Государство задает высокий темп перехода в «цифру». Часть инициатив, одобренных Госдумой, воплощаются в жизнь уже сейчас, другие находятся на стадии законопроектов. Вектор относительно цифровизации очевиден. Просто вспомните, сколько услуг оказывается теперь в электронном виде через портал Госуслуг простым гражданам. Это значит, что и бизнесу необходимо интегрироваться в это цифровое пространство, причем уже сейчас.
Концепция развития электронного документооборота
25 декабря 2020 года Президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию была утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности — совместный труд ФНС, заинтересованных органов власти и представителей бизнес-сообщества.
Документ стал основной для всестороннего нормативно-правового регулирования в таких областях, как:
- применение электронной подписи;
- хранение электронных документов;
- обеспечение юридической значимости электронного документооборота.
Разработчики Концепции выделили несколько ключевых направлений развития ЭДО:
- увеличение числа утвержденных форматов электронных документов;
В качестве первоочередных документов выделены: договор с контрагентами, транспортная накладная, акт сверки, счет на оплату, КС-2, КС-3 (это формы акта и справки, составляемые на основе сметы) и другие.
- использование электронной подписи и электронных доверенностей;
- формирование единых технологических правил обмена документами;
Чтобы создать более благоприятные условия для развития электронного документооборота разработчики Концепции предлагают упростить процедуру обмена документами.
- хранение электронных документов и последующее представление с подтверждением юридической значимости;
- установление требования к обмену электронными документами определенного типа между хозяйствующими субъектами;
По мнению ФНС, необходимо предусмотреть поэтапное (с предоставлением переходного периода) введение требований к направлению определенных типов документов (счетов-фактур, товарных накладных, путевых листов и т. д.) в электронном виде.
- взаимодействие с контролирующими органами и органами исполнительной власти.
Отметим, что шаги в направлении совершенствования работы с ЭДО уже делаются. Например, в следующем году сотрудники компаний будут получать электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах, а затем получать от компании электронные же доверенности, действуя согласно которым могут, например, подписывать накладные или счета.
Еще пример — цифровизация кадров. С 1 января 2022 года, если сотрудник устраивается на работу впервые вовсе не обязательно спрашивать его согласия на работу в среде электронного кадрового документооборота (если КЭДО применяется в компании), такие изменения недавно появились в ТК РФ (см. статью ТК 22.2).
О переводе в электронный вид кадровых документов задумываются в первую очередь организации, которые имеют разветвленную организационную структуру, например, ритейлеры. У них же есть необходимость оцифровывать большой объем бумажных документов, которые передают поставщики.
Перевести любой вид документов в цифровой вид с гарантией качества 99% можно на базе платформы Beorg Smart Vision. Речь не о простом сканировании, а о переводе в машиночитаемый формат. Разница в том, что оцифрованный документ размечен для удобной работы с ним в базе данных. Например, его легко найти, используя полнотекстовый поиск.
Вернемся к Концепции. Разработчики в новом подходе предлагают:
1. Расширить межведомственный обмен информацией. Сейчас мы видим это на примере ФСС, который в следующем году будет собирать сведения для расчета пособий из различных источников, например, о рождении ребенка узнает из данных ЗАГСа.
2. Отменить (уменьшить) объемы обязательной отчетности за счет получения информации из первичных документов. И снова пример из практики — введение автоматизированной упрощенной системы, где расчет налога будет происходить на основании данных о движении денег в банке, причем считать налог будет ФНС.
3. Внедрить риск-ориентированный подход при выполнении государственных функций по контролю и надзору. Использование налогового мониторинга вместо выездных и камеральных проверок значительно сократит как госзатраты, так и затраты предпринимателей. Не придется постоянно отвечать на требования, собирать копии документов и отвлекать сотрудников.
Переход к налоговому мониторингу пройдет проще, если оцифровку документов вы доверите Биорг. Мы предлагаем: распознавание сложных, в том числе рукописных документов, безопасность работы (лицензии ФСТЭК, ФСБ), создание удобного электронного архива с умным поиском, особое внимание к персональным данным и сведениям, содержащим коммерческую тайну.
