Ученический договор с соискателем: как сэкономить на налогах?

Когда имеет смысл использовать ученический договор?

Для компаний и ИП, которые действительно обучают новых работников, в которых развита система наставничества, могут рассмотреть вариант оформления ученического договора с лицом, ищущим работу (соискателем).

Обычно новичку дают испытательный срок, но ученический договор может его успешно заменить. Нужно только учесть особенности работы по такому договору и правильно оформить все сопутствующие документы. Помните также, что в период действия договора соискатель получает вместо зарплаты стипендию. С ее выплатой связаны некоторые споры, которые мы также рассмотрим.

Еще один существенный плюс ученического договора — он может быть заключен с иностранцем. При этом не обязательно, чтобы у соискателя-иностранца был патент или разрешение на работу.

Ученический договор не находится в плоскости трудовых отношений (), а разрешение на работу или патент требуется иностранцу только для трудовой деятельности (п. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Когда работодателю нужна лицензия?

Трудовой кодекс не требует от организации-работодателя, проводящей обучение, образовательной лицензии, если она не станет выдавать своим ученикам (сотрудникам или соискателям) документы о квалификации. Лицензия важна больше для целей налогообложения.

Но если ученики будут при успешном завершении учебы получать документ, например, о повышении квалификации, то лицензия необходима. Если же обучение прошло не столь успешно (обучающийся не прошел итоговую аттестацию или прошел ее неудовлетворительно, был отчислен и т. п.), то он получает на руки справку об обучении или о периоде обучения (ч. 3, 10, 12 ст. 60, ч. 15 ст. 76 закона № 273-ФЗ).

Если вы не можете разобраться с особенностями оформления или учета выплат и налогов по ученическому договору — задайте вопрос специалистам Бухгалтерия Сервис. У нас бухгалтеры получают профессиональные консультации — в письменном виде со ссылками на законодательство.

Выгоды ученического договора

1. Экономия на зарплатных налогах

Страховые взносы на выплаты по ученическому договору не начисляются. А вот НДФЛ с таких выплат придется удержать в общем порядке — по ставке 13% или 30% (п. п. 1, 3 , п. п. 1, 2, 4 , письма Минфина от 10.11.2015 № 03-04-06/64548, от 27.05.2014 № 03-04-05/25247), если у компании, которая проводит обучение, отсутствует лицензия на образовательную деятельность.

Если обучение проводит компания с лицензией, то такая оплата обучения не облагается не только страховыми взносами, но и НДФЛ (письмо Минфина от 18.01.2018 № 03-04-05/2319, ).

Экономия в цифрах будет следующая.

При оплате в 60 000,00 в месяц и сроком обучения 3 месяца экономя на налогах составит с 1 сотрудника:

1. Без лицензии: ~27 000,00 руб. — 54 000,00 руб.
2. С лицензий ~ 50 400,00 руб. — 77 400,00 руб.

2. Уменьшение единого налога на УСН и налога на прибыль

Расходы, связанные с обучением, можно включить в состав затрат для целей уменьшения налогооблагаемой базы. Стипендию и оплату практических занятий сотрудника можно отнести к расходам на оплату труда ( и ).

Уменьшить свои расходы по налогам могут организации на общей системе — плательщики налога на прибыль, а также компании на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». При этом учесть можно расходы на любое профессиональное образование сотрудников при условии, что есть подтверждающие документы и обучение проходило в интересах организации ( и , письмо Минфина от 13.02.2018 № 03-11-06/2/8502).

Обратите внимание, что если организация, проводящая обучение, имеет лицензию, то включить в расходы можно оплату разных вариантов такой учебы: курсы повышение квалификации, участие в профессиональном семинаре или вебинаре, профессиональная переподготовка, высшее образование (ч. ч. 3, 4 ст. 12 закона № 273-ФЗ от 29.12.2012).

Компании также могут учесть в целях налогообложения обучение сотрудника на семинаре или вебинаре, который организован компанией, не имеющей образовательной лицензии или частным лектором (преподавателем) ().

Чтобы принять к расходу оплату такого обучения, понадобятся:

• договор с компанией, проводившей обучение, или с лектором;
• программа проведения семинара или вебинара;
• в качестве документа, подтверждающего оказание услуги, акт по проведенному мероприятию или об оказании информационных или консультационных услуг (письмо УФНС по Москве от 28.06.2007 № 20—12/060987).

При этом работодатель не сможет учесть в расходах затраты, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения (). Например, если сотрудники отправились на семинар в другой город и компания оплатила им также экскурсионную программу, то такие расходы в налоговом учете принять нельзя.

Зачем нужно собирать документы?

В бухгалтерском и налоговом учете принимать можно только расходы, которые обоснованы документально. Для целей налогообложения выплату стипендий по ученическому договору можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией также при условии экономического обоснования ( и , письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188).

