Почему бухгалтеры не доверяют автоматизации? Мифы и правда

Что можно и нужно автоматизировать

Автоматизация учетного процесса помогает решить две важные задачи:

• повысить эффективность работы бухгалтера;
• обеспечить качественный результат работы, то есть без ошибок.

Какие процессы бухгалтерского учета можно оптимизировать, используя специализированные сервисы и ПО:

1. Внесение в программу первичной документации. Если в организации много бумажной первички, стоит использовать сервисы, ускоряющие обработку документов. Они помогут избавиться от ручного ввода таких документов, как счета на оплату, акты, УПД, счета-фактуры, чеки.

Посмотрите, как удобно работать, например, с сервисом Entera:

2. Обмен закрывающими документами с контрагентами. Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде. Подписанные усиленной электронной подписью документы отправляются и приходят моментально. Это позволяет значительно ускорить процесс оформления коммерческой сделки.

Один из популярных сервисов — Диадок от Контура используют в своей работе специалисты Бухгалтерия Сервис.

3. Загрузка в программу выписок из банка и выгрузка платежек. Автоматическая загрузка банковских выписок и выгрузка платежных поручений в интернет-банк избавляет бухгалтера от двойной работы.

4. Сдача отчетности в контролирующие органы. Электронный формат сдачи отчетности — спасение для бухгалтера. Благодаря ТКС больше нет необходимости проводить полдня в очереди в налоговой или на почте. К тому же часто закон требует сдавать отчетность только электронно.

Еще один сервис Контур.Экстерн. Позволяет сдавать отчеты вовремя и без ошибок.

5. Работа с требованиями от ИФНС. Электронное взаимодействие с налоговой службой облегчает жизнь специалисту. Оператор ЭДО оповестит о поступившем требовании и напомнит об отправке квитанции о его приеме. Подтвердить получение требования из ИФНС необходимо в течение 6 рабочих дней, с даты его отправления.

Если этого не сделать для требований о вызове в налоговую, о предоставлении документов или пояснений, то компании грозит блокировка счета.

6. Документооборот внутри организации. Современные технологии позволяют перевести внутренний документооборот компании в электронный вид, что особенно актуально для крупных организаций.

7. Учет для ИП. Многие банки при открытии расчетного счета ИП предлагают услуги онлайн-бухгалтерии. Причем базовая конфигурация, как правило, бесплатная. Онлайн-бухгалтерия позволяет составить и отправить платежку контрагенту, сформировать годовую декларацию и КУДиР. А также рассчитывает налог УСН, страховые взносы ИП за себя и подсказывает когда их оплатить.

Для ведения учета ИП на упрощенке 6% без работников такого сервиса более, чем достаточно.

Есть и другие сервисы, которые могут избавить предпринимателя от необходимости проводить вечера за заполнением КУДиР или ручным заполнением счетов и актов покупателям.

Система для самостоятельного ведения учета ИП — Эльба. Это легкая в использовании программа, позволяющая вести учет и формировать первичные документы.

Некоторые процессы бухгалтерского учета требуют автоматизации в обязательном порядке.

Так с 1 января текущего года участники оборота маркированной продукции обязаны обмениваться УПД только в электронном формате через систему ЭДО. Отправлять данные о продажах на портал Честный ЗНАК можно тоже только посредством оператора ЭДО.

С июля 2021 года заработала система прослеживаемости импортных товаров. Участники оборота, подконтрольные национальной системе прослеживаемости, должны подавать уведомление о ввозе товара и квартальную отчетность в ИФНС. Причем сделать это можно только в электронном виде.

С каждым годом сужается круг тех организаций и ИП, кто может сдавать отчетность на бумаге.

Делегируйте бухгалтерские задачи Бухгалтерии-Сервис. Освободите время для развития бизнеса. Поможем вам автоматизировать учетные процессы, минимизируем налоги, составим и сдадим отчетность. Наши квалифицированные специалисты не дадут попасть под блокировку счета и помогут избежать штрафов.

Прямо сейчас вы можете ознакомиться с тарифами компании и записаться на бесплатную консультацию.

Положительные стороны автоматизации

Автоматизация учета способна дать бухгалтеру очень важный ресурс — время. Бухгалтер-фрилансер или аутсорсинговая компания могут увеличить количество клиентов, или потратить освободившееся время на разработку и оказание новых услуг. Тем самым, повысить свой средний чек и доход.

Неоспоримое преимущество программы перед человеком — способность обрабатывать огромный массив данных и не уставать. У программы не «замыливается глаз». Значит, нет вероятности совершить ошибку на ровном месте от монотонной работы.

А еще бухгалтерские сервисы напоминают специалисту какую отчетность, куда и в какие сроки необходимо сдать. Тем самым помогают избежать штрафов.

Казалось бы, сплошные плюсы дают специалисту умные сервисы и программы. Тогда возникает вопрос — почему же новые технологии настораживают бухгалтера?

Так ли страшна автоматизация

Автоматизация бухгалтерского и налогового учета успела «обрасти» мифами. Вот самые популярные из них.

Миф № 1. Роботы заменят человека

Нет, полностью не заменят. Автоматизация затрагивает определенный функционал, связанный с однотипными, часто повторяющимися операциями. Да, на одни участки учета потребуется меньшее количество специалистов, а другие — и вовсе сможет полностью взять на себя роботизированный сервис. Но автоматизация не стирает полностью портрет бухгалтера, а меняет его.

