Как действовать при изъятии у организации документов

Любой предприниматель, длительное время осуществляющий свою деятельность на территории России, может столкнуться с изъятием документов организации контролирующими и правоохранительными органами.

Изъятие документов — это всегда нештатная ситуация для руководителя и главного бухгалтера. Поэтому основания изъятия и порядок проведения, требования законодательства, а также способы минимизации ущерба от изъятия документов знать надо.

Изъятие документов может быть произведено при осуществлении таких видов деятельности, как:

— контрольной;

— оперативно-разыскной;

— в ходе административного и уголовного процесса.

Порядок изъятия документов строго регламентирован действующим законодательством. Отметим основные положения, которые должен знать каждый предприниматель.

Действиях налоговых органов во время контрольной деятельности

Порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ, и описан на сайте ФНС России.

В рамках контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (пп. 3 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Выемка документов производится на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов. Постановление должен быть подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку (п. 1 ст. 94 НК РФ), руководителем (заместителем) налогового органа, вынесшим решение о проведении проверки. В противном случае постановление может быть признано в суде недействительным.

Помимо отметки руководителя инспекции (его заместителя) об утверждении постановления в этом документе должны быть указаны:

• дата его составления;
• фамилия, имя, отчество, должность инспектора, который вынес постановление, и наименование налогового органа, в котором он работает;
• полное наименование организации (ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков), в которой проводится выемка документов, ее ИНН и КПП;
• мотивы проведения выемки документов;
• описание изымаемых документов (наименование и иные реквизиты);
• дата, подпись, Ф.И.О. ответственного лица организации, получившего документ (для представителя также указывают наименование и иные реквизиты документа, подтверждающего его полномочия).

В Налоговом кодексе прямо установлено, что обстоятельства, послужившие основанием для выемки документов, должны быть обоснованы и мотивированы (п. 1 ст. 94 НК РФ). Однако проверяющие зачастую игнорируют данный факт и указывают в постановлении лишь то, что у инспекции есть основания для предположения об угрозе уничтожения, сокрытия, изменения или замены документов.

В постановлениях об изъятии можно увидеть следующие обстоятельства, отмечаемые инспекторами:

• воспрепятствование налогоплательщиком доступу должностных лиц налогового органа, проводящих выездную налоговую проверку, на его территорию или в помещение;
• необеспечение налогоплательщиком должностным лицам налогового органа, проводящим выездную налоговую проверку, возможности ознакомиться с подлинниками документов на своей территории при проведении проверки по месту его нахождения (месту нахождения филиала, представительства, иного обособленного подразделения);
• уклонение налогоплательщика от представления в налоговый орган оригиналов документов для ознакомления с ними, если выездная проверка проводится на территории ИФНС;
• отказ налогоплательщика от представления заверенных надлежащим образом копий запрашиваемых документов.

Суды не одобряют такой подход и указывают, что при вынесении мотивированного постановления недостаточно формального указания на наличие оснований для производства выемки документов. Инспекции следует именно обосновать свои действия. Под обоснованием в данном случае понимаются конкретные обстоятельства, факты, свидетельствующие о намерении налогоплательщика уничтожить, скрыть или подменить документы.

Изъятие документов в порядке налогового контроля называется выемкой (ст. 94 НК РФ). Выемка не может быть произведена вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ), и возможна, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не представил налоговому органу затребованные должностным лицом налогового органа документы в 5-дневный срок.

Порядок проведения выемки документов:

• до начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности;
• представитель ФНС предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно;
• при отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов;
• изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества, индивидуальных признаков.

Существует ряд правил проведения выемки:

• не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время (согласно ст. 5 УПК РФ ночным временем считается период с 22.00 до 6.00 по местному времени);
• выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов;
• не подлежат изъятию документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки;
• в момент выемки, должен фиксироваться факт изъятия каждого документа, с указанием количества листов;
• о производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол, который тоже должен быть правильно оформлен (ст. 99 НК РФ).

Как изымают бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Изыматься должны копии документов. Подлинники изымаются, если у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Если изымаются подлинники, с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия (п. 8 ст. 94 НК РФ).

В случае если по истечении 5 дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение 3 дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.

Несоблюдение должностными лицами налоговой инспекции порядка выемки документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике не так редки случаи принятия судом стороны налогоплательщика.

Если к вам пришли за документами

Не паникуйте и постарайтесь оттянуть время, не отказывая органам в выдаче документов. Переговоры желательно записывать с помощью звукозаписывающего устройства. Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Перепишите все указанные в них данные.

Потребуйте предъявить документ на изъятие с печатью, подписанный руководителем. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, попросите их связаться с руководителем. Если в предоставлении документа на изъятие вам отказывают — звоните в полицию (они записывают все вызовы) и просите помочь разобраться в ситуации.

В общем, сплошной стресс. Но можно обойтись и без него, если заранее подготовиться к изъятию документов. Что можно предпринять?

• Снизить эффект внезапности и решить проблему нехватки времени можно создав территориально распределенный архив. Т.е. передать документы на внеофисное хранение. Такой способ хранения предполагает, что архивная компания вывозит архив документов за пределы вашего офиса и размещает их в специализированном помещении с повышенным уровнем безопасности.

Компания «Делис Архив» обладает огромным опытом оценки и надежного хранения бухгалтерской документации. Для этого у нас есть все что нужно: профессиональный персонал, современный оборудованный архив с контролем температурного режима и влажности, лучшие программные комплексы для учета и поиска необходимых архивных материалов, надежная охрана.

Контролирующие органы приезжают по месту фактического пребывания компании, что позволяет руководству — пригласить адвоката, юриста или иным образом позаботиться о снижении рисков изъятия, а то и совсем отказать в нем, если проверяющие грубо нарушают регламент..

• Не забывайте вовремя уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Согласно законодательству вы имеете на это право, но для грамотного уничтожения документов важно не ошибиться в определении сроков хранения. Своевременное выделение дел к уничтожению позволит компании минимизировать риски, возникающие вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения.

«Делис Архив» проведет экспертную оценку сроков хранения, выделит документы с истекшими сроками, подготовит соответствующие акты, а также проведет утилизацию документов в удобном для вас месте — в офисе компании или на своей территории.

• Существует еще комплексное решение для выхода из ситуации, когда изымаются подлинники документов.

С целью решения этой проблемы компании все чаще прибегают к созданию системы электронного архива, которая позволяет всегда иметь под рукой копии документов независимо от того, где находятся их оригиналы. Специалисты «Делис Архив» помогут в организации системы электронного архива вашей организации,. Это существенно сократит время на работу с документами и точно не оставит вас без их копий при изъятии.

Если у вас остались вопросы по организации хранения документов, оставьте ваши контакты в форме ниже и наши специалисты проконсультируют вас подробно: