На государственном уровне давно ведется работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. А вот организации не все еще пользуются электронными документами. Не в последнюю очередь от того, что нет четкого понимания, как организовать систему электронного оборота и хранения (прежде всего внутри организации). Недавно были утверждены требования к системам ЭДО и хранения электронных документов в архивах госорганов, из них можно почерпнуть много полезного.
Хранение электронных документов и электронный архив — разные понятия. Электронный архив создается с помощью программного обеспечения и является набором упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Хранение электронных документов — часть системы хранения документов организации, которая является одним из основных процессов делопроизводства. Бумажный документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.
Электронный архив создается помещением электронных копий документов в базу данных. Но это — не хранение, а облегчение доступа. Электронный документ — это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.
Системы электронного документооборота существенно сокращают трудовые затраты на обработку документов и предоставляет гораздо большие возможности по поиску, классификации, созданию, анализу документов.
В России давно ведется работа по стандартизации и унификации принципов построения документооборота, переходу на безбумажные технологии в сфере государственных услуг, оптимизации взаимодействия государственных учреждений. К системам электронного документооборота, используемых в госсекторе, предъявляются особые требования.
Как правильно осуществлять электронный документооборот и хранить электронные документы?
Делопроизводство в государственном секторе подчиняется требованиям и регламентам, основанным на ГОСТах и правовых актах, на основе которых четко описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.
Разработаны «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020 г. Это сводный регламентирующий документ, содержащий главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в государственных органах при организации внутренней деятельности.
Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.
Но систематизировать электронный документооборот и электронные архивы необходимо и коммерческим организациям, так как требования к документам и их хранению регламентируются законодательством.
СХЭД в архиве государственного органа — информационная система, обеспечивающая включение электронных документов и электронных копий документов (переданных из СЭД или иных информационных систем государственного органа), их учет, управление хранением, доступ к документам до уничтожения или передачи на постоянное хранение в государственный архив.
Делис Архив не только осуществляет хранение бумажных документов и организует для вас их сканирование, но и поможет упростить и систематизировать работу с документами внутри организации с помощью электронного архива.
Обязательные требования к СХЭД:
- организация работы с документами в СЭД и СХЭД должна соответствовать нормативным правовым актам Российской Федерации, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах;
- взаимодействие с иными государственными системами данных;
- обеспечение многокритериального поиска документов;
- формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему;
- обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД;
- обязательное использование ЭП;
- протоколирование всех действий пользователя системы.
Эти принципы можно применить и к работе в СЭД и СХЭД коммерческой организации.
Но электронный обмен документами не избавляет от необходимости документацию хранить. Хранение документов в электронном виде должно быть правильно организовано и защищено, ведь сбой системы грозит потерей годами накопленной информации. Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива. Хранение документов — одна из функций любой организации, будь то коммерческая организация или государственное учреждение.
Типовые требования разработаны в целях формирования единой основы для систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов. Требования к СЭД и СХЭД в документе разделены.
Новые требования утверждают непрерывность жизненного цикла документа от создания до уничтожения в рамках автоматизированных информационных систем. Рассматриваются только функциональные требования.
Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Эти критерии компании лучше разработать самой или обратиться к специалистам.
Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД:
- для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования;
- в СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
- создаваемые при включении документа в систему;
- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
- используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
- связанные с передачей на последующее хранение.
Метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения.
Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9):
«К функциям СЭД относится:
- Формирование и ведение номенклатуры дел
- Отнесение документов к делам
- Формирование описей дел, документов структурных подразделений
- Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
Мы уже как-то рассказывали о том, что такое экспертиза документов и экспертная комиссия и что будет, если нарушить правила уничтожения документов. Неважно какие у вас документы — бумажные или электронные, принимать решение об их уничтожении можно основываясь на решении экспертной комиссии. Вы же помните, что штрафы за нарушения сейчас ощутимо выросли?
Прием документов в СХЭД (п. 4.3):
«СХЭД должна обеспечивать:
- Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности
- Проверку электронных подписей документов
- Проверку воспроизводимости электронных документов
- Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».
Типовые требования определяют формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».
Обратите внимание! Если вы используете электронные документы должна сохраняться возможность воспроизвести их в привычном виде (например, распечатать или отправить по электронной почте). Именно это имеется в виду под визуализацией. Иначе для вас электронный документ станет лишь набором нулей и единиц.
Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)
Этим пунктом зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:
- резервного копирования электронных документов;
- проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
- конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы.
Про новые форматы — очень актуально, если вам необходимо загрузить документы в стороннюю программу Например, которая работает с файлами xls, т.е. Excel. Сможет ли ваша система переконвертировать файл в нужный вам формат? Сейчас многие бухгалтерские программы и сервисы работают с обычными сканами и даже фото документов, если вы используете электронный архив со скан-копиями, то сможете легко внести в программу даже большой объем данных, например, многостраничную накладную, счет, даже авансовые отчеты. Аналогично программы позволяют загружать и документы, созданные в электронном виде.
Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6):
Использование ЭД предполагает:
- Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам
- Многокритериальный поиск
- Формирование архивных копий, справок выписок
- Учет использования электронных дел.
Специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение, чаще всего это кадровые документы, отчеты различные положения и т.д.
Целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками.
Электронный архив имеет те же преимущества, что и электронный документооборот:
- с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
- электронные документы всегда доступны: в любой момент можно получить, распечатать, переслать, скопировать;
- облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
- упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая 0% ставку НДС.
Если вы выбрали технологию безбумажного документооборота или решили перевести ваши бумажные документы в электронный вид — обращайтесь в Делис Архив. Мы разработаем оптимальную систему документооборота и хранения документов.
Создание электронного архива
А также: организация электронного документооборота, делопроизвоства, хранение бумажных архивов
Узнайте как наладить ваш документооборот
Начать дискуссию