Отрицание, гнев, торг: почему компании переходят на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета

В этой статье я расскажу о том, какими путями и через какие заблуждения приходят к аутсорсингу бухгалтерии финансовые руководители, коих немало встретилось на моем карьерном пути.

В своей практике я постоянно сталкиваюсь с «отрицанием» руководителей в отношении аутсорсинга. Многие успешно избавляются от стереотипов и выходят на новый уровень в стратегическом мышлении, а кто-то так и остается при своем мнении.

Пожалуй, самый яркий из знакомых всем нам общих стереотипов управленцев — о невозможности сотрудников качественно работать удаленно. Как мы все знаем, в 2020–2022 годах большинство из них поменяли свою позицию на этот счет и увидели очевидные плюсы в гибридном графике и удаленной работе сотрудников. Сейчас уже мало кто представляет себе мир без удаленной работы.

Перечислю наиболее распространенные из управленческих стереотипов в отношении бухгалтерского аутсорсинга, которые на самом деле далеки от реальности:

На самом деле нет. Расходы в большинстве случаев сопоставимы или ниже, чем содержание штатного бухгалтера (учитываем зарплату, налоги, аренду рабочего места и другие платежи). Достигается это за счет того, что в аутсорсинговой компании много специалистов, каждый из которых делает свою часть работы, а вместе вы получаете комплексную услугу. 

Например, ваш штатный бухгалтер выполняет и простые рутинные функции, и сложные, требующие высокой квалификации. Но ассистенту вы вторую часть работы не поручите, поэтому необходимо иметь в штате опытного специалиста с соответствующим уровнем оплаты. Тогда как аутсорсер поручит первую часть бухгалтеру-ассистенту, а вторую — ведущему специалисту, который будет проверять за ассистентом и решать вопросы более высокого уровня. Два, а то и три в одном.

Действительно, привлекая бухгалтера на фрилансе, вы можете сильно сэкономить, особенно если он работает на вашем проекте лишь частично. Это можно делать в тех случаях, когда ваш бизнес предполагает действительно минимальный набор простых бухгалтерских операций.

Аутсорсинг — это передача определенного функционала именно другой компании, провайдеру услуг. В отличие от физического лица, которое работает на вас по договору ГПХ или в статусе самозанятого и которому на практике очень сложно предъявить претензии за ошибки, юридическое лицо реально несет ответственность, закрепленную законодательно, и вы всегда можете взыскать с него деньги за ущерб. Но стороннему провайдеру вряд ли будет выгодно допускать ошибки и нести убытки.

Аутсорсер заинтересован в том, чтобы вы не только были довольны, но и расширили спектр оказываемых услуг. Поэтому он следит за качеством, перепроверяет расчеты, внедряет различные системы контроля. Он действительно отвечает за корректность данных. Для вас это значит, что в учете вряд ли будут допущены ошибки, а вам не будут грозить штрафы и споры с налоговой. Свой бухгалтер вам такого как раз не гарантирует — он всего лишь наемный работник.

И вновь заблуждение. После эпохи удаленной работы в пандемию разницы в способах и удобстве коммуникаций нет. При этом аутсорсинговый специалист может при вашем желании находиться у вас в офисе, организовать сбор бумажных документов или собирать документы у контрагентов с помощью электронного документооборота. Здесь как пожелаете.

Здесь в точности обратная ситуация. Все профессиональные риски аутсорсинговой компании застрахованы на сотни миллионов рублей, поэтому аутсорсинг уделяет столько внимания контролю расчетов.

Спросить с штатного бухгалтера в случае его ошибок вы сможете только частями не более 20% от его заработной платы в месяц. При больших штрафах это растянется на годы. Если внешний бухгалтер ошибся — споров не возникнет, репутация для аутсорсера имеет значение. Убытки будут возмещены.

Бухгалтерские услуги

Если задумались о переводе бухгалтерии на аутсорсинг — доверьтесь профессионалам!

Подробнее

Очевидная вещь: цена недосмотра и ошибки в бухгалтерском и кадровом учете слишком большая, чтобы пускать эти вопросы на самотек. Законодательство часто обновляется — это требует высокой квалификации и постоянного обучения сотрудников бухгалтерии. Штрафы и судебные разбирательства влекут за собой убытки вплоть до потери бизнеса.

При этом интересно, что, с одной стороны, собственники осознают все риски, а с другой — порой доверяют бухгалтерию лицам, очень далеким от нее. В моей практике были случаи, когда бухгалтерию вел кладовщик, секретарь или даже родственник — советский бухгалтер на пенсии.

Если в бухгалтерии нет профессионального специалиста, который уверен в своих действиях, готов оспаривать мнение налоговиков, выстроит внутри компании взаимодействие с сервисными подразделениями, то в финансовых документах будут хаос и ошибки. Как следствие — бизнес будет нести денежные потери из-за штрафов и текучки кадров, репутационных рисков.

