Все еще храните старые документы? Проблем у вас, видно, мало

Даже не заходя в офис компании, можно сказать, что где-то в ящиках столов лежат старые черновики, тетрадки с записями или расчетами, устаревшие бланки, а в кабинетах на полках и в коробках скучают архивные документы с истекшим сроком хранения. Все это «богатство» собирается годами и что ужаснее — не уничтожается правильно и вовремя.

Почему важно избавляться от офисного «мусора»?

Вот только несколько причин, навскидку:

В черновиках может найтись много информации для заинтересованных лиц и просто любопытных — сведения о доходах, коммерческие тайны заключенных сделок, списки кандидатов на увольнение, да все что угодно Представьте, что какие-то сведения попали к вашим конкурентам или неуполномоченным на доступ к такой информации сотрудникам?

ФНС вам вообще скажет большое спасибо за все ваши заметки и записки. Даже если это всего лишь черновики, они станут неисчерпаемым источником данных, например, о ваших связях с другими компаниями. Пускай это даже будут совершенно законные действия, но вы знаете — налоговики все равно потребуют объяснений. Причем к вам могут явиться внезапно и произвести выемку всех носителей информации, начиная от бумажных документов и заканчивая жесткими дисками, а разбираться, что именно забрали (оригиналы или «черную бухгалтерию») будут потом.

Неуничтоженные персональные данные работников могут стать причиной серьезных неприятностей. Например, в отчетах СЗВ-М, РСВ, справке 2-НДФЛ упоминаются ИНН, СНИЛС, паспортные данные, которые можно использовать в преступных целях. Не говоря уже о трудовых договорах, личных карточках Т-2 и т.д.

Хотите сохранить документы в надежном месте, не захламляя собственное помещение? Воспользуйтесь услугой хранения документов вне офиса.

Про пароли, логины, коды доступа и прочие подобные «заметки на полях» стоит ли даже говорить?

Если вы оставляете старые бланки или черновые документы с печатями и подписями, есть риск, что кто-нибудь из сотрудников захочет воспользоваться случаем и провернуть аферу, особенно если документы касаются выплаты денег.

Можно создать путаницу. К примеру, вы руководитель и согласовываете вариант нового трудового договора с профсоюзом, ведете долгие переговоры и, наконец, утверждаете окончательную редакцию. Да вот незадача — подписываете и отдаете другую, с невыгодными для вас, как работодателем, условиями А все потому, что хранили все варианты «на всякий случай» и под руку попал не тот.

В старых документах встречаются ошибки — неверное оформление, отсутствие подписей, копия вместо оригинала, опечатки, неточности расчетов и т.д. Для многих правонарушений есть сроки давности, после которых привлечь вас к ответственности нельзя и возможно вы даже исправили ошибку, просто не уничтожили первичный документ, но зачем в таком случае хранить компромат на самих себя?

Есть и другие, почему-то не принимаемые в расчет причины для уничтожения: освобождение места (устройте уже персоналу комнату отдыха вместо заваленного коробками кабинета), повышение уровня пожарной безопасности. Накопление легковоспламеняющихся материалов может привести к пожару и препятствовать эвакуации в чрезвычайной ситуации. Нередко складирование архивов осуществляется в непредназначенных для этого местах (на балконах, у дверей аварийных выходов и т.д.).

Как провести уничтожение документов?

Мы уже рассказывали о сроках хранения различных документов. Теперь давайте поговорим как правильно их уничтожить, если сроки закончились или у вас просто скопилось большое количество ненужных деловых бумаг.

В 2020 году можно смело уничтожать документы 2014 года и более ранние, если они не относятся к тем, что имеют особые сроки хранения (например, документы по учету кадров).

Вот алгоритм, согласно которому вы должны действовать:

• Собрать комиссию для проведения процедуры — состав определяется внутренними документами, в нее могут входить, к примеру, руководитель, главный бухгалтер, сотрудник ответственный за ведение архива, специалист отдела кадров и т.д.
• Провести отбор документов, подлежащих уничтожению — с учетом ценности документа для организации и сроков его хранения, под наблюдением и при участии членов комиссии;
• Составить перечень (акт) всех документов для утилизации — его подписывают все члены комиссии. Форма акта определена Правилами работы архива, утвержденными Росархивом. В нем отображаются основные сведения о документации — даты создания, сроки, количество и т. п. Наличие акта придает процедуре уничтожения законность;
• Выбрать способ уничтожения (особенно это важно для конфиденциальных данных);
• Уничтожить документы и составить соответствующий акт.

Ключевых момента здесь два — отбор и сам процесс уничтожения.

Если включить в список документы, срок хранения которых не успел подойти к концу, то при проверке вы получите штрафы за отсутствие первички или регистров, не говоря уже о том, что, например, уничтожив лицевые счета сотрудника, можете попросту лишить его пенсии.

Штрафы. Согласно статье 15.11 КоАП при нарушении сроков хранения или уничтожении документации ранее установленного законом времени может наступить административная и уголовная ответственность. Если это стало причиной снижения налоговой базы или искажения отчетности (хотя бы одной строки на 10% и более), то ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года. Если хочется повысить уровень адреналина — загляните в статьи 199 и 325 УК РФ, там ответственность не только денежная, но и в виде лишения свободы.

Обычно уничтожают документы двумя способами:

• Измельчение. Для этого применяют специальный аппарат — шредер. Он измельчает документы практически в конфетти. Его можно установить прямо в офисе и использовать самостоятельно.
• Сжигание. Конечно в офисе печь не поставить, поэтому эта процедура проводиться на специальном оборудовании, а организации, производящие сжигание обязаны иметь лицензию.

Возможно комбинировать варианты, например измельчить, а затем сдать на переработку.

Какие услуги по уничтожению документов предлагает «Делис Архив»:

1. Экспертная оценка сроков хранения документов и выделение документов с истекшими сроками;
2. Подготовка для согласования акта о выделении документации, не подлежащей хранению;
3. Вывоз и утилизация в вашем присутствии. У нас мощное оборудование способное уничтожать до 2 тонн документов в час и до 40 тонн в день.

Утилизация документов производится вместе со скрепками, папками, файлами и т. д., предварительная подготовка не требуется. По желанию вы можете арендовать шредер для офиса.

Нам стоит довериться — мы сохраняем предоставленные нам конфиденциальную и коммерческую информацию и данные на всех этапах взаимодействия.

Если вас заинтересовала услуга, оставьте ваши контакты в форме ниже, мы свяжемся с вами и ответим на все вопросы: