Шпаргалка для бухгалтера: первичные документы по командировочным расходам

Что входит в командировочные расходы

Когда сотрудник едет в деловую поездку, компания должна компенсировать ему траты, которые связаны с выполнением его служебных обязанностей. Их называют командировочными расходами.

Вот что к ним относится согласно статье 168 ТК:

• Оплата проезда.

Сюда входит стоимость билетов на транспорт общего пользования (самолеты, поезда, междугородние автобусы), оплата услуг по оформлению проездных документов, а также по предоставлению постельных принадлежностей в поездах.

• Оплату аренды жилья.

• Суточные.

Если сотрудник заболел в командировке, за дни нетрудоспособности также выплачиваются суточные.

• Прочие расходы, которые сотрудник согласовал с работодателем и подтвердил документально (то есть предоставил чеки или квитанции). 

Каждая компания сама решает, какие расходы считаются прочими. К ним может относиться, например, получение загранпаспорта, оформление визы, услуги связи, оплата такси из аэропорта, каршеринга, провоза багажа, курортный сбор и так далее.

Командировочные расходы можно включить в расчет налога на прибыль либо внести их в затраты, если в компании действует упрощённая система налогообложения.

Онлайн-сервис для организации командировок

Заполните форму и получите бесплатный доступ

Стать клиентом

Как компенсировать командировочные расходы

Все виды указанных выше командировочных трат можно включить в расходы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК) и принять к вычету «входной» НДС (п. 7 ст. 171 НК). При возмещении таких расходов также не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК) и платить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК). Однако это применимо, только если расходы подтверждены первичными документами. Рассмотрим их подробнее для каждого вида трат.

Оплата проезда

Подтверждающие документы различаются в зависимости от транспорта, которым пользовался сотрудник:

• Самолет. Нужны два документа: билет, на котором указана стоимость перелёта, и посадочный талон, подтверждающий, что сотрудник улетел на заявленном рейсе.

Если авиабилет электронный, подтверждающим документом считается маршрут-квитанция, на которой содержатся тариф: итоговая стоимость перевозки и форма оплаты.

• Поезд. Подойдет бумажный билет, который выдают в кассе вокзала, или распечатанный электронный билет. Отметим, что электронные билеты принимаются согласно п. 2 приказа Минтранса от 21 августа 2012 г. № 322 и письму Минфина от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719.

• Автобус. Понадобится бумажный проездной билет, талон на проезд или кассовый чек. Билет в каждом случае не обязан быть какой-либо установленной формы, главное, чтобы на нём были реквизиты компании-перевозчика, подпись и печать, а ещё указаны пункты отправления и прибытия и цена.

• Такси. Подтверждающими документами считаются заказ-наряд на предоставление транспортного средства (если сотрудник едет в командировку на такси), а также квитанция на оплату услуг такси. 

Если сотрудник потерял документ, его обычно можно получить заново у перевозчика. Например, обратиться в авиакомпанию и взять у них справку, что сотрудник действительно совершил этот перелёт (это мнение можно найти в письме Минфина от 21.09.11 № 03-03-07/33).

Оплата жилья

• Отель. При заселении администратор оформляет договор об оказании гостиничных услуг, а при выезде на его основании составляется бланк строгой отчетности, также выписывается гостиничный счет, а после оплаты сотрудник получает кассовый чек. Три этих документа и являются подтверждением, необходимым для компенсации расходов на проживание.

• Квартира или дом. Если арендодатель является юридическим лицом, нужно заключить договор аренды и взять кассовый чек. Если жилье арендуется у частного лица, можно попросить расписку.

Суточные

Они положены сотруднику за каждый день, что он находится в командировке, в том числе за выходные, праздники, дни в пути и период нетрудоспособности (например, в случае болезни или травмы).

Если в компании установлены большие суточные, то с превышения требуется заплатить НДФЛ (они отображаются как «иные доходы»).

Сотрудник при возвращении не обязан отчитываться перед бухгалтерией, на что именно потратил положенную ему сумму суточных.

Авансовый отчет

Командировочные расходы на каждую деловую поездку должны быть отражены в авансовом отчете.

В некоторых случаях срок сдачи авансового отчета можно продлить: например, если сотрудник сразу после возвращения из командировки ушел в очередной отпуск, вышел на больничный или уехал в новую деловую поездку. При этом сдать отчет можно спустя 3 дня после возвращения на работу.

Если пропустить срок сдачи авансового отчета, сотрудник считается должником компании, то есть получил дополнительный доход. Поэтому работодатель может из зарплаты вычесть сумму, по которой нет отчетного документа, а также должен начислить на нее страховые взносы и удержать НДФЛ.

Компания обязана хранить авансовые отчеты не менее 5 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Проводки по авансовому отчету

Выдать подотчетные суммы можно двумя способами:

• Наличными из кассы. В этом случае сумма оформляется по дебету счета 71 («Расчеты с подотчетными лицами») и кредиту счёта 50 («Касса»).

• Безналичным расчетом. Используйте дебет счета 71 и кредит счета 51 («Расчетные счета»).

Если сотрудник не потратил все подотчетные деньги в поездке, ему нужно будет их вернуть. Проводка будет выглядеть так: дебет 50, кредит 71.

С помощью «OneTwoTrip для бизнеса» все документы для отчетности формируются в личном кабинете и автоматически загружаются в 1С:Бухгалтерию. В сервисе нет ежемесячной абонентской платы, а оплачивать заказы можно с помощью корпоративной карты, депозита и бонусов программы лояльности.

Онлайн-сервис для организации командировок

Заполните форму и получите бесплатный доступ

Стать клиентом

Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8K63Qt