Насколько хорош ваш бухгалтер?

Нанимая на работу специалиста, вы, как руководитель, ожидаете, что он возьмет на себя все тяготы, связанные с ведением учета. Но иногда такое доверие может обернуться неприятностями, причем крупными.

Конечно проверить работу своего главбуха или бухгалтера, выполняющего его обязанности, можно всегда, но есть несколько ситуаций, когда это просто необходимо сделать:

• При передаче дел. Когда на место одного главбуха приходит другой, он иногда находит для себя неприятный сюрприз — горы неподшитых документов, неполную базу, несданные отчеты.

Зачастую руководитель относится к этой процедуре формально — ключи от кабинета сдали и ладно, но это не правильно. В идеале необходимо провести аудит учета и составить опись передаваемых документов (хотя бы в общем виде — «накладные за 2 квартал 2020 года», «акты сверки за период 2018 — 2020 годы» и т.п.), а также зафиксировать передачу различных паролей и доступов — к программе, самому ПК, если он запаролен, рабочей электронной почте и т.д.

• При повышенном внимании контролирующих органов. Если организация стала получать больше требований, запросов. Тем более, если они касаются пояснений расхождений в отчетности, отсутствии каких-либо сведений и данных, ошибками в отчетах и т.п.
• Перед проведением проверки. Не всегда это возможно, но иногда о ней известно заранее. И речь не только о проверке контролирующих органов, но и, например, плановый визит учредителей, проверяющих дела компании, или приезд вышестоящего руководства, ревизора в филиал с теми же целями.
• Если вы хотите оценить реальное положение дел в организации. К примеру, перед продажей бизнеса или, наобjрот, расширением, появлением нового инвестора, участника.
• Если вы собственник и сомневаетесь в качестве ведения дел в принадлежащей вам организации, честности и соответствии заявленной квалификации ваших сотрудников.

Бухгалтерская ревизия учета в организации

У нас есть список из 6 пунктов, по которым мы рекомендуем обязательно пройтись, чтобы определить — насколько же хорош ваш бухгалтер.

1. Как одна команда

Подумайте, как построено ваше взаимодействие с бухгалтером. Вы обсуждаете рабочие ситуации, обмениваетесь мнениями — как лучше будет поступить с точки зрения налогообложения в той или иной ситуации или ваш главбух совершенно апатичен к происходящему.

Если главный бухгалтер из тех, кто отсиживает на работе от звонка до звонка, то у такого специалиста нет желания ни вникать в особенности деятельности, ни предлагать способы экономии, ни заниматься налоговым планированием. Учет, он (возможно) ведет хорошо, но вот активных действий и эволюции в профессиональном плане от него не добиться.

2. Сложностям — решительное «нет»

Стоит вам затеять новое направление в деятельности или открытие очередного магазина, как главбух начинает вас горячо убеждать, что это трудно, сложно и вообще лучше обойтись без расширения.

Звучит странно, но бывает, что бухгалтер понимает — если новые планы осуществятся, во-первых, прибавится работы, во-вторых, потребуется освежать или даже расширять собственные знания. Появляется неуверенность в собственных силах и тогда проще отговорить руководителя от нововведений, чем разбираться в них.

Хороший главбух не боится трудностей, а если есть реальные основания для возражений — обоснует их со ссылками на законы, без стенаний и паники.

3. Рабочий вопрос

Не надо будить бухгалтера в два часа ночи и просить вспомнить какая сумма осталась на счете или сколько задолжало за прошлый месяц ООО «Ромашка». Достаточно в обычном рабочем порядке попросить предоставить какие-нибудь данные. Например, сведения о имеющейся дебиторской задолженности.

Как будет выглядеть нормальный ответ:

• «Лютик» должен 10 тысяч уже давно, выставлена претензия, я с ними работаю насчет постепенного погашения долга, мы это с вами обсуждали;
• У «Одуванчика» долг текущий, просто не наступил еще срок оплаты;
• «Розочка» просила отсрочку, как раз звонили, считаю, что стоит предоставить, они давние клиенты и ни разу не просрочили ни одного платежа...и т.д.

Сразу видно, что ваш главбух в курсе происходящего и держит руку на пульсе. Если он не может внятно объяснить откуда вообще долг у «Лютика» или просит на поиск информации значительное время, то явно в бухгалтерии не все ладно.

Кстати, то же касается и отслеживания изменений законодательства. Если ваш бухгалтер постоянно не в курсе происходящего, в отличие от вас, то стоит задуматься насколько правильно ведется учет и сдаются отчеты таким «ответственным» лицом.

Провести проверку ведения бухгалтерского и налогового учета помогут опытные специалисты ГК «Бизнес Гарант». Мы не только предоставим отчет о выявленных ошибках, но и предложим рекомендации по их исправлению.

