Учет рабочего времени для бухгалтера-аутсорсера: зачем нужен и как организовать

Есть ли смысл учитывать время, которое бухгалтер тратит на работу? В каких программах лучше вести учет? Каковы плюсы учета рабочего времени?

Статья будет полезна бухгалтерам, которые работают на себя, начинающим аутсорсерам (ИП с помощниками) и аутсорсинговым компаниям.

Что мы продаем нашим клиентам?

Когда мы работаем, мы меняем свое время на деньги. И только от нас зависит, как мы распределяем свои временные ресурсы: тратим на бесконечную работу или соблюдаем баланс между любимой работой и отдыхом.

Думаете, что, работая бухгалтером, вы обречены сидеть до утра с отчетами и бесконечно разбираться в новшествах законодательства? Хочу вас успокоить, если ситуация складывается именно так, то, скорее всего, у вас сломан тайм менеджмент. И это легко починить, начав с учета рабочего времени.

Чего мы не знаем, когда не учитываем свое рабочее время?

1. На что тратим рабочее время, свои ресурсы и энергию

Наше мнение о потраченном времени крайне субъективно и часто недостоверно.

Иногда, нам кажется, что задача займет 15 минут. Но по факту начинаешь работать в 10 утра, а приходишь в себя уже в 21 вечера. Особенно сильно это заметно в отчетный период, когда обновляют формы отчетов, меняют правила учета или 1С после обновления перестала вдруг корректно формировать декларации.

Чтобы в этом убедиться, проведите эксперимент с таймером, скорее всего, ваше субъективное ощущение времени будет всегда меньше, чем цифра на таймере.

2. По какому клиенту вы работаете в убыток и когда пора проводить индексацию?

Анализ затраченного времени и стоимости договора показывает, с кем выгодно работать, а с кем пора индексировать стоимость. Нам же нужен не любой клиент, а только прибыльный.

3. Цифры − отличный аргумент в пользу индексации цены для клиента

Когда вы приняли решение проводить индексацию, необходимо правильно изложить факты, почему вы это делаете. Раньше от клиента мы могли услышать: «А что вы там делаете? Там же всего 2 кнопки нажать? Не понимаю, почему я должен платить больше».

Имея на руках цифры, легко убедить клиента в том, что ваша работа — это не две кнопки. Потому что цифры любят все.

4. Какой из клиентов «токсичный»?

Мы встречали клиентов, которые хотят уникального отношения к себе:

• чтобы ты был на связи 24/7;
• консультировал по телефону часами;
• был не только бухгалтером, но и работал юристом, HR и секретарем одновременно.

По нашему опыту такие клиенты тратят больше всего вашего времени, а платят меньше других. Но чтобы понять, какой клиент «токсичный» и подумать, достаточно ли он вам платит, нужно иметь в своем распоряжении данные.

5. Учет рабочего времени помогает найти «узкие места» в работе

По каждому клиенту в месяц мы делаем много действий:

• работаем с первичкой;
• начисляем заработную плату;
• считаем налоги.

Учет покажет, на какие задачи тратится больше всего рабочего времени. Возможно, у клиента стало больше документов, поэтому пора внедрить ЭДО или автоматизировать ввод первички.

6. Как свое время распределяют сотрудники: на решение рабочих задач или на ИБД?

Каждому руководителю важно понимать, на что тратят сотрудники рабочее время. Имея в своём арсенале учет рабочего времени, сотруднику сложно имитировать бурную деятельность, так как нет конечного результата.

7. Учет рабочего времени повышает уровень самоорганизации

Как вести учет рабочего времени?

1. Использовать эксель таблицу

Самый быстрый способ, с которого можно начать, если вы никогда не учитывали рабочее время. Таблицу можно залить на файлообменник, чтобы всегда иметь под рукой для учета времени как с ПК, так и с телефона.

Пример, как это может выглядеть:

Преимущества:

• Можно быстро настроить таблицу «под себя».
• Удобный анализ данных: видно, какое количество времени уходит на конкретного клиента.
• Можно сделать самому и бесплатно.

Недостатки:

• Нужен навык работы в эксель.

Вариант отлично подойдет начинающим бухгалтерам частной практики и с небольшим количеством помощников.

Купить готовый файл учета рабочего времени и инструкцию к нему можно на нашем сайте.

Купить сейчас

2. Вести учет с использованием автоматизированных программ на телефоне

Преимущества:

• Программы интуитивно понятны.
• Можно включить учет нерабочего времени: отдых, спорт, время с семьей.

Недостатки:

• Не подходят для аутсорсеров с персоналом.
• Не адаптировать под свои потребности.

Кому подходит: бухгалтеру частной практики.

Есть платные и бесплатные версии программ.

3. Вести учет в CRM системе

Есть различные CRM: Мегоплан, AMOCRM, Битрикс24. Наша команда работает в Битрикс24, поэтому расскажем о ее функционале.

Битрикс24 позволяет нам вести учет времени в разрезе каждого сотрудника и по каждому клиенту. Как это работает?

Получая от клиента электронное письмо, звонок или сообщение в мессенджере, мы ставим задачу с плановым значением времени, которое хотим потратить на выполнение этой задачи.

В конце месяца мы автоматически собираем отчетом данные о затраченном времени по всем клиентам и анализируем план, факт и отклонение.

Преимущества:

• Полная автоматизация процессов.
• Гибкость системы позволяет настроить ее под любую задачу.
• Удобные формы отчетов.

Недостатки:

• Сравнительный недостаток: цена. Можно начать тестирование с пробного бесплатного периода или с минимального тарифа.
• Необходимы базовые знания IT.

Кому подходит: бухгалтеру частной практики, аутсорсеру.

Нужна консультация по настройке учета рабочего времени в Битрикс24 и другим вопросам — мы с удовольствием вам поможем.

Еще больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!