Современный бухгалтер не боится каждой новой кнопки в интерфейсе. Не испытывает желания стоять в очереди в налоговой. Зато прекрасно знает, что такое ТКС, ладит с личным кабинетом юридического лица или ИП на сайте ФНС. Не падает в обморок, когда слышит фразу «изменения в законодательстве».

Программа может сама обработать данные, посчитать, сформировать. Но настройки и цели задает именно бухгалтер. Сервис работает по определенному алгоритму. А бухгалтер обладает экспертным мнением, и сможет принять решение в нестандартной ситуации. Программа сама не пообщается с налоговым инспектором, она лишь канал для связи.

Поэтому важно понимать, что бухгалтерские сервисы и ПО создаются для человека, а не вместо него.

Миф № 2. Автоматизация — это сложно. Каждый новый сервис — это тайна, покрытая мраком

Нет. Несложно. Интерфейс сервисов для бухгалтера делается интуитивно понятным. Причем рассчитываются он не только на тех, кто знаком с бухгалтерией на «ты», но и на предпринимателей, новичков, руководителей, которые вообще впервые видят такие программы. Ведь есть разница между учетной программой, где работает только бухгалтер и внешними сервисами и программами, куда может заглянуть и менеджер, и директор, и кладовщик.

А уж бухгалтер — это квалифицированный специалист, у которого хватит способностей, чтобы задать нужные настройки программе и проверить результат.

Бухгалтер не обязан знать и уметь все. Но стремиться к этому нужно.

Если у вас возник вопрос, который не удается разрешить своими силами, воспользуйтесь консультацией для бухгалтера в Бухгалтерия-Сервис. Окажем профессиональную поддержку, поясним самые сложные вопросы учета, поможем разобраться с работой в 1С.

Миф № 3. Автоматизация — это дорого

Неправда. Задача бухгалтера — правильно оценить масштабы автоматизации и необходимость введения ее для отдельных процессов. Например, малому бизнесу с 10 операциями в месяц необязательно подключать сервис по вводу первички. А вот если предприниматель торгует в розницу, у него 30 сотрудников, 100 поставок в месяц, где каждая накладная на 10 листов и большая часть товаров подлежат маркировке — тут без автоматизации будет сложно.

Благодаря широкому выбору на рынке и конкуренции, всегда можно найти решение для себя. Часто предлагается протестировать сервис — попробовать его бесплатно в течение нескольких дней или недель. Или даже существует базовый бесплатный тариф с ограничениями. Так можно оценить удобство сервиса и целесообразность его покупки.

Здравый смысл и логическое мышление помогут найти оптимальное соотношение цены и объема подключаемых опций.

Умные сервисы — это неоспоримая помощь для бухгалтера, в ведении которого несколько фирм и ИП. Вместо найма помощника достаточно подключить нужный сервис.

Реальные проблемы автоматизации

Мифы об автоматизации развеяны. Теперь перейдем к реальным проблемам.

Проблема № 1

Документооборот с контрагентами в электронном формате — это быстро, надежно, выгодно. При большом количестве контрагентов оператор ЭДО позволяет значительно сэкономить. Однако, еще не все контрагенты пользуются услугами сервисов ЭДО. Некоторые избегают работы онлайн и готовы работать только с бумажными документами.

Поэтому пока не удается полностью избежать бумажной волокиты.

Проблема № 2

Сдача отчетности в один клик — безусловное удобство для бухгалтера. Но с изменениями в правилах получения электронной подписи появилась проблема.

Когда получать ЭП можно было в любом удостоверяющем центре и таких подписей могло быть две, три и более, одну руководитель передавал своей правой руке — главбуху. Бухгалтер составлял отчетность, утверждал ее электронной подписью директора и направлял по ТКС в контролирующие органы.

Теперь такая схема не работает. По новым правилам токен с УКЭП только один. Его руководителю или ИП выдает удостоверяющий центр налоговой службы.

Но это не единственная трудность — бухгалтерам нужно осваивать новый вид доверенности для того, чтобы представлять интересы компании и подписывать отчеты хотя бы своей ЭП. Новые доверенности — МЧД (машиночитаемые). А еще на бухгалтеров нацелилось ФСБ.

Получается, что в новых условиях бухгалтеру безопаснее только составлять отчетность, а подписывать и отправлять ее придется директору самостоятельно.

Эксперты Бухгалтерии-Сервис знают, как работать в нововведениями, мы берем на себя заботу о вашем учете и отчетности. Тарифы на обслуживание — от 3 000 рублей.

Проблема № 3

Сервисы онлайн-бухгалтерии от банков — это удобно. Но не стоит доверять им вслепую. Например, если неверно настроить их, то в доходы предпринимателя на УСН попадут суммы, которые он сам внес на расчетный счет, возвраты от поставщика, доходы от деятельности на другой системе налогообложения.

Поэтому бухгалтеру придется как минимум на старте провести настройки и проконтролировать точность отражения операций.

Итоги

Новые технологии необходимо использовать с умом и под контролем квалифицированного специалиста. При грамотном подходе бухгалтерские сервисы повысят эффективность учета и избавят специалиста от рутины.

Если у вас остались неразрешенные вопросы — запишитесь на консультацию в Бухгалтерию-Сервис. Мы поможем вам.

Читайте наш телеграм-канал

Еще больше полезной информации для бухгалтеров и предпринимателей.

Перейти