Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.
Нормативное обоснование
Такая обязанность определена п. 10 ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»:
«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».
Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:
упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде. Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи. Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.
Компания «Делис Архив» поможет подготовить дела к передаче: проведет экспертизу, составит описи, сброшюрует документы по всем правилам архивного дела.
Какие документы остаются после ликвидации компании
Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год.
Документы могут быть следующие:
- кадровые документы;
- договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
- внутренняя и внешняя корреспонденция;
- статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
- бухгалтерская первичка;
- учредительные и корпоративные документы;
- прочие документы.
В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).
Куда передавать документы?
В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу). Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает.
Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.
Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.
Итак, перед передачей документов в архив необходимо:
- заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
- оплатить пошлину (размер определяется договором);
- дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.
Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.
Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела можно передать на внеофисное хранение в коммерческую организацию. И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.
У «Делис Архив» собственное помещение для хранения, мы маркируем документацию при помощи штрих-кодов поэтому легко найдем любой документ, если он вам вдруг понадобится. По вашему желанию мы организуем электронный архив, которым вы сможете пользоваться самостоятельно.
Рассчитать экономию при депозитарном хранении документов
Что делать с печатями
Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.
Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать), поэтому лучше доверить эту работу специализированной компании.
Хотите узнать больше?
Все об архивировании, уничтожении документов и создании электронного архива
Наши специалисты готовы помочь!
Оставьте ваши данные в форме ниже, мы вам перезвоним и проконсультируем:
Начать дискуссию