Нормативные акты по командировкам:
постановление Правительства от 13.10.2008 № 729;
постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915.
1. Срок отчета
Согласно п. 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 729 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
О том, что подотчетник должен сдать авансовый отчет, также говорится в п. 6.3 Указания ЦБ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У.
2. Суточные
Сумму суточных в авансовом отчете указывают исходя из размеров, установленных в организации.
Суточные положены за все дни командировки, включая выходные и дни в пути.
Размер суточных прописывают в локальном акте работодателя. Он может быть любой, но для целей НДФЛ и взносов есть лимиты. Они разные для командировок по России и за границу.
| Командировка по России | Командировка в новые регионы России | Командировка за границу |
Размер суточных | Устанавливается работодателем в ЛНА | Устанавливается работодателем в ЛНА, но он должен быть не менее 8 480 руб. | Устанавливается работодателем в ЛНА |
НДФЛ и страховые взносы с суточных | Не облагается сумма до 700 руб. в сутки | Не облагается сумма до 8 480 руб. в сутки | Не облагается сумма до 2 500 руб. в сутки |
Разобраться в налогах
Получите Кладезь профессионала 2024 из 18 методичек и чек-листов с 99,9% скидкой для повышения экспертности в налогах, учете и рисках всего за 18 рублей
3. Срок командировки
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам (билетам). То есть, суточные в авансовом отчете нужно отражать за столько дней, сколько длилась командировка.
Если сотрудник ездил в командировку на личном или служебном автомобиле, то составляют служебную записку. К ней прикладывают документы, подтверждающие использование авто для проезда в командировку (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.).
Также подтвердить срок командировки может счет или чек из гостиницы.
Если нет ни билетов, ни чеков, ни документов из гостиницы, то срок командировки подтверждают служебной запиской. В ней должно быть подтверждение от принимающей стороны о сроке пребывания там работника.
4. Расходы на проживание
Работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения.
| Командировка по России | Командировка в новые регионы России | Командировка за границу |
Расходы на проживание | Фактические затраты | Фактические затраты, но не более 7 210 руб. в сутки | Фактические затраты |
НДФЛ с оплаты проживания | Не облагается вся подтвержденная документами сумма. Если нет документов, не облагается 700 руб. в день | Не облагается вся подтвержденная документами сумма. Если нет документов, не облагается 700 руб. в день | Не облагается вся подтвержденная документами сумма. Если нет документов, не облагается 2 500 руб. в день |
Страховые взносы с оплаты проживания | Не облагается вся подтвержденная документами сумма | Не облагается вся подтвержденная документами сумма | Не облагается вся подтвержденная документами сумма |
5. Подтверждающие документы
Расходы на дорогу к месту командировки нужно подтверждать документами. В последнее время много вопросов возникает по поводу электронных авиабилетов.
Минфин неоднократно высказывал мнение, что роль первичного документа выполняет бумажная квитанция электронного авиабилета.
Между тем Минтранс утверждает, что с марта 2024 года отчитаться о расходах на приобретение авиабилета можно с помощью электронного посадочного талона вместо бумажного документа. Наличие каких-либо отметок (как в печатном посадочном талоне) не требуется.
Готовится типовая форма электронного посадочного талона для всех авиакомпаний.
По разъяснению Роструда, работодатель не имеет права требовать с сотрудника именно бумажный посадочный талон для подтверждения расходов на перелет.
Учебно-консалтинговый центр «Разобраться в налогах» повышает квалификацию бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов, а также дает ценные знания, необходимые в работе собственникам бизнеса, директорам, предпринимателям.
Разобраться в налогах
Оформите Библиотеку лучших вебинаров 2024 «Великолепная семёрка» с 99,9% скидкой всего за 12 рублей
Разъяснения по отчету за командировки
Письма Минфина
Документ | Разъяснение |
Письмо ФНС от 23.10.2023 № ЗГ-3-11/13674@ | Подотчетные суммы не облагаются НДФЛ, если к авансовому отчету приложены правильные подтверждающие документы |
Письмо Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220 | Покупка валюты в загранкомандировке пойдет в расходы по курсу, который указан в справке. Если нет справки, то по курсу ЦБ |
Письмо Минфина от 29.07.2021 № 03-03-06/1/60736 | Бухгалтеру нельзя принимать к налоговому учету чек с ошибками от подотчетника |
Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819 | В кассовом чеке, приложенном к авансовому отчету, должен быть QR-код |
Письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341 | При несдаче авансового отчета будет НДФЛ на подотчетные суммы |
Письмо Минфина от 04.12.2019 № 03-03-06/1/94297 | Авансовый отчет в электронном виде должен быть подписан электронной подписью сотрудника |
Письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 | Командировочные расходы, по которым нет авансового отчета, облагаются НДФЛ и страховыми взносами |
Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 | Авансовый отчет по командировке может быть электронным и подписан электронной подписью |
Разъяснения Роструда
Вопрос | Ответ Роструда |
При направлении работника в командировку одновременно по основной работе и по совместительству суточные будут в одинарном размере или в двойном? | В одинарном размере |
В какой срок после сдачи авансового отчета работодатель должен компенсировать перерасход подотчетных средств по командировке? | Законом срок выплаты денег, дополнительно потраченных работником в командировке, не установлен. Его устанавливают в трудовом договоре, колдоговоре, ЛНА работодателя |
Имеет ли компания право требовать бумажный посадочный талон при отчете о командировке? Или достаточно электронного? | Не имеет права. Достаточно электронного |
Положены ли повышенные суточные при командировке в новые регионы за время в пути? | Нет. Повышенные суточные идут только за период нахождения работников в командировках на территориях новых регионов |
От какой даты отсчитывать 3-дневный срок для авансового отчет по командировке? | Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах работник обязан представить в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Из места командировки отправлять отчет работник не обязан |
Скачайте готовые чек-листы и методички в нашем Telegram, чтобы исключить налоговые риски в своей работе
В том числе: 8 типовых ошибок по учету дебиторской и кредиторской задолженности, 8 правил выплаты дивидендов, ошибки в счетах-фактурах: критические и не очень, а также еще 9 документов
Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8KMogx
Начать дискуссию