Зачем проводить аудит сотрудничества с самозанятыми
Сотрудничать с самозанятыми выгодно и просто:
Услуги самозанятого часто стоят дешевле в сравнении с предложениями компаний, а качество не уступает.
Оформление сотрудничества аналогично любому другому контрагенту, но в сравнении с внештатниками без специального налогового статуса привлечение самозанятого не влечет за собой обязанностей налогового агента и страхователя.
Но за этими преимуществами работы с самозанятыми скрываются риски, которые грозят компании возможными проблемами с ФНС:
Риск не получить от самозанятого чек и, как следствие, невозможность учесть расходы в бухгалтерском учете.
Риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые также влечет за собой не только уплату страховых взносов и НДФЛ, но и всех выплат, положенных штатнику, например, отпускных и повышения зарплаты при индексации, а также штрафов за сокрытие трудовых отношений.
Поэтому регулярный аудит сотрудничества с плательщиками НПД — основа стабильной и результативной работы с самозанятыми без внезапных подводных камней и рисков, которые влекут за собой дополнительные траты.
В результате аудита компания увидит, насколько безопасно осуществляется взаимодействие с самозанятыми, выявит спорные ситуации и, при необходимости, сможет принять меры к их исправлению раньше, чем на проблему обратит внимание ФНС и межведомственная комиссия.
Как провести аудит сотрудничества с самозанятыми
Аудит сотрудничества с самозанятыми включает проверку основных рисков и деталей, которые могут привести к этим рискам:
1. Проверка исполнителя
Она заключается в анализе показателей, которые определяют возможность сотрудничать конкретно с этим самозанятым:
Актуальность статуса.
Самозанятый автоматически исключается из реестра плательщиков НПД, если его доход превысил 2,4 млн рублей. Он также вправе самостоятельно отказаться от использования этого налогового режима в любой момент до выплаты вознаграждения.
Поэтому проверять статус самозанятого нужно при заключении договора и перед каждой выплатой. Иначе компания рискует не получить чек, а с дохода внештатника нужно будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Если компания сотрудничает с большим количеством самозанятых, на ручную проверку статуса будет уходить много времени. Такую проверку надо будет делать каждый раз перед осуществлением взаиморасчетов за оказанные услуги.
БиржаАутсорсинга.рф автоматически проверяет статус самозанятого по базе ФНС в режиме онлайн и блокирует возможность ведения взаиморасчетов с исполнителями, которые утратили статус плательщика НПД, тем самым исключая риск доначисления налогов и сборов за выплату не самозанятому исполнителю.
Разрешенный вид деятельности.
Перечень разрешенных самозанятым видов деятельности достаточно обширен и не сформулирован ФНС в виде определенного списка, но есть ограничения по запрещенным видам деятельности, самозанятым нельзя:
перепродавать, продавать подакцизные товаров и товары, подпадающие под обязательную маркировку «Честный ЗНАК»;
добывать и продавать полезные ископаемые;
работать по агентскому договору, поручительству или договору комиссии;
получать платежи за других лиц без техники продавца;
Если самозанятый продавал запрещенку или оказывал неразрешенные услуги, ФНС лишит его статуса плательщика НПД и аннулирует чеки. Для заказчика это грозит обязательствами налогового агента и страхователя, а также пени за несвоевременно уплаченные НДФЛ и взносы.
В штатном расписании заказчика нет должностей с обязанностями, на которые привлекают самозанятого.
В штатном расписании компании не должно быть должности с трудовыми обязанностями, которые планируют поручить самозанятому по договору ГПХ.
Отсутствие трудовых взаимоотношений в последние два года.
Закон запрещает привлекать самозанятых, которые работали в организации в предыдущие два года в качестве штатных сотрудников по трудовому договору. ФНС заподозрит в этом подмену трудовых отношений гражданско-правовыми, особенно если явление носит массовый характер. Итог: штраф за каждый случай переквалификации до 200 000 рублей, уплата НДФЛ, взносов, пени за их просрочку, корректировки отчетов и обязанности работодателя.
2. Проверка условий договоров
Здесь нужно удостовериться, что за гражданско-правовым договором с самозанятым не скрываются трудовые отношения, и формулировки в договорах не указывают на это. Договор ГПХ от трудового отличают:
Сдельный характер работы.
