Скоро наступят времена, когда деревья будут большими, а компании полностью заменят бумажные документы на электронные. А пока мы на пути к зеленому будущему, можно поговорить о том, как сканирование документов помогает бизнесу.
Сканирование и его форматы
Сканирование документов — важный инструмент для оптимизации процессов работы с документами любой организации. Вот, какие проблемы решает процедура:
- сокращение затрат на использование бумажных оригиналов (в том числе при массовой подборке документов в случае налоговых проверок);
- сокращение расходов на аренду помещений / освобождение полезной площади кабинетов;
- доступ к информации в любое время из любой точки мира;
- сохранность любых документов (бухгалтерские документы, тексты, чертежи, изображения, книги, сшитые архивные дела), даже после уничтожения их бумажного оригинала;
- автоматическая проверка содержимого оригиналов на ошибки (правильность оформления реквизитов, наличие подписей, печатей, пересортицы и комплектности).
Какие основные требования обычно бухгалтера предъявляются к сканированию?
В основном организации применяют черно-белое сканирование, с разрешением не более 300 DPI (точек на дюйм). Качество такой электронной копии, после принтера, будет сравнимо с качеством полученной ксерокопии. Цветное сканирование обходится дороже и обычно его применяют в тех случаях, когда важно при выводе на печать получить на копии цветные подписи и печати.
Оптимальное по качеству и размеру расширение итогового файла с графическим образом — PDF. Документы с таким расширением не занимают много места на сервере, удобны в работе и открываются большинством стандартных офисных программ.
Простое ли дело — оцифровка?
Оцифровку документов можно выполнить своими силами. Но, во-первых, это потребует наличие специальной техники, программных продуктов и человеческих ресурсов, а во-вторых, полученный результат может разойтись с ожиданиями.
Перед началом работ необходимо определить, какие документы можно расшивать, а какие сканировать только в сшитом виде. Обычно не расшивают договоры, отчетные, уставные и иные материалы, заверенные нотариально или скрепленные представителями двух сторон. Скорость оцифровки прошитых материалов в несколько раз ниже, чем предварительно подготовленных. При переводе в электронный вид сшитых оригиналов, часть полученной информации может быть искажена или обрезана (изгибы листов у корешка).
Важным этапом является подготовка документов к сканированию. Документы необходимо достать из папок, файлов, изъять скрепки и стикеры, а в самом конце вернуть в исходное состояние. Далее начинается процесс перевода в электронный вид.
В обычных офисах стоят многофункциональные устройства или сканеры, но они совершенно не подходят для целей массового сканирования. Они медленные, их дорогостоящие узлы не рассчитаны на большую нагрузку, у них отсутствует программное обеспечение для формирование итоговых файлов.
Профессиональный потоковый сканер который использует «Делис Архив», переводит в электронный вид и формирует итоговые PDF — файлы со скоростью более 100 страниц в минуту и это при двустороннем сканировании. Стоимость такого сканера начинается от 600 000 руб. за 1 единицу и это без учета последующего технического обслуживания.
Завершающим и самым дорогостоящим этапом, является индексация документов. Без данного этапа, вся предыдущая работа не имеет смысла, а полученные образы документов будут непригодными для поиска картинками.
Каждому сформированному PDF файлу присваивается наименование, а к каждому документу свои поисковые параметры: тип документа, дата, номер, контрагент, адрес, тип продукции и т.д.. На данном этапе для сокращения затрат, рекомендуется использовать специальные программные продукты позволяющие проводить индексацию документов в автоматическом режиме..
Заказывая услуги профессионального сканирования вы получаете не только качественно созданный электронный архив, но и сервис по автоматической проверке ошибок в бухгалтерских, финансовых и иных документах, на базе программных продуктов «РИО». Без человеческого участия, наша система сама находит разногласия в документах и своевременно сообщает о них.
Таким образом можно оцифровать имеющийся в вашей организации архив и организовать оптимальный процесс работы с документами..
Делис Архив уже 20 лет занимается обработкой документов и организацией их хранения. У нас 30 сканеров, которые способны производить сканирование до 2 миллионов копий в день. С оборудованием работают опытные специалисты и технологи.
В нашем портфолио более 100 проектов. Например, мы настроили процесс оцифровки документов в Почта Банке, создали электронный архив технической документации для УРАЛМАШа и организовали безбумажный офис Агентства по страхованию вкладов.
Сканируем все!
Создадим для вас эффективную систему работы с документами
В чем преимущества распознавания документов?
Система сканирования «здесь и сейчас» применяется многими компаниями. Например, в торговых организациях. Все поступающие на склад или распределительный центр документы переводятся в электронный вид, проверяются на ошибки, индексируются и передает в информационную систему (система электронный архив или бухгалтерская программа). Несмотря на то, что точки присутствия ритейлера могут быть рассредоточены по всей стране, головной офис, бухгалтерия, отдел безопасности и другие подразделения оперативно получают в свое распоряжение документы.
Но при этом мы ведь говорим не только о простом сканировании, но и распознавании. Распознанный документ можно отредактировать при необходимости, по его тексту можно вести поиск, а также контролировать правильность заполнения заданных полей.
Итак, в чем преимущества системы распознавания:
- Оперативная и эффективная обработка информации документов;
- Своевременное выявление ошибок;
- Контроль за процессом обработки документов с момента сканирования и до момента размещения информации в системе;
- Быстрый доступ ко всем документам, которые были включены в данную систему;
- Расположение в программе точной информации по всем документам компании (местонахождение того или иного документа, срок хранения, срок исполнения, процесс исполнения и т. д.).
- Быстрый поиск информации по различным критериям.
Система распознавания текста на базе «РИО» приживется в любой сфере: производстве, логистике, транспорте, ритейле, банке, энергетике, телекоммуникациях.
Если говорить о бухгалтерии, то внедрение решения по распознаванию текста на 50% сокращает затраты при обработке счетов-фактур, накладных и других документов, минимизирует ошибки ввода, предотвращает потерю данных.
Сейчас, во времена облачных технологий и удаленной работы, большинство популярных программ и систем ведения учета (бухгалтерского, кадрового, складского и т.д.) предназначены для облегчения работы сотрудников.
Программа сканирует, распознает и проверяет документы, автоматически извлекает из них нужную информацию и вводит ее в учетные программу. Бухгалтеру остается только подтвердить, правильно ли распознаны данные.
Кейс
Мы работали с очень разными организациями, предприятиями и даже банками. Вот, например, кейс по реализации проекта в крупном федеральном Банке.
Ежемесячное в архив заказчика поступает порядка 800 000 досье и нашими задачами были:
- настройка процесса оцифровки документов, целью — оцифровка 2 000 досье в день на человека и более 800 000 досье в месяц. Причем сведения должны были ежедневно загружаться на сервер;
- выявление ошибок в документах, не комплектов, пересортицы, не соответствие реестрам;
- организация оцифровки таким образом, чтобы информация о расположении оригиналов документов в бумажном виде, вплоть до коробки и папки, также отражалась в учетной системе Банка.
В результате уже несколько лет внедренная нами система обеспечивает ежедневную обработку документов заказчика. Были достигнуты поставленные цели по количеству обрабатываемых документов и автоматизирована загрузка во внешнюю информационную систему. Ежедневно заказчик пользуется электронным архивом и имеет полную информацию о месторасположении каждого запрошенного документа в реальном хранилище.
Знаем толк в документообороте
Сканирование и архивирование документов. Оптимизация документооборота. Электронный архив.
Начать дискуссию