Перевод сотрудников на дистанционную работу

Оформление сотрудника на дистанционную работу

Нормы выполнения трудовых задач на удаленной работе прописаны в ТК (гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников»).

Дистанционная (удаленная) работа — это выполнение определенных трудовых обязанностей вне стационарного рабочего места, которое обычно предоставляет работодатель. Взаимодействие между работником и работодателем происходит через Интернет (ст. 312.1 ТК).

Другими словами, удаленная работа — это когда не нужно ездить в офис. Рабочий процесс организован при помощи специальных программ, установленных на ноутбук и даже смартфон.

Удаленный рабочий стол — топовый инструмент в работе удаленщика. Обмен информацией между сотрудниками происходит через мессенджеры. И даже совещание провести на удаленке не проблема.

Какие специалисты могут работать в удаленном формате:

IT-специалисты;
бухгалтеры;
юристы;
психологи;
архитекторы;
дизайнеры;
копирайтеры и редакторы;
преподаватели-репетиторы;
менеджеры в онлайн продажах.

В режиме удаленной работы чаще задействованы специалисты, чья работа связана с интеллектуальной деятельностью.

В 2022 году были внесены поправки в ТК, согласно которым возможны два сценария перевода на удаленку:

1. По согласованию с работником.

Условие о дистанционке прописывают в трудовом договоре (далее — ТД) или в дополнительном соглашении к нему. Удаленная работа может продолжаться:

На постоянной основе (на протяжении всего срока действия ТД).
На временной основе (непрерывно в течение срока действия ТД, заключенного не более чем на полгода; периодически — путем чередования удаленной работы с периодами выполнения обязанностей на рабочем месте).

2. Без согласия работника.

Сотрудник может быть переведен на удаленную работу временно и без его согласия. Но только в определенных случаях, таких как природные и техногенные катастрофы, пожары, эпидемии.

Если сотрудник работает на удаленном режиме вынужденно, то в ТД не нужно вносить изменения. Следует издать локальный нормативный акт с указанием причин и сроков введения дистанционки. Сотрудник должен ознакомиться с ЛНА под роспись.

ТД или допсоглашение о переводе на удаленку можно заключить посредством КЭДО. Только для этого необходимо наличие электронных подписей у обеих сторон.

Для оформления на удаленную работу сотрудник может предоставить документы в электронном формате (сканы).

Главные правила оформления ТД (допсоглашения) при оформлении сотрудника на удаленку:

Если в трудовом договоре не прописан режим труда и отдыха, то дистанционный сотрудник сам распределяет свою занятость. Поэтому, если работодателю принципиально, в какое время должен трудиться удаленщик, то порядок работы необходимо определить в момент подписания договора (ст. 312.4 ТК).

Например, если удаленный сотрудник много общается с клиентами, то вероятнее всего руководитель адаптирует распорядок под рабочие графики основных клиентов. В то время, как удаленный сметчик сможет работать по своему усмотрению, в зависимости от объема работы.

Важно указать место работы — адрес проживания сотрудника.
В договоре необходимо зафиксировать способ учета отработанного сотрудником времени. Это нужно для обоснования принятия компанией затрат на удаленную работу в расходы (ст. 252 НК, ст. 312.4 ТК). Обосновать затраты можно также с помощью различных отчетов о проделанной работе.

Оплата труда и налоги

Дистанционные работники попадают под действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.1 ТК).

Поэтому, выплата вознаграждений, исчисление НДФЛ и страховых взносов, осуществляется в том же порядке, как и для обычных работников.

Доверьте налоги и учет Бухгалтерия-Сервис. Квалифицированные специалисты компании наведут порядок в вашей бухгалтерии. Для начала можно записаться на бесплатную вводную консультацию.

Компенсация расходов

При переводе работников на удаленку их нужно обеспечить ресурсами, необходимыми для работы вне офиса.

Удаленная работа может быть организована двумя способами:

1. Для работы из дома сотрудники используют собственную технику, ПО и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают интернет и сотовую связь.

Компенсация за использование работниками личного имущества не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК).

В ТД или допсоглашении к нему необходимо зафиксировать порядок и условия возмещения затрат, утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы.

Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда при ОСНО и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК). Помимо этого затраты можно учесть в составе прочих расходов (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 15.08.2005 № 03-03-02/61).

С 2023 года чиновники планируют установить лимит для компенсаций удаленным сотрудникам за использование в работе личного имущества: телефонов, компьютеров, интернета. От НДФЛ освобождается 35 рублей за рабочий день, то есть чуть больше 700 рублей в месяц. Подтверждающие документы от сотрудника на эту сумму не понадобятся (соответствующая норма появится в п. 1 ст. 217 НК).

2. Работодатель полностью обеспечивает сотрудников на удаленке всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры, расходные материалы), а также ПО организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере надобности выдает необходимое работникам.

Рабочее место за пределами РФ

По трудовому законодательству дистанционный работник может трудиться в любой точке мира (ст. 312.1 ТК).

Минтруд полагает, что работника, исполняющего рабочие обязанности удаленно за границей, нужно оформлять по гражданско-правовому договору. Заключить в этой ситуации трудовой договор о дистанционной работе нельзя. Причем независимо от того, является ли работник гражданином России, иностранным гражданином или лицом без гражданства.

При этом Минфин ссылается на нормы ТК об обеспечении дистанционным работникам безопасных условий труда, а также на ст. 13 ТК, указывающую на то, что ФЗ и правовые акты, касательно норм трудового права, действуют только на территории РФ (письма от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 27.07.2016 № 17-3/В-292, от 07.08.2015 № 17-3/В-410).

В то время, чиновники Минфина не видят проблемы в заключении трудовых договоров с иностранными удаленщиками (письма от 25.03.2016 № 03-03-06/1/16904, от 02.04.2015 N 03-04-06/18203, от 04.08.2015 № 03-04-06/44849).

Но письма ведомств не имеют силы нормативных актов. И так как общего знаменателя в этом вопросе нет, но также и нет прямого запрета на заключение трудового договора о дистанционной работе с сотрудником, находящимся за пределами РФ, будем считать, что оформить трудовой договор с ним все-таки можно.

Такого мнения придерживаются и суды (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.06.2020 № 33-8432/2020 по делу N 2-5677/2019).

Бухгалтерия-Сервис помогает на старте бизнеса выбрать систему налогообложения, узнать про все льготы и выбрать онлайн-кассу. Консультации для предпринимателей в удобном формате.

НДФЛ и страховые взносы с зарплаты лица, работающего за границей

Если с сотрудником, работающими дистанционно, заключен трудовой договор, в котором рабочее место указано — за границей, то выплачиваемая им заработная плата считается доходом, полученным от источников за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК, письма Минфина от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 16.10.2019 № 03-04-06/79311).

Порядок обложения НДФЛ доходов, полученных от источников за пределами РФ, зависит от налогового статуса физического лица (ст. 209 НК):

Если работник является налоговым резидентом РФ — такой доход признается объектом обложения НДФЛ в РФ. Физические лица — налоговые резиденты РФ, получающие доходы от источников, находящихся за пределами РФ, исчисляют, декларируют и уплачивают НДФЛ самостоятельно по завершении налогового периода по законам страны, в которой они находятся (пп. 3 п. 1 ст. 228 НК).
Если работник не является резидентом РФ — такой доход не признается объектом обложения НДФЛ.

Таким образом, работодатель не должен выполнять функции налогового агента. Он не будет исчислять и удерживать НДФЛ с выплат удаленному работнику — иностранцу или гражданину РФ, находящемуся за границей.

Чтобы предотвратить неуплату НДФЛ с доходов дистанционщиков, которые намеренно не получают статус налогового резидента ни в одной стране, Минфин разработал законопроект, закрепляющий в НК порядок налогообложения выплат за работу за пределами России.

Законопроект предполагает, что вознаграждения, выплачиваемые удаленным сотрудникам российскими организациями, будут считаться доходами от источников в РФ.

Это значит, что сотрудники, проживающие за границей и работающие удаленно в российских фирмах или иностранных обособках, зарегистрированных в РФ, будут уплачивать НДФЛ. Налог с доходов таких работников должен удержать работодатель.

Ставка НДФЛ для физлиц-нерезидентов, проживающих более 180 дней за границей, — 30%.

Имейте ввиду, что законопроект касается только удаленщиков. Если же сотрудник работает за рубежом в филиале российской фирмы, для него правила не меняются: его доход считается полученным от источников за пределами РФ, а НДФЛ платить не придется.

Страховыми взносами облагаются выплаты в пользу физлиц, подлежащих обязательному соц страхованию, а именно, в сфере трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК). Российские граждане, которые работают по ТД о дистанционной работе также относятся к категории застрахованных лиц в системе ОСС (п. 1 ст. 7 167-ФЗ от 15 декабря 2001, ч. 1 ст. 2 255-ФЗ от 29 декабря 2006, ст. 10 326-ФЗ от 29 ноября 2010).

Поэтому выплаты от Российской организации сотрудникам, которые являются российскими гражданами и работают по ТД о дистанционной работе за границами РФ, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Преимущества перевода сотрудников на удаленку для бизнеса

При переводе части сотрудников в удаленный формат компания имеет возможность сократить офисные площади, и как следствие сэкономить на аренде, уборке помещений, коммунальных расходах. Также экономия средств появится в результате оборудования и обслуживания меньшего количества рабочих мест. Меньше потребуется таких расходников, как офисная бумага, канцелярка, картриджи для принтеров.

Некоторые работодатели видят огромный плюс удаленки в возможности найма сотрудников из регионов. Тем самым компания экономит на заработных платах работников.

Минусы, безусловно, тоже присутствуют. В удаленном формате бывает тяжелее «спросить» с работника чем в классическом офисном режиме. Но от нерадивого работника не застрахован никто: ни онлайн, ни офлайн работодатель.

Еще больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!

Читайте наш телеграм-канал

Еще больше полезной информации для бухгалтеров и предпринимателей.