Хаос в хранении документов всегда выходит боком. Не верите? Докажем обратное. А заодно расскажем, как раз и навсегда решить проблемы с первичкой и выйти сухими из омута налоговой проверки.
Обрисуем суть проблемы
Пока бухгалтерия сидела в офисе, в документах царил порядок. Может и не идеальный, но концы с краями сходились. И вот грянула пандемия, бухгалтерия полным составом ушла на удаленку, да и осталась там насовсем. Теперь договоры сканирует секретарь, менеджеры из дома данные в базу забивают, накладные печатают кладовщики, а бухгалтеры живые документы в глаза не видят.
За хранение оригиналов никто не отвечает. Сгружают стопками в отдельный кабинет, и на том спасибо. А документы за прошлые годы и вовсе на склад переехали. Ведь сотрудники по большей части на удаленке, а лишние офисные помещения под бумаги содержать накладно. Но бумаг-то целые горы, куда их денешь? А если случится утеря, порча или другая беда — сотрудники, скорее всего, об этом факте умолчат. Зачем им лишние проблемы? Как-нибудь само утрясется.
Прошить дела и пронумеровать страницы? А где это написано? В моей должностной инструкции такого нет, кто обязан, тот пусть и отвечает.
А что говорит закон?
Ст. 101 Положения по ведению бухучета № 34н вольных трактовок не допускает: «Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов несет руководитель».
Но будем объективны и честны: руководитель — человек занятой, у него другие задачи, следить за каждой бумажкой — не по чину, пусть сотрудники разбираются. Вот и выходит, что по факту бумажное хозяйство остается без надзора.
Почему нужно уделять внимание правильному хранению документов мы рассказали в нашем новом ролике:
Налоговая проверка — все серьезно
От налоговых проверок никто не застрахован. Что будет, если проверка грянула, а документов нет? Будут штрафы, и немалые.
О санкциях за отсутствие документов мы подробно рассказали в другом материале. Однако, даже серьезные штрафы по ст. 126 НК РФ еще не предел.
Налоговикам выгоднее пойти по другому пути. Непредставление документов в течение двух и более месяцев дает им право начислить налоги расчетным путем. Что это значит?
Налоговики берут на вооружение подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ и на базе информации о налогоплательщике и деятельности аналогичных организаций считают суммы налогов сами.
Как правило, суммы доначислений расчетным путем значительно превышают те цифры, которые организация ранее заявляла к уплате.
Пример из судебной практики
Из материалов на сайте налоговой службы: в ходе выездной проверки организация не представила контролерам требуемые документы. Определить действительный размер доходов и расходов налоговики не смогли и воспользовались расчетным методом.
Основой для расчета стала деятельность аналогичных организаций: размер выручки, численность сотрудников и другие существенные показатели, которые используют для определения налогооблагаемой базы.
Ко дню судебного заседания организация успела восстановить часть утерянной документации, но суд доказательную базу не принял. Основание: суд не вправе подменять инспекцию в осуществлении контрольных функций. Так как ответчик не смог обоснованно объяснить, почему документы не могли быть предъявлены в ходе проверки, суд оставил решение инспекции в силе.
Сумма доначисленного контролерами налога на прибыль составила 9 187 тысяч рублей (решение АС Свердловской области от 07.10.2014 по делу № А60-22286/2014).
Как хранить документы вне офиса
Налоговый период закончился, зачем складировать документы в офисе? Они занимают уйму места и привлекают ненужное внимание контролеров.
Передайте документацию на ответственное хранение. Инспекторам вы можете сообщить, что нужные документы находится в архиве, и вы готовы их представить в течение пары дней.
Ваша позиция в этом вопросе абсолютно обоснована:
- во-первых, документы не обязательно хранить по юридическому адресу общества, место хранения может быть иным, если так решили его участники (п. 2 ст. 50 закона № 14-ФЗ);
- во-вторых, вы представите налоговикам оригинал договора с архивной компанией, который подтвердит правоту ваших слов.
Делис Архив уже более 20 лет помогает клиентам организовать эффективный процесс хранения и использования документов. Мы оказываем полный спектр услуг:
- переплет документов и архивная обработка;
- надежное хранение документов и магнитных носителей;
- уничтожение документов;
- сканирование любого объема документации;
- подготовка документов по запросам налоговых и других органов;
- выдача работникам справок социального характера на базе кадровой документации;
- доставка оригиналов прямо в офис в день запроса или на следующий день;
- создание электронного архива.
Отправка заказчику скан-копий требуемой документации выполняется по электронной почте в течение 30 минут.
Как архивное хранение позволяет выиграть время
Любая компания может столкнуться с казусом, когда документы по сделке с контрагентом есть только в виде скан-копий. Оригиналами рассчитывали обменяться чуть позже, когда первички поднакопится, но за повседневной суетой — забыли. А налоговая не дремлет и срочно требует документы по сделке.
Архивное хранение дает возможность для временного маневра. Вы представляете контролерам скан-копии документов и договор с архивом. Получаете отсрочку на пару дней. Навещаете контрагента и оперативно готовите оригиналы нужной документации.
Организуйте эффективный и преемственный процесс хранения и использования документов вместе с Делис Архив. Это позволит ежегодно экономить значительные денежные средства и предотвратить риск утраты документов на всем их жизненном пути.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Комментарии
2Всё интереснее статьи на Клерке, что не статья то реклама....
Реклама бывает. Но вам очевидно не везет