Стандарты проведения инвентаризации
Инвентаризация — это процесс сопоставления реального наличия ценностей и обязательств организации с количеством в бухучете. Кроме того, при инвентаризации дают оценку состояния активов фирмы.
Правила проведения инвентаризации регламентируют следующие нормативные акты:
Положение по ведению бухучета и отчетности в России — приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н.
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств — приказ Минфина от 13.06.1995 № 49.
Кроме этих актов, с 1 апреля 2025 года станет обязательным к применению новый стандарт — «Инвентаризация» ФСБУ 28/2023. Его можно начинать использовать и ранее этой даты.
На текущий момент, организации нужно инвентаризировать:
собственное имущество;
имущество, полученное в аренду либо на ответственное хранение;
ценности, полученные для переработки.
Пункт 27 Положения по ведению бухучета обязывает проводить инвентаризацию:
перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности — кроме имущества, проверенного после начала IV квартала текущего года;
при смене материально ответственных лиц;
если были обнаружены хищения, порча имущества или злоупотребления;
если активы передаются на продажу, для выкупа или в аренду;
в момент преобразования или ликвидации компании — до того, как будет сформирован ликвидационный баланс;
при чрезвычайной ситуации.
По общим правилам, инвентаризацию активов и обязательств компании проводят минимум один раз в год. Для некоторых случаев установлены исключения:
основные средства разрешено проверять один раз в три года;
фонды библиотек — один раз в пять лет;
в районах КС (и приравненных к ним местностях) проверку остатков на 10 и 41 счетах разрешается проводить во время наименьших остатков.
Важно! Результаты инвентаризации оформляют одновременно и в бухгалтерском, и в складском учете. Ответственным лицом назначают кладовщика, с которым заключается соглашение о материальной ответственности.
Скачайте готовые инструкции по подготовке учетной политики для целей налогообложения и сроки уплаты налогов в 2025
Как документально оформить инвентаризацию в бухучете
Руководитель организации формирует специальную инвентаризационную комиссию и утверждает ее состав приказом по форме ИНВ-22. Каждая проверка заносится в журнал на бланке ИНВ-23.
Каждый тип ценности и обязательства отражают в своей инвентаризационной описи:
основные средства — в ИНВ-1;
ТМЦ — в ИНВ-3;
отгруженные товары — в ИНВ-4;
материалы и товары в пути — в ИНВ-6;
наличные денежные средства — в ИНВ-15;
ценные бумаги и бланки строгой отчетности — в ИНВ-16;
расчеты с контрагентами — в ИНВ-17.
В опись заносят информацию о проверяемых ценностях:
наименование;
количество;
инвентарный номер;
состояние и др.
Сведения в документы вносят вручную либо печатают из учетной системы. Исправления недопустимы.
При выявлении расхождений данных бухгалтерского учета с фактом, комиссия отражает их в сличительных ведомостях на бланках:
Эти документы составляют в двух экземплярах:
для материально ответственного лица, которое в бланке письменно поясняет причину расхождений;
для бухгалтерии.
Виды расхождений:
излишки;
недостача.
Также бывает, что при инвентаризации обнаруживают пересортицу. В этом случае излишки и недостачи засчитывают между собой, а материально ответственному лицу нужно дать комиссии объяснения в письменном виде. Зачет разрешено проводить только у одного ответственного лица за один и тот же проверяемый период по одним и тем же ценностям. Если излишков не хватило для зачета, нужно поступать по аналогии с обнаружением недостачи.
Важно! Правила налогового учета зачитывать пересортицу не разрешают (письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309).
Результаты всех проведенных инвентаризаций необходимо зафиксировать в бланке по форме ИНВ-16.
Скачайте готовые инструкции по подготовке учетной политики для целей налогообложения на 2025 и сроки уплаты налогов в 2025
Проводки по результатам инвентаризации
Результаты инвентаризации отражают проводками бухгалтерского учета в том месяце, когда инвентаризация завершилась. Итоги годовой проверки отражают в бухгалтерском отчете за год (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении излишков, бухгалтер делает запись:
Дебет 08, 10, 41, 43, 50 Кредит 91 — оприходованы капитальные вложения (материалы, товары и т.д.), выявленные при инвентаризации.
При обнаружении недостачи, сначала делают проводку по Дебету счета 94, по Кредиту — счета недостающих ценностей. А затем, если недостача проходит в рамках естественной убыли, делают проводку:
Дебет 20, 23, 44 Кредит 94 — списана стоимость ценности в пределах естественной убыли.
Когда сумма недостачи превышает нормы естественной убыли или для ценности такие нормы не устанавливались, делают запись:
Дебет 73 Кредит 94 — недостача отнесена на материально ответственное лицо (если виновник работает в организации).
Кроме того, недостачу можно удержать из заработной платы сотрудника (есть ограничение — не более 20% от суммы за месяц — ст. 138 ТК):
Дебет 70 Кредит 73 — удержана недостача из заработной платы материально ответственного лица.
Виновник недостачи может сам внести в кассу деньги, чтобы погасить долг:
Дебет 50 Кредит 73 — материально ответственным лицом внесены деньги в кассу для погашения недостачи.
Если виновника не нашли или суд не разрешил взыскать с него деньги, бухгалтер делает проводку:
Дебет 91.2 Кредит 94 — списание убытка от недостачи из-за отсутствия виновного лица (либо отказе от взыскания).
Как бы долго не проходил инвентаризационный процесс, основная задача бухгалтера и других участников комиссии — привести учетные данные в соответствие с реальными показателями. Чем более точным будет отражение итогов текущей ревизии, тем проще разбираться с излишками и недостачами в будущем.
Получите Кладезь профессионала 2025
18 методичек и чек-листов с 99,9% скидкой для повышения экспертности в налогах, учете и рисках всего за 18 рублей
Читайте также:
Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: 2W5zFHjQRe8
Начать дискуссию