Не будем углубляться в перечисление многочисленных рисков для бизнеса и поговорим о среднестатистической устойчивой российской компании, уверенно занимающей свое место на рынке, со штатом 100 человек и оборотом от 500 млн руб. в год. Я разделяю их на 2 группы, у каждой из которой очень часто наблюдается своя крайность:

Такие компании часто имеют избыточный штат финансовой службы: есть финансовый директор, главный бухгалтер, расчетчик зарплаты, бухгалтер по налогам, казначей, финансовый контролер, специалист по бюджетированию, экономист и еще 3 бухгалтера на участках... Директор понимает, что это избыточно, но сокращать некого — все нужны, все загружены, все столы в бухгалтерии завалены бумагами.

Такие компании активно развиваются, открывают новые направления бизнеса и филиалы, а в бухгалтерии и отделе кадров у них при этом работают те же специалисты, что и 5–10–15 лет назад в момент открытия. Лично знакома с несколькими такими кадровиками, которые начинали вести учет с 10 сотрудников, а сейчас в одиночку обслуживают штат из 100–150 человек из разных компаний холдинга. 

Такую же ситуацию часто вижу и в стартапах. Несмотря на хороший рост компании и прибыли, они не могут выстроить бизнес-процесс в бухгалтерии и кадрах из-за нехватки времени и экспертизы.

В документах таких компаний творится бардак, а бухгалтеры либо перегружены, либо не заинтересованы в профессиональном развитии и качестве работы. Из-за постоянных конфликтов демотивированы не только сотрудники финансовых служб, но и сервисных подразделений. 

Описанные выше ситуации широко распространены и на самом деле идеально подходят для аутсорсинга бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. Руководителям важно лишь вовремя это понять и принять волевое решение о важном для бизнеса изменении — но, как показывает мой опыт, далеко не все могут это сделать, хотя многие недовольны происходящим. 

В моей практике большинство компаний после успешного делегирования хотя бы части вопросов бухгалтерского или налогового учета качественному аутсорсеру выражали желание расширять объем переданных на аутсорсинг функций. Почему так происходит? Давайте рассмотрим для примера две важных бухгалтерских функции и посчитаем экономическую выгоду.

• Расчет заработной платы. Элементарный расчет покажет, что на самом деле такая рутинная, но ответственная задача как расчет зарплаты обходится компании ощутимо дороже, чем кажется на первый взгляд. Прикинем зарплату и налоги на одного расчетного бухгалтера. Прибавим к этому неизбежный риск ошибок и штрафов, а также усилия на поддержание лояльности к компании, затраты на обучение, больничный хотя бы неделю в год, расходы на закрытие вакансии (и все вытекающие отсюда совместительства), и становится очевидно, что расчет зарплаты — это задача, которую во всех смыслах проще отдать качественному подрядчику.

• Кадровое делопроизводство.  Еще один хороший пример рутинной задачи, которую, на мой взгляд, экономически целесообразно передать аутсорсеру. Когда в штате больше 100 человек, то прием, увольнение, отпуска, больничные и командировки происходят каждый день. Прибавьте к этому сотрудников на договорах, совместителей и мобилизованных. Только представьте себе весь этот документооборот и возможные юридические нюансы. Вероятность ошибки велика, а трудовые инспекции всегда стоят на стороне работника. Да и штрафы для бизнеса растут — например, в воинском учете с октября 2024 года ответственность работодателя выросла до 400–500 тысяч рублей. 

Большие аутсорсинговые компании дорожат своей репутацией и стремятся поддерживать лояльность клиентов. А это означает, что они нередко готовы оказывать услуги, выходящие за рамки контракта. Пользуйтесь этим — получайте дополнительные консультации от дорогостоящих экспертов.

Помимо поддержки с учетом и отчетностью, часто аутсорсер готов помочь с автоматизацией и интеграцией учетных систем и оптимизацией бизнес-процессов вплоть до доверительного управления.

Важный, но не очевидный бонус аутсорсинга — высвобождение собственных ресурсов компании для реализации стратегических инициатив и развития core-бизнеса. У финансового директора, наконец, появляется время на глубокий анализ финансовых показателей и обеспечение стратегических задач бизнеса, а отдел кадров сможет сосредоточиться на развитии HR-бренда и корпоративной культуры, что в конечном счете усиливает команду, а значит, сокращает текучку и расходы на поиск и адаптацию новичков.

Начните с передачи функций расчета зарплаты и кадрового делопроизводства — эти участки наиболее обособлены и проще всего передаются. Можно передать оба участка сразу или выбрать один, и оценить результат.

Дальше, в зависимости от специфики вашего бизнеса, можно передать аутсорсеру авансовые отчеты, расчеты с поставщиками, учет основных средств и налоговую/ бухгалтерскую отчетности.

Удачи вам на пути стратегически важных для компании решений!

Бухгалтерские услуги

Если задумались о переводе бухгалтерии на аутсорсинг — доверьтесь профессионалам!

Подробнее

Реклама: АО «Бетерра», ИНН 7704154440, erid: LjN8JwJE1