Оплата услуг самозанятых включается в расходы. Какие документы для этого нужны

Не секрет, что компаниям и ИП выгодно привлекать к выполнению работ или оказанию услуг исполнителей-физлиц, имеющих статус налогоплательщика НПД (самозанятых). Но не стоит забывать, что эти взаимоотношения должны быть правильно документально оформлены, чтобы выплаченные самозанятому деньги можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль или УСН. Этот пост нашего блога мы решили посвятить теме документов. Тем более, что недавно вышло несколько разъясняющих писем ФНС на этот счет.

Если компания заключает договор ГПХ, например, с ИП, и платит ему безналом, то, как правило, стандартный комплект документов включает в себя договор, счет и акт выполненных работ.

Но в случае заключения ГПХ с самозанятым физлицом есть определенные нюансы по части документов.

Договор

При заключении договора с самозанятыми следует руководствоваться нормами гражданского законодательства. Федеральный закон № 422-ФЗ от 27.11.2018 о самозанятых не регулирует гражданско-правовые отношения сторон сделки и порядок их оформления. Об этом, в частности, напоминает ФНС, отвечая на вопросы налогоплательщиков.

То есть сделки с плательщиками НПД оформляются так же, как с ИП и физлицами. 

Вместе с тем рекомендуем в договоре с самозанятым прописать, что Исполнитель является налогоплательщиком НПД.

Что касается формы договора, то в письме № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 ФНС также апеллирует к нормам ГК. В частности, отмечается, что в соответствии с пунктом 1 статьи 161 ГК РФ сделки юрлиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме.

При этом согласно пункту 2 статьи 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными, в том числе электронными, документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Если сделка исполняется немедленно, то договор можно заключить в устной форме. Подтверждением заключения договора в этом случае является оплата.

Счет

Бухгалтерам привычно производить оплату контрагентам на основании полученных от них счетов. Но одно дело, когда исполнитель – юрлицо или ИП, у которых есть бухгалтерская программа и бухгалтер, способный сформировать этот, в общем-то незамысловатый, документ, и совсем другое дело, когда речь идет о самозанятом гражданине.

Выставлять заказчикам счета на оплату самозанятым конечно не запрещено, но не всякий сможет сделать это самостоятельно.

В сервисе «Мой налог» на данный момент такой функции не предусмотрено. 

Однако, как сообщает ФНС в письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8487@, в настоящее время для мобильного приложения «Мой налог» разрабатывается функционал по выставлению счетов на оплату товаров (работ, услуг).

Чек

Чек, сформированный в приложении «Мой налог» - это важный документ, без которого принять в расходы оплату самозанятому нельзя в принципе.

Напомним, сформировать чек самозанятый должен в момент расчета и сразу передать его заказчику. Однако если оплата производится безналичным путем, то чек формируется и передается не позднее 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором произведена оплата.

В чеке должна быть указана сумма, наименование оказанной услуги и ИНН организации-заказчика. Внимательно проверяйте чеки! Самозанятый может ошибиться, например, при указании ИНН вашей компании.

Чек может быть передан заказчику в электронной форме или на бумажном носителе.

В электронной форме чек может быть передан следующими способами:

• путем направления чека заказчику на его мобильник или электронку в виде ссылки на такой чек в информационной системе;
• путем обеспечения заказчику возможности считать QR-код, содержащийся на чеке и включающий в себя ссылку на такой чек в информационной системе.

Об обязательном формировании чека при расчетах с клиентами ФНС напоминает в своем недавнем письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@.

Акт

Акт приемки выполненных работ (оказанных услуг) в случае сделки с самозанятыми не имеет такого решающего значения, как при заключении договоров с физлицами, ИП и юрлицами.

ФНС неоднократно подчеркивала, что самое главное – это чек. Без него учесть суммы, уплаченные налогоплательщику НПД, при определении налоговой базы нельзя.

Между тем, также может быть оформлен акт, который отражает период или дату оказания услуги. Это также влияет на отражение расходов в налоговом учете, например, в случае предоплаты, сообщает ФНС письме № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019.

Но в любом случае наличие чеков обязательно. Акт их дополняет, но не заменяет.

Оптимизация документооборота

Документооборот по сделкам с самозанятыми значительно упростится, если использовать специальные сервисы – Биржи.

БиржаАутсорсинга.рф – это онлайн-площадка, предназначенная для контакта заказчиков с самозанятыми исполнителями.

У нас вы найдете подходящих специалистов-исполнителей, статус которых в качестве плательщиков НПД нами отслеживается.

Кроме того, на бирже организован электронный документооборот. Это значит, что вам не нужно ждать от исполнителя бумажных документов, доказывать ему необходимость их составления, согласовывать их, подписывать и т.д.

Все документы формируются сервисом и отвечают всем требованиям законодательства к первичным документам.

Удобная и простая работа с самозанятыми

Регистрируйтесь на БиржаАутсорсинга.рф, размещайте заявку и получайте отклики исполнителей

Оставьте заявку прямо сейчас!

Укажите ваши контактные данные, наш менеджер свяжется с вами, проконсультирует и поможет зарегистрироваться:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение