Что такое факсимиле
Факсимильная подпись (факсимиле) — это оттиск печати, который воспроизводит собственноручную подпись человека, или цифровое изображение подписи (скан-образ), которое вставляют в электронный документ.
С помощью факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому эта подпись принадлежит.
Заказать факсимиле для физических документов можно в любой специализированной компании, которая занимается изготовлением штампов и печатей.
Изготовить цифровой вариант можно самостоятельно, а затем подписывать документы внутри программы (например, такая функция встроена в Adobe Reader и 1С).
Где можно применять
Согласно ч. 2 ст. 160 ГК использование факсимиле допускается в случаях:
- предусмотренных законом;
- иными правовыми актами;
- соглашением сторон.
Компании и ИП вправе использовать факсимиле в локальных документах.
Так, если руководитель принял решение об использовании факсимиле, он должен издать приказ (распоряжение). В приказе прописывают все ситуации, в которых можно применять факсимиле, указывают лиц, ответственных за работу с оттиском и его хранение. Можно разработать отдельное положение о порядке хранения и использования факсимиле на предприятии.
Внутри предприятия подписывать с помощью факсимиле можно следующие документы:
- уведомления, извещения, приглашения различного формата;
- благодарственные и поздравительные письма;
- служебные удостоверения и пропуски;
- почетные грамоты и наградные удостоверения.
Кроме того, бизнес вправе применять факсимиле в документообороте с контрагентами. Но в этом случае стороны должны зафиксировать свое согласие в письменной форме.
Согласие можно прописать в договоре с контрагентом (дополнительном соглашении) или заключить отдельное соглашение.
Пример условия о применении факсимиле в договоре:
Если организация планирует вести работу с контрагентом в рамках нескольких договоров, можно составить отдельное соглашение об использовании факсимиле для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом.
Организовать хранение большого объема документов помогает Делис Архив. Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют их качество, полноту и сроки поступления. Затем все документы сканируют и добавляют в облако или электронный архив.
Где применять запрещено
Согласно ч. 2 ст. 2 ГК гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основаны на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, включая налоговые и финансовые отношения.
Нельзя использовать факсимиле при подписании:
- налоговой и бухгалтерской отчетности;
- уведомлений, заявлений и запросов в налоговую и другие государственные службы;
- первичную учетную документацию (накладные, акты выполненных работ и т. д.);
- документы по кассовым операциям (приходные и расходные ордера, листы кассовой книги);
- счета-фактуры, авансовые отчеты;
- доверенности;
- векселя;
- платежные поручения и прочие финансовые документы;
- документы, которые требуют заверения у нотариуса.
Как хранить и учитывать факсимиле
Цифровое изображение подписи лучше хранить на компьютере ответственного сотрудника, который защищен паролем и закрыт от доступа посторонних лиц.
Физическое клише хранят в сейфе. Порядок учета оттисков подписи законом не установлен. Но можно использовать тот же порядок, что и для учета штампов и печатей: завести журнал учета и отмечать в нем даты выдачи и возврата клише.
Пример:
Доверьте хранение документов Делис Архив. Вы сможете не только сэкономить место, но и предотвратите вероятность порчи или утери документов, избежите риска разглашения персональных данных и коммерческой тайны.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:
Начать дискуссию