Расскажем о том, чем полезно для бизнеса сотрудничество с самозанятыми и на какие «подводные камни» нужно обратить внимание.
Кто такие самозанятые и чем они полезны для бизнеса
По информации портала SuperJob, каждая шестая из опрошенных в апреле 2021 года российских компаний пользуется услугами самозанятых. По данным ФНС на 1 августа 2021 года, число зарегистрированных в РФ самозанятых уже превысило 2,7 млн человек.
Такая популярность не случайна. Новый налоговый режим позволяет сэкономить на обязательных платежах и очень удобен в использовании. Для самозанятых ставка налога при работе с юридическими лицами или ИП равна 6% от дохода. А если плательщик НПД получает доход от физических лиц, то нужно заплатить всего 4%.
Условия похожи на УСН «Доходы», но, в отличие от ИП на «упрощенке», самозанятые не обязаны платить фиксированные страховые взносы. Также им не нужно сдавать и отчетность, вся информация о начислении и уплате налога видна в мобильном приложении.
НПД выгоден не только для самозанятых, но и для тех предпринимателей, которые с ними работают. В отличие от договора ГПХ с «обычным» физическим лицом при работе с самозанятым не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Заказчик просто перечисляет сумму, определенную договором, и дальнейшие расчеты самозанятого с бюджетом его не касаются.
Однако при работе с самозанятыми могут возникнуть и сложности. О возможных проблемах и о том, как защититься от них, расскажем далее
Компания начинает работать с самозанятыми: что должен контролировать бухгалтер
Оформление и подписание договора
В первую очередь нужно заключить с каждым самозанятым договор. В целом это обычный договор ГПХ, но следует обратить внимание на некоторые моменты:
- Указать, что исполнитель — плательщик НПД. В случае проверки это сразу снимет вопросы налоговиков по поводу НДФЛ и взносов.
- Отразить обязанность исполнителя передать заказчику чек после получения оплаты.
- Прописать обязанность исполнителя немедленно сообщить заказчику об утрате статуса самозанятого.
При оформлении договора важно обратить внимание на то, чтобы указанный в нем вид деятельности не был запрещен для плательщика НПД (п. 2 ст. 4 и п. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Например, самозанятые не могут заниматься торговлей, работать нотариусами, оценщиками, арбитражными управляющими.
Также нельзя заключать договор, как с самозанятым, со своим сотрудником: как с действующим, так и с недавно уволенным. Для бывших сотрудников запрет действует два года после расторжения трудового договора.
Здесь нередко возникает вопрос — как подписывать договор? Хорошо, если все исполнители живут в том же городе, где заказчик ведет бизнес. Но так бывает далеко не всегда.
Для подписания документов с иногородними исполнителями можно использовать следующие способы:
- Электронная подпись (ЭП). Это наиболее быстрый и удобный вариант, затем таким же образом можно заверять и акты выполненных работ. Но ЭП есть далеко не у каждого самозанятого, а ее получение требует расходов — примерно 1,5 — 2,5 тыс. руб. Если бизнесмен настроен на длительное сотрудничество с исполнителем, то он может компенсировать ему затраты на получение ЭП.
- Пересылка по почте. Тогда стороны обмениваются подписанными экземплярами договоров, а впоследствии — актов. Это менее удобный способ — он требует времени, к тому же документы при пересылке могут потеряться.
Помогаем бизнесу работать с самозанятыми
Находим исполнителей, автоматизируем документооборот, производим легальные расчеты
Расчеты и подтверждающие документы
Рассчитываться с самозанятыми можно любым способом, который удобен обеим сторонам. Это могут быть наличные, перевод на банковскую карту или электронный кошелек. Оплату также можно проводить через специальные сервисы для работы с плательщиками НПД, это позволяет провести выплаты день в день.
После оплаты нужно получить от самозанятого чек и проверить его реквизиты: сумму, ИНН самозанятого и заказчика, а также формулировку назначения платежа. Если исполнитель получает оплату наличными или с помощью электронных денег, то он обязан выдать заказчику чек сразу в момент расчета. При оплате «по безналу» чек можно оформлять до 9-го числа следующего месяца.
Также следует составить на каждый заказ акт об оказании услуг. Налоговики считают, что для признания расходов заказчика при работе с самозанятыми одного чека недостаточно (письмо ФНС РФ от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902@)
Статус самозанятого и налоговые риски заказчика
Самозанятый в любой момент может потерять свой статус. Одна из возможных причин — превышение лимита годового дохода в 2,4 млн руб.
Проконтролировать соблюдение этого ограничения предприниматель не может, ведь плательщик НПД имеет право сотрудничать с любым количеством заказчиков.
К тому же налоговики могут снять самозанятого с учета за нарушение других требований закона, например, если он наймет работника по трудовому договору. Кроме того, отказаться от статуса плательщика НПД можно и добровольно.
Во всех подобных случаях самозанятый станет «обычным» физическим лицом. После снятия с регистрации все выплаты в его пользу нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами. Если же заказчик вовремя не узнает о снятии самозанятого с учета, то ему затем придется доплатить не только налог и взносы, но и пени.
Не следует полностью рассчитывать на то, что исполнитель будет строго исполнять положения договора и сразу сообщит заказчику об утрате статуса самозанятого.
Лучше всего проверять налоговый режим исполнителя перед каждой выплатой в его пользу. Здесь возможны два варианта:
- Запросить у исполнителя справку о регистрации в качестве плательщика НПД с текущей датой.
- Самостоятельно проверить статус исполнителя на сайте ФНС. Для этого достаточно знать его ИНН.
При работе с несколькими самозанятыми сразу проще всего это сделать через специальные сервисы-партнеры ФНС. В этом случае проверка статуса будет автоматической, что сильно снизит нагрузку.
Как выглядит работа с самозанятыми для бухгалтера
Возьмем для примера агентство «Плюс», которое занимается интернет-маркетингом. Компания наняла 30 самозанятых авторов для подготовки контента.
Рассмотрим, что должен делать бухгалтер по работе с каждым автором:
- Проверить договор и проконтролировать его подписание. Если же в компании нет штатного юриста, то бухгалтеру, скорее всего, придется самому составлять договоры.
- Перед каждой выплатой проверить, является ли получатель по-прежнему самозанятым или воспользоваться специальными сервисами.
- Провести оплату в соответствии с условиями договора.
- Проконтролировать получение чека в установленный срок, в зависимости от порядка оплаты.
- Проверить реквизиты чека.
- Составить акт и организовать его пересылку и подписание. В большинстве случаев, чтобы избежать ошибок, акты вместо самозанятых оформляют бухгалтеры заказчика.
Все перечисленное не очень сложно выполнить, если исполнителей два-три и выплат в месяц — столько же. Но если их 30, как в нашем примере, то это уже может стать серьезной проблемой. А ведь исполнителей может быть гораздо больше: не только десятки, но и сотни, и даже тысячи. Тогда вероятность ошибок резко возрастет.
Вывод
Работа с плательщиками НПД позволяет бизнесменам снизить обязательные платежи и упростить налоговый учет.
Однако при сотрудничестве с самозанятыми нужно постоянно контролировать их статус, проверять чеки, оформлять подтверждающие документы.
Если исполнителей много, то лучше не заниматься самому всеми этими вопросами, а передать технические функции специальному сервису. Это позволит сотрудникам компании сэкономить время и силы для решения более важных задач.
Маркетплейс для работы с самозанятыми
Поиск исполнителей по всей России, постановка задач, оптимизация документооборота и расчетов.
Начать дискуссию