Оплата предусмотрена за конкретный результат, а не за процесс. Характеристики готового продукта или результат оказания услуг (выполнения работ) должны быть зафиксированы в договоре или приложениях к нему.
Если речь идет о долгосрочном сотрудничестве с подписанием рамочного договора, то каждый этап работ или задача должны оформляться отдельным заданием, и расчеты нужно привязывать к каждому конкретному заданию, а не к определенным дням месяца как в трудовых отношениях.
Если договор длится более трех месяцев, он может привлечь внимание межведомственной комиссии, поэтому тщательно проверяйте условия и формулировки длительных договоров.
Нельзя прописывать режим работы и подчинение правилам внутреннего трудового распорядка.
Исполнитель вправе выполнять работы в любое удобное время и в любом месте, если это позволяет предмет договора. Исполнитель и заказчик — партнеры, а не подчиненный и руководитель.
Заказчик не обеспечивает внештатника инвентарем, оборудованием или расходными материалами.
Но если это необходимо, то передачу нужно оформить договором аренды с актами приема-передачи. В них перечислите передаваемое имущество, опишите его характеристики и состояние, укажите сроки аренды.
Самозанятого нельзя отправлять в командировки.
Командировки — атрибут трудовых отношений. Поэтому командировать нельзя, но если нужно обеспечить проезд и проживание исполнителя в другом городе, включите фактические расходы на поездку в гонорар.
Исполнителя по договору ГПХ нельзя привлекать к дисциплинарной ответственности.
Но в договоре можно и нужно прописать ответственность за нарушение сроков предоставления чеков и за несообщение факта утраты статуса самозанятого.
БиржаАутсорсинга.рф обеспечивает полное документальное и юридическое сопровождение сделок с самозанятыми. Специалисты сервиса помогут правильно выстроить договорные отношения с самозанятыми, предоставив уж разработанный шаблон договора, либо проанализируют шаблон договора используемый Вашей компанией. На всех этапах работы с сервисом по всем вопросам Вашу компанию будет сопровождать персональный менеджер.
3. Проверка выплат
Вознаграждение исполнителя — это оплата товаров, работ или услуг, а не заработная плата. Проверьте, что в договорах, актах и платежных поручениях нет намеков на трудовые отношения.
Сроки выплат по договору — по итогу сдачи работ или отдельных этапов, без авансов и привязки к датам расчетов с персоналом. Если проект — длительный и объемный, то предусмотрите поэтапную сдачу работ.
4. Проверка чеков
Без корректно оформленного чека от самозанятого плательщики налога на прибыль и налога на УСН «Доходы минус расходы» не вправе принимать к расходам выплату внештатнику на НПД. Плюс это влечет обязанности страхователя и налогового агента. Поэтому проверьте:
Наличие чеков — на каждую без исключения выплату самозанятому у заказчика должен быть чек от исполнителя. Если заказчик расплатился с самозанятым наличными, то последний обязан предоставить чек в момент расчетов. При безналичном перечислении вознаграждения — не позднее 9 числа следующего месяца.
Правильное оформление чеков — в чеке должны быть указаны все реквизиты, перечисленные в п. 6 ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
БиржаАутсорсинга.рф автоматически формирует чеки и акты выполненных работ после осуществления выплаты самозанятому, которые заказчик может в любой момент выгрузить из своего личного кабинета на сервисе, тем самым исключает риск неполучения чека.
Как упростить проведение аудита сотрудничества с самозанятыми
Аудит сотрудничества с самозанятыми — сложный трудоемкий процесс, который состоит из нескольких этапов. Задача компании — изучить и проанализировать эти этапы, так как ошибки и неточности в них влекут для заказчика проблемы с контролирующими органами и дополнительные расходы. Массовость самозанятых исполнителей усложняет умножает риски.
Поэтому для минимизации рисков используйте услуги платформы БиржаАутсорсинга.рф — официального партнера ФНС. Мы готовы провести аудит текущего документооборота и бизнес-процессов Вашей компании при взаимодействии с самозанятыми и окажем консультационную поддержку.
Автоматизируйте работу с самозанятыми в соответствии с требованиями закона
Заполните форму и наши менеджеры свяжутся с Вами:
Реклама: ООО «МСК АУТСОРСИНГ», ИНН 7713476758, erid: LjN8KBmpp
Начать дискуссию