Какая работа является разъездной
Если сотрудник постоянно находится в разъездах, то вне зависимости от того, какую должность он занимает, характер его работы — разъездной (ст. 57 ТК). Разъездная работа бывает не только у курьера или торгового представителя. Например, у юриста, который постоянно ездит по переговорам, министерствам и ведомствам, судебным заседаниям — тоже разъездной характер деятельности.
Какими документами закрепляется разъездной характер работы
Конкретный перечень сотрудников с разъездным характером работы нужно сформулировать в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА) или в коллективном договоре (ст. 168.1 ТК).
В трудовом договоре также нужно отразить разъездной характер и указать место работы — наименование работодателя, город, иной населенный пункт (ст. 57 ТК). Например, так: «Стороны договорились о разъездном характере работы на территории г. Москвы и Московской области».
Алгоритм оформления самих поездок, порядок и конкретные размеры компенсаций также закрепляют в трудовом, коллективном договоре или в отдельном ЛНА. Для оформления каждой служебной поездки не нужно оформлять приказ (ст. 168.1 ТК).
Важно отразить условие о разъездной работе в трудовом (коллективном) договоре, так как в противном случае налоговики могут снять расходы, даже если представлены подтверждающие документы. И суд, скорее всего, их поддержит — как это сделал АС Поволжского округа (постановление от 30.05.24 № Ф06-3330/2024). Не спасла даже ссылка на положение о разъездной работе — хотя оно тоже нужно.
Разобраться в налогах
Оформите Библиотеку лучших вебинаров 2024 «Великолепная семерка» с 99,9% скидкой всего за 12 рублей
Как сформулировать ЛНА о разъездной работе
В положении о разъездной работе закрепляют, помимо общих положений, следующие условия:
Порядок оформления.
Приказы на каждую поездку оформлять не нужно, но письменное поручение за подписью непосредственного руководителя — маршрутный или путевой лист — потребуется. Если речь идет о поездках на городском, муниципальном транспорте, метро, то расходы подтверждают проездные билеты.
Также обязательно закрепите обязанность сотрудника по окончании поездки сдать в бухгалтерию не только путевой или маршрутный лист, но также авансовый отчет и подтверждающие документы.
Размер, порядок возмещения расходов.
По ТК нужно возмещать затраты на проезд, на наем жилья, суточные и иные необходимые расходы (ст. 168.1 ТК). Зарплата выплачивается, а не сохраняется, как средний заработок при командировке. В этом пункте надо прописать условия о том:
проезд на каком именно транспорте возмещается;
в каком размере компенсируется проживание (в сутки);
каков размер суточных. Необлагаемый лимит суточных в настоящее время — 700 руб. за день по России, 2500 — за рубежом. На все суммы сверх нужно начислять НДФЛ и взносы.
Также установите, когда именно выплачивается возмещение, и какие документы принимаются в качестве подтверждения стоимости проезда и проживания. Можно дополнить, что отсутствие документов влечет за собой отсутствие возмещения расходов.
Разобраться в налогах
Получите Кладезь профессионала 2024 из 18 методичек и чек-листов с 99,9% скидкой для повышения экспертности в налогах, учете и рисках всего за 18 рублей
Какие компенсации положены за разъездную работу
Работодатель обязан возмещать расходы, связанные с поездками. Выплата надбавок за условия труда, отклоняющиеся от нормальных, — право работодателя (ст. 129, ст. ст. 149, 168.1 ТК).
Можно установить доплату, надбавку в фиксированной сумме или в проценте к окладу (ст. 129 ТК). Помните о том, что такую компенсацию надо учитывать так же, как заработную плату, то есть облагать НДФЛ, страховыми взносами, включать в расходы (ст. 57 ТК, ст. 255 НК).
Эта компенсация, если она выплачивается как доплата к зарплате в фиксированном размере без учета фактически понесенных расходов, включается в расчет для оплаты отпускных как элемент оплаты труда (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утв. постановлением Правительства от 24.12.07 № 922, постановление АС Северо-Западного округа от 05.09.23 № Ф07-12871/2023).
Иногда налоговики пытаются исключить компенсации за разъездную работу из расходов по УСН, утверждая, что это не командировочные и в перечне расходов в ст. 346.16 НК такие суммы не упомянуты.
Можно напомнить о том, что компенсация за разъездной характер работы — это элемент оплаты труда, то есть ее можно включить в расходы по подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК при условии, что выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором, проводилась обоснованно и в именно в связи с с выполнением трудовой функции. На это указал, например, АС Восточно-Сибирского округа, защищая налогоплательщика от притязаний контролеров (постановление от 08.04.24 № Ф02-952/2024).
Светлана Беляева — Разобраться в налогах
Скачайте готовые инструкции по подготовке учетной политики для целей налогообложения на 2025 и сроки уплаты налогов в 2025
Читайте также:
Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8KJCGd
Начать дискуссию