Например, если бухгалтера отправили на семинар, в программе которого разбирались новшества в налогообложении выплат сотрудникам, то такие расходы оправданы. Если вы оплатили тому же бухгалтеру вебинар о том, какие тренды в этом сезоне на обувь, то учесть в расходах его не сможете.

С другой стороны, когда на такой вебинар будет отправлен менеджер по продажам, а ваша компания продает обувь — участие в мероприятии оправдано. Т. е. все зависит от того, кто, чему обучается и как полученные знания в дальнейшем будут использованы.

Особенности заключения ученического договора

1. С соискателями, успешно окончившими обучение, нельзя заключать трудовой договор с испытательным сроком, но расторгнуть ученический договор можно по основаниям, предусмотренным самим же договором (например, за неуспеваемость или прогулы занятий).
2. Если после окончания обучения учащейся не будет принят на работу, расходы по выплате стипендии для целей налогообложения прибыли использовать нельзя (письма Минфина от 03.07.2014 № 03-03-06/1/32275, от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188).
3. В процессе обучения штрафовать сотрудника нельзя. Риски полностью на работодателе на время обучения.

Сколько раз в месяц платить стипендию и в какой сумме?

Для стипендии, также, как и для выплаты заработной зарплаты, установлен минимум — стипендия не может быть ниже минимального размера оплаты труда (). В 2022 году это — 15 279 рублей (с 1 июня).

При этом есть одна сложность — с порядком, а точнее периодичностью выплаты стипендии. Трудовой кодекс об этом ничего не говорит, поэтому сложились две точки зрения:

1. Стипендия выплачивается один раз в месяц.

Эту позицию поддерживают суды (см., например, постановление Президиума ВАС от 03.12.2013 № 10905/13 по делу № А71-9175/2012) и контролирующие органы, например, ФСС (письмо от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Она основана на том, что отношения по ученическому договору не относятся к трудовым и ими не регулируются.

2. Стипендия должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, как заработная плата.

Некоторые эксперты считают, что все-таки ориентироваться в вопросе выплат нужно на Трудовой кодекс и для этого есть две причины:

• размер стипендии, как и зарплаты, не может быть меньше МРОТ ();
• для времени обучения установлены те же нормы рабочего времени, что и для работников соответствующего возраста, профессии или специальности при выполнении ими конкретных работ ().

Чтобы избежать подобного противоречия, мы рекомендуем работодателю закрепить порядок выплат в ученическом договоре () и (или) локальном нормативном акте, например, положении об обучении.

Избегайте рисков в работе, доверяя профессионалам — используйте комплексный бухгалтерский сервис. Мы возьмем на себя ведение учета, в том числе кадрового, подготовку отчетности, оптимизацию налогообложения. Удобная коммуникация, личный кабинет клиента, выбор тарифов для любого бизнеса — от ИП без сотрудников до крупной компании с большим штатом.

Обсудите сотрудничество не с менеджером, а с руководителем аутсорсинга. Анна Мосина, генеральный директор Бухгалтерия Сервис, на личной встрече обсудит с вами все аспекты будущей работы.

Записаться на встречу

Могут ли ученический договор быть переквалифицировать в трудовой?

Все зависит от совокупности факторов. Есть судебное дело — постановление АС УО от 28.12.2021 № Ф09-9055/21, которое иллюстрирует как налоговая может проверить и переквалифицировать договоры в трудовые в случае, когда цель была в уклонении от налогов.

Например, налоговики указали, что у компании отсутствовали места, которые можно отнести к местам обучения: при осмотрах установлено, что кабинеты не оборудованы табличками с наименованием помещений, отсутствуют наглядные и иные учебные пособия.

График работы учеников соответствовал графику работы сотрудников общества, а виды выплат за учебу разделяются так же, как предусмотрено положением об оплате труда в обществе (в ночное время, в выходные и праздничные дни, за учебу во вредных условиях, за расширенную зону обслуживания и т. д.), в то время как нормы ТК не предполагают, что ученик подчиняется внутренним положениям об оплате труда работников.

Чтобы ученический договор не признали трудовым, рекомендуем:

1. Использовать договор об обучении только в тех случаях, когда вы действительно обучаете своих сотрудников.
2. Прописать в коллективном договоре условие о том, что работники могут получать дополнительное образование или повышать квалификацию.
3. Разработать локальные акты — положение и регламент об обучении сотрудников и соискателей. Указать в них цели и порядок обучения, учебные программы, вопросы по оценке результатов учёбы и прочее.
4. Заключить договор с образовательными организациями с лицензией, либо организовать обучение собственными силами.
5. Прописать объем и характер практических заданий, если сотрудник или соискатель будут их выполнять, но они должен отличаться от работы, которую выполняют штатные работники.
6. Не проводить обучение более 3-4 месяцев.

Еще больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!