Узнать больше о проверке ведения учета или оставить заявку

4. Устраиваем проверку

Проверку качества учета можно провести несколькими способами:

• Запросить акты сверки с ФНС и контрагентами
• Получить доступ к учетной базе
• Проверить складские остатки

Речь не идет о какой-то масштабной инвентаризации. Достаточно сделать выборочную проверку.

Если в акте сверки с налоговой вы увидели долг или переплату, то автоматически считать, что бухгалтер вас разоряет не нужно. К примеру, единый налог на упрощенной системе уплачивается в течение года авансами и соответственно будет отражаться в сверке как переплата.

Что касается базы, то нет оправдания тому, что вас к ней не пускают. Все сведения принадлежат организации и вам, как руководителю, должен быть предоставлен к ним доступ. Чтобы увидеть состояние учета, посмотрите или попросите показать отдельные разделы. Например, открыть выписки банка. Обратите внимание — за какой период введены последние сведения. Продажи, покупки, начисление зарплаты и т.д. — везде последние данные должны быть актуальными.

Чтобы провести мини-инвентаризацию склада, запросите данные из бухгалтерии и со склада по какой-нибудь отдельной категории продукции или конкретному товару, или сведения об основных средствах, числящихся на балансе организации. Проверьте действительно ли то, что вы увидели на бумаге, есть в реальности.

Проще всего проводить такую проверку в небольшой организации, когда сам руководитель точно знает что и в каком количестве есть в компании.

Дополнительно можно проверить, как ведется хранение документов — попросите принести, к примеру, акты по аренде, накладные за 2 квартал или договор с поставщиком. Сколько времени потребуется на поиск и в каком виде предстанут документы (в папке, подшитые в хронологическом порядке или будут вырыты из завалов других бумаг на столе)? Сделайте выводы.

Бесплатная экспресс-проверка ведения бухгалтерии в 1С

5. Сверяем отчеты

Еще один способ — проверить вся ли отчетность сдана в срок и в полном объеме. Если у вас есть работники (а в организации это как минимум директор), то по ним должны быть сданы следующие отчеты:

• СЗВ-М (сдается ежемесячно)
• 6-НДФЛ
• Расчет по страховым взносам
• 4-ФСС

Последние три подаются ежеквартально. Есть еще отчет, содержащий сведения о трудовой деятельности — СЗВ-ТД. Что касается других, то тут все зависит от системы налогообложения.

На УСН сдается декларация раз в год. По ЕНВД ежеквартально. По НДС и налогу на прибыль каждый квартал, но могут быть и ежемесячные декларации. Зависит от специфики работы и особенностей уплаты налогов.

Обратите внимание! В основном отчетность сейчас сдается в электронном виде, а электронную подпись некоторые руководители доверяют бухгалтеру, чтобы тот от их имени отправлял отчеты. Т.е. формально всю отчетность подписываете именно вы, а не главбух.

Если хотите, чтобы было иначе — необходимо оформить отдельную ЭЦП на главного бухгалтера, выдать ему доверенность на право подписи отчетности, издать соответствующий приказ и провести еще ряд манипуляций.

6. Проконтролируйте расчетный счет

Та же история, что с электронной подписью — директор доверяет главному бухгалтеру ЭЦП или дает доступ к банку с полным функционалом. Наверное, такие руководители не слышали известный анекдот про бухгалтера: «Хорошего бухгалтера найти сложно. Вот Вера Павловна уже 10 лет в федеральном розыске». Смех-смехом, а ведь не так редко мелькают истории о том, как бухгалтер самовольно начислял и выплачивал себе премии или переводил деньги в подставные компании.

Периодически просите прислать выписки, проверяйте куда именно уходили деньги.

Если все же хотите предоставить бухгалтеру доступ к счету, но и себя обезопасить, действуйте одним из двух способов:

• Настройте доступ для «читателя». В этом случае бухгалтер может просматривать документы, скачивать выписки и составлять платежки, но подписать их и отправить не сможет. к тому же он будет заходить в систему под своим логином и паролем.
• Если речь о штатном главном бухгалтере, можно предоставить право второй подписи. Тогда документы вы будете подписывать вдвоем, каждый своей ЭЦП.

Если оказалось, что состояние вашего учета оставляет желать лучшего — декларации не сдаются, налоги рассчитаны неверно, а документы даже не внесены в базу — не волнуйтесь. Все можно исправить с помощью восстановления бухгалтерского учета!.

У нас большой опыт работы с проблемными компаниями или теми, кто неожиданно попал в беду из-за беспорядка в документах и учете. Не ждите проблем — восстановите учет прямо сейчас.

Узнать больше о восстановлении бухгалтерского и налогового учета или оставить заявку