4. Перевод локальных документов компании в электронный формат. Тут снова можно обратиться к примеру с КЭДО, хотя сделать электронными можно любые другие документы. Например, накладные на перемещение между складами, служебные записки, отчеты по командировкам, инвентаризационные описи и т. д.
Чтобы переход бизнеса к цифровым документам прошел легче, законодатели предлагают для начала предусмотреть возможность ведения в электронном виде документов компаний без их дублирования на бумаге. Срок полного перехода на ЭДО не указан, т.к. Концепция отражает общий подход к цифровизации.
Также предлагается:
- Пересмотреть (а точнее сократить) перечень документов, которые нужно обязательно хранить. В Концепции не уточняется, какие именно документы будут исключены, только отмечено, что нужно сократить количество хранимых документов.
- Разработать правила хранения электронных документов, которые нужно сохранять длительное время (в первую очередь речь конечно о кадровых документах).
- Определить вид электронной подписи для подписания каждого вида документа.
- Больше просвещать граждан о возможностях, которые дает работа с электронными документами, предоставлять необходимые инструменты для работы с ними и т. д.
Обработка анкет, паспортов, удостоверений и прочих подобных документов занимает много времени. Если вы оказываете населению услуги (например, выполняете функции управляющей компании), подбираете кадры (HR-агентство), выдаете займы (микрофинансовые организации) и т. д., то ваши сотрудники тратят огромное количество рабочих часов на то, чтобы внести данные клиентов в базу.
Beorg Smart Vision очень быстро обрабатывает все типы документов. Например. главный разворот паспорта сервис распознает в срок до 2 секунд (при хорошем качестве изображения) и до 2 минут (в остальных случаях). Представьте, как это повлияет на клиентский поток — сотрудники смогут обрабатывать больше заявок, исключены опечатки, ошибки, в т. ч. критические.
Какие процессы нужно автоматизировать?
В первую очередь, речь идет об автоматизации процессов управления компанией. Это и документооборот (работа с исходящими, входящими, внутренними документами, работа с договорами, персональными данными), финансовый менеджмент (согласование оплаты счетов, планирование бюджетов и т. п.), ведение бухгалтерского учета и т. д. Этим перечень автоматизируемых процессов не ограничивается. Суть в том, чтобы управленческие решения принимались быстро. Принимая решения долго, компания теряет деньги.
Чем больше рутинных операций будет выполнять та или иная автоматизированная система, тем больше будет свободного времени для развития бизнеса, более внимательной работы с клиентами, для повышения качества предоставляемых услуг и т. д. Не говоря уже о том, что автоматизация поможет избежать ошибок, которые неизбежно совершают даже самые внимательные люди.
Автоматизировать можно практически любой бизнес-процесс и это никак не связано с численностью компании.
Что такое оцифровка и зачем она нужна?
Управленческие решения фиксируются документами (как в бумажном, так и в электронном виде).
Электронные документы хранятся в различных системах. Например, приказы, служебные записки, входящие и исходящие письма — в системе электронного документооборота; первичная документация — в системе бухгалтерского учета.
Бумажные документы пылятся в папках, со временем их становится все больше и больше. Такой архив не только занимает много места, но и не позволяет оперативно находить нужный документ, а многие сотрудники просто не имеют возможности получить к нему физический доступ.
Здесь поможет оцифровка и в дальнейшем создание электронного архива документов.
Мы уже выше говорили о том, что сканирование и оцифровка это совершенно разные процессы. Оцифровка — это перевод бумажного документа в машиночитаемый формат. Обычную скан-копию компьютер воспринимает просто как картинку, а оцифрованный документ — как настоящий цифровой оригинал, размеченный и атрибутированный.
В электронном виде необходимые документы будут всегда под рукой. Не нужно будет опасаться их физического повреждения, в т. ч. элементарного выцветания (это характерно, например, для кассовых чеков). А если их хранить в облачном хранилище или корпоративном файловом хранилище, скан-копии будут доступны еще и с любого устройства.
Электронный архив
Электронный архив, о котором говорилось выше, — это информационная система для хранения документов в электронном виде.
Электронный архив и система электронного документооборота (СЭД) — не одно и то же.
Функции электронного архива:
- создание каталога документов с определенной иерархией;
- распределение информации по типу документов;
- хранение документов в электронном виде;
- обеспечение пользователям доступа к документам;
- просмотр и работа с электронными копиями;
- поиск документа как по каталогу, так и по заданным параметрам;
- администрирование системы (регистрация новых пользователей, контроль за работой, наделение правами доступа и т. д.) и т. п.
СЭД же подразумевает управление потоком документов, его организацию, построение маршрутов согласования и т. п.
Оцифровка архива на платформе Beorg Smart Vision: вы платите только за результат. Организуем пилотный проект для государственного учреждения или коммерческой организации.
Бухгалтерский учет в цифре
Бухгалтерия семимильными шагами к юридически значимому электронному документообороту. Более того, нормативно-правовая база для этого уже сформирована. Например, в электронном виде могут составляться:
- Счета-фактуры (Приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@ «Об утверждении форматов журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»);
- УПД (Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@);
- Больничные листки (Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ вносятся изменения в законодательные акты по социальному страхованию, с 1 января 2022 года все листки нетрудоспособности выдаваться будут в электронном виде);
- Транспортные накладные (с 1 января 2022 года, Федеральный закон от 2 июля 2021 г. № 336-ФЗ).
Сейчас бухгалтерия той или иной компании может работать одновременно с несколькими программными продуктами: ERP (или учетная система), клиент-банк, система сдачи отчетности, система ЭДО. Для слаженного документооборота, для исключения дублирования документов, обмена между удаленными подразделениями необходим единый архив данных, откуда сведения могут поступать любому пользователю в считанные секунды.
При этом должно обеспечиваться сохранение коммерческой и гостайны, персональных данных, необходимо вести контроль доступа. Этим требованиям отвечает электронный архив.
Через платформу Beorg Smart Vision переводить бумажные документы в цифровой вид быстро и легко:
- Достаточно просто отсканировать документы.
- Нейросеть обработает сканы, в случае необходимости операторы доплнительно верифицируют результат обработки.
- Качественные данные выгружаются в вашу систему: 1С, Siebel, MS Dynamics, SAP и др. и в Биорг Смарт Архив.
У компании есть лицензии ФСТЭК и ФСБ России, а программное обеспечение для шифрования данных сертифицировано. Кроме того профессиональная ответственность Beorg застрахована.
Внимание бизнеса сосредоточено на автоматизации процессов управления. Причем речь идет не только об автоматизации крупных корпораций, но и небольших компаний из различных отраслей экономики. В конечном итоге и те и другие ищут источники повышения производительности труда, эффективности производства и пути уменьшения затрат. И, безусловно, не стоит сбрасывать со счетов и планы государства на этот счет — взаимодействие как с бизнесом, так и с гражданами в цифровом пространстве.
Подводя итог, можно сказать, что весь бизнес перейдёт в цифру потому что:
- Компании ищут способы взаимодействия как внутри собственной структуры, так и с внешними пользователями наименее затратными способами. Выгодной альтернативой бумаге становятся электронные документы.
- Организации, которые используют электронный документооборот, становятся более мобильными и гибкими. Для них тот же переход на принудительную удаленку не переходит в кризис. Даже наоборот — цифровизация, появление экосистем (например, СБЕР, МТС), интернет-торговля позволяют развиваться бизнесу, в т.ч. малому, на расстоянии: предоставлять услуги и продавать товары.
- Изменяется подход к проверкам — налоговая уже не стремится выезжать к налогоплательщику, а получает нужные сведения дистанционно, взаимодействую через каналы электронной отчетности, банки, проводя налоговый мониторинг.
- «Цифровая экономика» — это один из крупнейших нацпроектов в России, очевидно, что он уже активно внедряется в жизнь как обычных граждан (Госуслуги, Работа в России), так и бизнеса. Согласно проекта, большая часть инициатив будет реализована уже до 2024 года.
Beorg
Автоматически обрабатываем любые бухгалтерские, кадровые и другие документы. Быстро, точно, надежно.
Начать дискуссию