Внедрение электронного документооборота и использование электронной подписи существенно упростили взаимодействие между бизнесом и государственными органами. После появления машиночитаемой доверенности (МЧД) передача полномочий стала удобнее, так как бумажные документы больше не нужны. Организация ЭДО помогает повысить эффективность бизнес-процессов и сократить затраты на бумажные документы и их хранение.
Как оформить электронную подпись и МЧД? Можно ли делегировать полномочия руководителя уполномоченному представителю? На эти и другие вопросы мы постараемся ответить ниже.
Как связана машиночитаемая доверенность с электронной подписью
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный формат обычной бумажной доверенности, который является файлом с расширением *xml. Она дополняет электронную подпись физического лица, и содержит информацию о физлице, которому делегированы определенные полномочия представлять интересы конкретной организации.
Электронная подпись оформляется на определенное лицо и содержит его данные – фамилию, имя, отчество, а также номера СНИЛС и ИНН, без привязки к какой-либо организации. МЧД указывает, в каком объеме гражданину переданы полномочия подписывать документы от имени конкретной организации своей электронной подписью.
Обращаем ваше внимание, что даже с полными правами электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность не равны полномочиям руководителя организации, действующего без доверенности, так как фактически заменяют подпись сотрудника. На одну ЭП можно зарегистрировать несколько доверенностей для разных компаний, что позволяет использовать одну подпись физлица для подписания отчетности сразу за несколько организаций, а также экспортировать её – копировать и установить на любой носитель.
Форматы МЧД
Для настройки обмена с государственными органами, а также контрагентами, требуются разные типы МЧД. К сожалению, пока еще нет единого формата электронной доверенности, позволяющего в одном электронном документе определить все полномочия представителя.
Существует обычная МЧД для сдачи отчетности, другой вид МЧД для обмена с фондами, а также – единая МЧД, которая, по сути, объединяет все разрозненные виды МЧД
Оформление МЧД: Пошаговая инструкция
Для оформления доверенности необходима электронная подпись руководителя организации или уполномоченного лица. Если руководитель еще не получал электронную подпись (ЭП) в Удостоверяющем Центре ИФНС, оформление будет невозможно.
1. Создание черновика МЧД:
В специальном сервисе ИФНС – Едином блокчейн-хранилище МЧД – создается черновик, который затем сохраняется в формате *xml. Подписать доверенность с помощью этого сервиса не получится.
2. Подписание черновика МЧД:
Необходимо подписать электронной подписью руководителя ранее созданный черновик МЧД с помощью соответствующей программы. Большинство операторов ЭДО уже сейчас предлагают возможность подписания различных форм доверенностей для ИФНС, Социального Фонда России и других органов.
3. Отправка МЧД:
Следует отправить оформленную МЧД в соответствующий госорган. После успешной регистрации доверенности физическое лицо сможет использовать ее для отправки и подписания документов и отчетности электронной подписью.
МЧД может быть оформлена на физическое лицо даже в том случае, если уполномоченный представитель пока еще не получил свою электронную подпись.
Эксперты «Бетерры» регулярно проводят мероприятия по актуальным вопросам бизнеса
Хранение доверенностей
Хранение МЧД осуществляется в электронном виде, что обеспечивает доступность и безопасность данных.
Доверенности хранятся в Едином блокчейн-хранилище МЧД с целью дальнейшего использования, в том числе создания, контроля статуса, загрузки и отмены доверенности. Зарегистрированные доверенности могут храниться на компьютере или других носителях, а также доступны для скачивания у операторов электронной отчетности.
Передача полномочий уполномоченному представителю
При необходимости физлицо может делегировать свои полномочия. Для этого необходимо:
Получить Электронную подпись от удостоверяющего центра ИФНС, если она еще не получена.
Оформить ЭП для сотрудников, которым будут переданы полномочия.
Установить перечень передаваемых полномочий и подготовить МЧД с соответствующим списком прав.
Подписать и зарегистрировать МЧД в государственных органах.
Создать аккаунты для представителей на платформах Госуслуг, ФТС и других.
Обеспечить доступ уполномоченным сотрудникам к сервисам операторов электронной отчетности.
Безопасность данных
Криптографическая защита машиночитаемых доверенностей обеспечивает их безопасность и надежность.
Стоит учитывать следующие аспекты такой защиты:
Шифрование данных. Для защиты содержимого доверенности можно использовать симметричное шифрование (один ключ для шифрования и расшифровки) или асимметричное (пара ключей — открытый и закрытый) и применять протоколы TLS/SSL для защиты данных во время передачи.
Цифровая подпись обеспечивает целостность и подлинность документа. Подписанный документ можно проверить с помощью открытого ключа подписавшего лица, чтобы быть уверенным, что документ не был изменен после подписания.
Хэширование для создания уникального представления документа. Такой механизм помогает проверить целостность данных и предотвратить подделку.
Аутентификация пользователей, уполномоченных создавать или управлять доверенностями. Защиту можно усилить с помощью многофакторной аутентификации.
Безопасное хранение и управление криптографическими ключами.
Следование международным стандартам и протоколам (например, ISO/IEC 27001) для обеспечения безопасности данных.
Мониторинг и аудит доступа к документам и ведение журналов для выявления подозрительных действий.
Регулярное резервное копирование защищенных документов для предотвращения потери данных.
Эти меры помогут обеспечить высокую степень защиты машиночитаемых доверенностей от несанкционированного доступа и манипуляций.
Опыт компании «Бетерра»
Эксперты компании «Бетерра» начали применять МЧД в работе с компаниями-клиентами еще в переходный период, до 1 сентября 2024 года. Это позволило накопить значительный опыт в этой области при работе с ключевыми операторами ЭДО.
Наша команда готова провести анализ вашей текущей системы электронного документооборота и предложить эффективные решения для оптимизации бизнес-процессов.
Эксперты «Бетерры» регулярно проводят мероприятия по актуальным вопросам бизнеса
Реклама: АО «Бетерра», ИНН 7704154440, erid: LjN8KQrmp
Начать дискуссию