Как списать безнадежную дебиторскую задолженность в бухгалтерском и налоговом учете

Задолженность может быть:

• По срокам договора — краткосрочной (до 1 года) и долгосрочной (более 1 года).

• По срокам погашения обязательств — срочной (срок погашения которой еще не наступил) и просроченной.

Когда просроченная задолженность становится безнадежной 

При ликвидации контрагента или просрочке в три года (срок исковой давности) дебиторскую задолженность следует списать в расходы. 

Ликвидация ИП не повод для списания задолженности, поскольку предприниматель отвечает по долгам всем своим имуществом, в том числе личным. Списать долг в этом случае можно по истечению срока исковой давности — три года (ст. 195, 196 ГК).

Хотите знать, как быстро развиваться и зарабатывать благодаря знаниям налогов, учета, рисков, консалтинга и финансов?

Ответы в нашем авторском Telegram-канале

Перейти

Обещанного три года ждут 

А с какой даты вести отсчет срока давности?

В ст. 200 ГК закреплен порядок определения даты, от которой нужно отсчитывать срок давности по обязательствам:

• Если договором определен конкретный период времени, то отсчитывайте срок давности с даты окончания такого периода.

• Если договор не содержит конкретный срок и не определяет дату, отсчитывайте исковую давность со дня выставления требования об исполнении обязательства.

• Если же, согласно договору, с момента получения такого требования предоставляется отсрочка на выполнение требования, ведите отсчет со дня окончания отсрочки.

Все действия, направленные на закрытие задолженности, должны уложиться в трехлетний срок!

Срок давности может быть прерван, если:

• стороны подписали акт сверки;

• было письмо о признании долга или предоставлении отсрочки;

• уплачены проценты или неустойка;

• заключено дополнительное соглашение. 

Если ликвидировать задолженность до истечения срока давности не удалось, то ее нужно списать. 

Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Безнадежную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете списывают в расходы за счет резерва сомнительных долгов или напрямую в составе прочих расходов. 

Списание задолженности — процедура многоступенчатая, которая включает:

• Сбор документов, позволяющих признать задолженность безнадежной — первичные документы, договоры, письма с претензиями к должнику, выписки из ЕГРЮЛ или справки налоговой инспекции о ликвидации должника, решения суда и другие документы.

• Организацию инвентаризации дебиторской задолженности для определения задолженности контрагентов, по которой истек срок исковой давности или которая является нереальной для взыскания по другим основаниям. Инвентаризация завершается оформлением инвентаризационных актов.

• Подготовку бухгалтерской справки с обоснованием необходимости списания задолженности.

• Оформление приказа руководителя о списании дебиторской задолженности.

• Проведение операции в бухгалтерском учете — если ранее по этой задолженности был создан резерв по сомнительным долгам, то она списывается за счет этого резерва. Если резерв по сомнительным долгам в отношении нее не создавался или величина задолженности превышает сумму созданного резерва, долг списывают в прочие расходы.

Такой порядок предусмотрен пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Создавать резерв по сомнительной задолженности в бухгалтерском учете обязаны все, в том числе и малые предприятия на спецрежимах (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Резерв создают по любой дебиторской задолженности.

Если в течение года сумма расходов на списание безнадежного долга превысит резерв, разницу отражают в прочих расходах:

• Дт 63 Кт 62, 60, 76 — за счет созданного резерва.

• Дт 91.2 Кт 62, 60, 76 — задолженность списана в прочие расходы в размере, не покрытом резервом.

Если срок давности прошел, а должник погасил уже списанный долг, бухгалтерский учет корректировать не нужно. Ведь задолженность списали обоснованно. Погашенную сумму учтите в прочих доходах (п. 2, 7, 16 ПБУ 9/99). Одновременно спишите эту сумму с забалансового счета 007.

Бесплатный годовой доступ к записям и материалам наших мероприятий 2022–2024

Более 150 часов видеоразборов по налогам и более 5,500 листов презентаций получите бесплатно. Забрать пока открыт доступ

Получить бесплатно

Налоговый учет безнадежной дебиторской задолженности 

Списание задолженности в налоговом учете на различных системах налогообложения отражается по-разному.

Принять безнадежную дебиторку в расходы в налоговом учете и уменьшить налог на прибыль имеют право только организации на общей системе налогообложения (ОСНО), которые применяют метод начисления.

Сумму безнадежного долга относят к внереализационным расходам. Если организация создавала резерв по сомнительным долгам, любая безнадежная задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров (работ, услуг), списывается за счет этого резерва. При недостаточности суммы резерва безнадежный долг включают во внереализационные расходы.

Списывается дебиторская задолженность в полной сумме, включая НДС.

Создание резерва по сомнительным долгам в налоговом учете не является обязательным. Кроме того его могут формировать только те, кто применяет метод начисления (п. 3 ст. 266 НК). 

Резервы в налоговом учете можно сформировать исключительно по дебиторской задолженности за товары, работы и услуги. Например, нельзя формировать резерв по договору займа. Суммы перечисленной предоплаты также не учитываются при формировании резервов по сомнительным долгам в налоговом учете.

Если во внереализационные расходы списывается безнадежная задолженность в виде оплаченных поставщику авансов, и НДС с суммы авансов в свое время был принят к вычету, его придется восстановить. 

Что касается предпринимателей на любых системах налогообложения и организаций на спецрежимах, а также на ОСНО, которые используют кассовый метод — дебиторская задолженность в налоговых расходах не учитывается и налоги не уменьшает!

Объясняется это тем, что доходы у ИП и ООО на спецрежимах считаются по оплате или ином зачете. А раз возникла дебиторка, значит оплаты не было, и в доходах эта сумма не была учтена. Соответственно и при списании в расходах учесть ее нельзя.

ИП и спецрежимники при возникновении безнадежной дебиторской задолженности теряют деньги и несут убытки. Но такова плата за низкие налоговые ставки на спецрежимах и упрощенный учет.

Выводы

1. Списать можно только безнадежный долг с истекшим сроком исковой давности или долг ликвидированной компании, или, если невозможность погашения долга установил судебный пристав.

2. В бухгалтерском учете безнадежную дебиторскую задолженность списывают в расходы за счет резерва сомнительных долгов, который обязаны создавать все компании без исключения, или напрямую в составе прочих расходов, если величина задолженности превышает сумму созданного резерва.

3. Принять в налоговом учете безнадежную дебиторку в расходы и уменьшить налог на прибыль имеют право только организации на общей системе налогообложения (ОСНО), которые применяют метод начисления.

Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8KaDW6