Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация работникам стоимости питания

Способы организации бесплатного питания

Компенсировать сотруднику затраты на питание компания может в натуральной и в денежной форме. Способы предоставления бесплатного питания (в том числе чая, кофе, сахара и т. п.) законодательно не установлены и работодатель может организовать питание сотрудников разными способами:

• выплата денежных компенсаций на питание;

• доставка готовых обедов в офис (кейтеринг);

• обслуживание сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору;

• предоставление бесплатных обедов в столовой компании;

• корпоративные чай, кофе, печенье.

Условие по которому предоставляется бесплатное питание, может регулироваться коллективным трудовым договором, Положением или другим локальным нормативным актом (ЛНА). Работодатель обязан в трудовом договоре с работниками сделать отсылку на такой ЛНА или прописать условие о бесплатном питании в самом договоре, как дополнительные условия и сведения, которые не ухудшают положения работника по сравнению с законом (ч. 4 ст. 57 ТК).

В зависимости от того, как организовано питание сотрудников, в ЛНА или договоре нужно определить:

• сумму, на которую может быть предоставлено бесплатное питание на работника;

•  порядок персонализации;

•  время и место для получения питания;

• форму фиксации и контроля — талоны, пропуска, а также порядок их выдачи;

• порядок выплаты компенсации, если стоимость обеда компенсируется работникам в денежной форме;

• порядок удержания сумм НДФЛ из зарплаты работников и т.п.

Если в трудовом или коллективном договоре не зафиксированы затраты на питание работников, относите их на прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99), причем из чистой прибыли.

Скачайте готовые чек-листы в нашем Телеграм и исключите налоговые риски в своей работе

Скачать чек-лист

Что с налогами

Компенсация затрат на питание в натуральном или денежном виде является доходом сотрудника, с которого, в общем случае, придется удержать НДФЛ и обязательно начислить взносы (письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881). Есть исключения и альтернативные решения.

Рассмотрим подробнее.

НДФЛ с компенсации работникам стоимости питания

Независимо от того предусмотрены или нет бесплатное питание или его денежная компенсация в договоре или ЛНА, доход, который можно персонифицировать под отдельного сотрудника облагается НДФЛ.

• Денежная компенсация стоимости питания выплачивается сотруднику с удержанием НДФЛ.

• Бесплатное питание, которое предоставлено работникам — это их доход в натуральной форме.

• Если индивидуальный учет расходов на питание ведете с помощью талонов или другим способом, то с суммы такого дохода следует удерживать НДФЛ.

База для начисления НДФЛ — стоимость предоставленного питания, которую определяют по ст. 105.3 НК (включая НДС).

НДФЛ удерживается из любых финансовых выплат в отношении работника.

Аналогичная ситуация складывается, когда работодатель обеспечивает персонал бесплатным питанием в формате шведского стола. В этом случае выявить размер дохода каждого сотрудника не получится. А значит удержать НДФЛ нельзя.

Но налоговики требуют исполнения обязанности налоговых агентов из п. 1 ст. 230 НК и обеспечения индивидуального учета всех доходов персонала в регистрах налогового учета. Это касается и бесплатного питания.

Доходы работников облагаются НДФЛ. Если есть бесплатное питание доходом будет считаться экономическая выгода, полученная в натуральной форме. Для расчета налога необходимо оценить доход (ст. 209, 41 НК).

Минфин предлагает рассчитывать индивидуальный доход с учетом общей стоимости питания, сведений из табеля учета рабочего времени и прочих документов (письма от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, от 18.04.2012 № 03-04-06/6-117, от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167).

Например: за первую половину июня на бесплатное питание в формате шведский стол было потрачено 95 000 руб. В компании 22 человека, двое из них были в отпуске 4 дня, остальные ходили на обед все 9 рабочих дней. Тогда считаем так:

95 000 руб / (20 чел х 9 дней +2 чел х 5 дней) = 500 руб. — стоимость обеда в день на человека. 

Из расчета этой стоимости и дней посещений следует определить размер натурального дохода каждого сотрудника, рассчитать и удержать НДФЛ.

Но расчетный метод недостоверен, ведь один сотрудник может взять полноценный обед, а другой только стакан сока. Чтобы снизить риски споров с налоговиками, рекомендуем использовать такой способ предоставления питания, при котором получится определить, какую сумму наел каждый сотрудник. 

Момент возникновения налоговой базы НДФЛ

Налоговые агенты обязаны исчислить НДФЛ на дату получения дохода и удержать налог из доходов физлиц при их фактической выплате (п. 3, п. 4 ст. 226 НК).

То есть при денежной компенсации питания НДФЛ нужно удержать при ее фактической выплате.

С доходов в натуральной форме (бесплатных обедов) НДФЛ нужно удержать начиная с выплаты, ближайшей к дате передачи дохода в натуральной форме (подп. 2 п. 1 ст. 223, п. 4 , п. 5 ст. 226 НК). В случае приведенного выше примера, удержать налог следует уже при выплате заработной платы за первую половину июня.

Когда работодатель перечисляет сторонней организации деньги на оплату питания своих сотрудников, датой получения дохода в натуральной форме считается день оплаты питания (письмо Минфина от 22.09.2023 № 03-04-06/90580). Эти правила работают и в том случае, если организация частично оплачивает питание работников. Ранее Минфин высказывал такую же точку зрения (письмо от 14.09.2021 № 03-04-05/74365).

Если в течение календарного года налоговый агент не смог удержать исчисленный НДФЛ, он должен письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту учета, а также самому налогоплательщику о суммах дохода и неудержанного НДФЛ не позднее 25 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК).

Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет нужно (п. 6 ст. 226 НК):

Разобраться в налогах

Получите Кладезь профессионала 2024 из 18 методичек и чек-листов с 99,9% скидкой для повышения экспертности в налогах, учете и рисках всего за 18 рублей

Получить

Страховые взносы с компенсации работникам стоимости питания

Начисление страховых взносов на бесплатное питание работников по желанию компании не зависит от способа организации питания (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

Также компенсация питания в денежной и в натуральной форме облагается взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

База для начисления страховых взносов — стоимость предоставленного питания, которая рассчитана исходя из рыночных цен с учетом НДС (п. 7 ст. 421 НК, п. 3 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо Минфина от 20.03.2019 № 03-15-06/18344).

На выплаты сотрудникам денежных компенсаций на питание также начисляются страховые взносы. Причем независимо от того указана или нет обязанность компании возместить стоимость питания работника в трудовом (коллективном) договоре или соответствующем ЛНА (письмо Минфина от 10.05.2018 № 03-04-07/31223, п. 1 ст. 420, 422 НК, п. 1 ст. 20.1, 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Страховые взносы начисляются и в случае перечисления денег на питание сотрудников на специальные смарт-карты, которыми сотрудники оплачивают питание. Такая выплата не относится к компенсации по ст. 422 НК, и к необлагаемым выплатам (письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69405).

Чтобы рассчитать размер дохода по каждому сотруднику, организуйте персонификацию аналогично НДФЛ. 

Варианты персонификации стоимости питания

1. Пропишите в ЛНА и выплачивайте работникам фиксированную сумму на питание.

2. Заказывайте еду в офис по заявкам, которые сотрудники сформировали заранее. 

3. Организуйте питание в столовой по талонам. Сотрудник под роспись в расчетной ведомости получает талоны на определенную сумму и отдает их за свои обеды. Ведомости поступают в отдел бухгалтерии, и по итогам месяца стоимость питания относится в общий доход сотрудника.

4. В общепите работник показывает служебное удостоверение и стоимость обеда фиксируют за ним в реестре. В конце каждого месяца реестр передают бухгалтерии.

Когда НДФЛ и страховые взносы не начисляются

Начислить НДФЛ и взносы на стоимость бесплатного питания можно только в том случае, если есть возможность определить конкретную величину доходов каждого работника (ст. 41 НК, постановление АС Дальневосточного округа от 18.10.2022 № Ф03-4405/2022 по делу № А37-1711/2021).

