблема для бухгалтера, ведь именно они позволяют подтвердить расходы.
Из-за утери документов сотрудник затягивает со сдачей авансового отчета, который необходимо предоставить не позднее трех дней после возвращения из поездки. К нему нужно приложить подтверждающие расходы билеты, чеки, квитанции и т. д.
Решение: автоматизировать сбор документов с помощью специального сервиса для организации командировок.
«OneTwoTrip для бизнеса» позволяет хранить ваучеры, справки о перелете и другие закрывающие документы по расходам в одном месте — в личном кабинете. В любой момент бухгалтер может выгрузить их и прикрепить к авансовому отчету. Сотруднику же не придётся беспокоиться о том, как сохранить чеки.
2. Закрывающие документы нужно получать в разных местах
Допустим, документы сотрудник не потерял. Однако если билеты приобрели на одном сайте с помощью карты, а трансфер и отель оплатили наличными деньгами, могут возникнуть трудности. Какие-то документы будут готовы быстро, а другие придется ждать от поставщиков дольше. Подрядчики тоже не всегда вовремя и в правильном виде предоставляют оригиналы.
Решение: конечно, бухгалтер соберёт все нужные документы и от разных подрядчиков. Но процесс можно ускорить, если отчётность формировать в едином сервисе. В «OneTwoTrip для бизнеса» акты, счета-фактуры, авиа- и ж/д билеты формируются в личном кабинете и выгружаются за пару кликов.
3. Заполнять авансовые отчеты и вносить информацию о поездке нужно вручную
Бухгалтеру приходится тратить время, чтобы внести в 1С командировочные расходы и документы. А это важный процесс — чтобы снизить базу для расчёта налогов и возместить НДС по оплаченным услугам. К тому же ручной ввод повышает риск ошибки — в бухучёте они могут привести к проблемам с контролирующими органами.
Решение: использовать сервис для организации командировок, который можно интегрировать с 1С:Бухгалтерией.
У «OneTwoTrip для бизнеса» эта опция бесплатна. Все документы, включая акты, счета-фактуры, билеты, авансовые отчёты, формируются в личном кабинете и автоматически загружаются в 1С.
4. Отсутствует контроль над расходами
Сотрудники могут проводить все платежи в безналичной форме. Но это не убережет компанию от риска, что командированные превысят бюджет на поездку. Например, они могут купить билет в бизнес вместо экономкласса. А у бухгалтера нет возможности проконтролировать этот момент заранее.
Решение: в сервисе для организации командировок настройте тревел-политику — ограничьте бюджет на билеты и проживание. Например, чтобы сотрудники не смогли бронировать номера стоимостью больше 6 000 рублей за ночь. У «OneTwoTrip для бизнеса» такая функция есть.
10 способов сократить расходы на командировку
Используйте при организации деловых поездок
5. Фиктивные чеки в гостиницах
Некоторые арендодатели или отели, сдающие жилье посуточно, могут принимать оплату наличными и выписывать чеки, которые не подойдут бухгалтерии.
Решение: оплачивайте покупки через сервис для организации командировок.
«OneTwoTrip для бизнеса» работает с отелями по договору и проводит оплату любыми онлайн-способами: депозит, постоплата, корпоративный счёт. Клиенты получают все документы о проживании и могут учесть их в командировочных расходах.
6. Отсутствие ЭДО
Небольшие гостиницы и другие контрагенты обычно не применяют электронный документооборот. Это значит, что от них придется ждать бумажные документы, которые могут легко потеряться. А чтобы их отправить, нужно тратить время и деньги на распечатку, пересылку почтой или курьерские услуги.
Решение: выбирайте поставщиков, которые пользуются ЭДО. С помощью электронного документооборота компания может оперативно отправлять и получать документы, сократить почтовые расходы и расходы на распечатку.
Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет обмениваться с поставщиками электронными документами.
7. Неправильно выставленные документы
У компании может быть несколько юридических лиц. При бронировании, оплате услуг, формировании договоров и другой отчётности могут запутаться как бухгалтер, так и командированный сотрудник. В результате окажется, что документы выставили не на ту организацию, из-за чего возникнут проблемы с учётом.
Решение: используйте функцию объединения личных кабинетов или «мультиаккаунт». Это удобно для организаций, которые имеют несколько юридических лиц, а бронирование осуществляет один тревел-менеджер.
С «OneTwoTrip для бизнеса» больше не нужно входить и выходить из аккаунтов организаций — их можно просто переключать внутри одного личного кабинета.
В чём еще удобство «OneTwoTrip для бизнеса»
Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» — это билеты на самолёт, поезд, автобус, Аэроэкспресс и трансфер, а также бронирование номеров в 2 миллионах отелей по всему миру.
Сотрудники могут самостоятельно выбирать выгодные варианты на сайте или в мобильном приложении, благодаря чему компания сэкономит время и средства на организацию командировок.
Служба поддержки сервиса работает круглосуточно. Специалистам можно написать в WhatsApp, Telegram, на электронную почту и связаться с ними по телефону.
10 способов сократить расходы на командировку
Используйте при организации деловых поездок
Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8KMAXy
Начать дискуссию