Есть случаи, когда организация питания предусмотрена законодательством, например, при особо вредных условиях труда. Тогда операции по предоставлению питания работникам не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

На спецпитание, получаемое работником в объемах, которые не превышают установленные нормы, не начисляют НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК) и страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). 

Если по заявлению сотрудника спецпитание заменяется денежной компенсацией, то она также не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм выдачи.

От уплаты НДФЛ освобождается:

• Положенное работникам по законодательству натуральное довольствие (п. 3 ст. 217 НК, постановление АС Северо-Западного округа от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016).

• Питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (п. 3 ст. 217 НК).

• Питание, предназначенное работникам, привлеченным для выполнения полевых работ сезонного характера (п. 44 ст. 217 НК).

От уплаты страховых взносов освобождается:

• Положенное работникам по законодательству натуральное довольствие и питание, которое выдается спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

• Питание, которое выдается военнослужащим (подп. 14 п. 1 ст.422 НК).

Стоимость питания в гостиничном чеке командированного сотрудника, которая не выделена отдельной строкой, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС от 17.11.2011№ 14-03-11/08-13985). Такой подход поддерживают и суды (постановление АС Северо-Западного округа от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).

Альтернативная точка зрения по вопросу обложения взносами стоимости питания

С НДФЛ все более менее понятно. Если есть доход — нужно исчислить и удержать налог. А в отношении страховых взносов позиция неоднозначная, ведь взносами облагаются доходы, которые имеют трудовой характер. Здесь мнения чиновников и Верховного Суда расходятся.

Минфин и ФНС сообщают, что если обеды необязательны, и организация решила по собственной инициативе кормить своих сотрудников, то создала им доход, с которого должна не только удержать НДФЛ, но и заплатить взносы. Причем денежная компенсация тоже не освобождается от взносов, поскольку не содержится в перечне сумм, не подлежащих обложению (ст. 422 НК). 

Получается, что работодатель делает доброе дело — бесплатно кормит трудящихся. Непонятно, почему он должен оплачивать еще и взносы. ФНС же в этом вопросе непреклонна. В случаях, когда доход в виде стоимости питания работников персонифицирован, а взносы не уплачены, то налоговики доначислят взносы, выставят пени и оштрафуют. 

Несогласные работодатели обращались в суд и выигрывали дело. Судебная практика по этому вопросу сложилась в пользу работодателей. Бесплатные обеды или компенсацию судьи не считают оплатой труда и запрещают облагать взносами (определение ВС от 19.05.2021 № 302-ЭС21-2582).

Вопрос, облагается ли питание сотрудников страховыми взносами, остается открытым. Тем, кто решит рискнуть, отмену санкций придется отстаивать в суде, хотя вероятность выигрыша и высока.

Что здесь можно посоветовать: 

• Условие об оплате питания обязательно включите в коллективный договор или локальный нормативный акт, но только не в раздел «Оплата труда». 

• Размер компенсации сделайте одинаковым для всех работников. Тогда у налоговиков не будет аргументов в пользу того, что выплата напрямую зависит от квалификации работника, сложности и качества выполняемой работы, занимаемой им должности и производится за выполнение трудовой функции. 

Последствия при нарушении учета и налогообложения компенсаций на питание работников

Кроме доначисления налогов, взносов, пени и штрафов работодателям грозят санкции:

• Грубое нарушение правил учета относится к налоговым правонарушениям (ст. 106 НК). В этом случае налогоплательщик отвечает по статье 120 НК.

• Если такое нарушение произошло в течение одного налогового периода — штраф составит 10 000 руб. Если нарушение выявят в нескольких налоговых периодах, штраф будет больше — 30 000 руб.

• Если нарушение привело к занижению налоговой базы, последует штраф в размере 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К тому же налоговики могут назначить штраф компании из-за того, что она не выполнила обязанности налогового агента. Размер штрафа составит 20% от сумму, которую не удержали и не перечислили в бюджет (ст. 123 НК).

Бесплатный годовой доступ к записям и материалам наших мероприятий 2022–2024

Более 150 часов видеоразборов по налогам и более 5,500 листов презентаций получите бесплатно

Получить бесплатно

Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8KD3GL