Что директору нужно знать о первичке, чтобы не допустить штрафов от ФНС

Разберемся в первичке и последствиях ошибок в ней

Директору важно понимать — зачем вообще нужна первичка и что произойдет, если какого-то документа не окажется в нужное время на столе у главбуха. Без этого любые старания сотрудников бухгалтерии хоть что-то организовать обречены на провал.

Понимание принципов составления первички, соблюдение правил документооборота, правильная (согласно ФСБУ 27/2021) организация этого оборота необходимы прежде всего для нормальной жизнедеятельности абсолютно любой организации. Не важно — это крупный холдинг или небольшой магазинчик у дома.

Нарушение правил ведения учета — это в т. ч. и отсутствие первички, равно как и систематически неверное или несвоевременное отражение фактов хозжизни () карается штрафом, а отвечает за нарушения — руководитель.

Главбух (или иное лицо) несет ответственность только если его вина документально подтверждена. Например, не была соблюдена должностная инструкция или намеренно уничтожены документы.

Налоговики могут оштрафовать, в частности:

• на 10 тыс. руб. если нарушение совершено в одном налоговом периоде и не привело к занижению базы (налоговой или для начисления страховых взносов);
• на 30 тыс. руб., если занижения базы не произошло, но нарушение совершено в двух и более периодах;
• 20% от неуплаченного налога (взносов), но никак не менее 40 тыс. руб. — если занижение все-таки произошло.

Согласно , грубое нарушение требований к бухучету при первичном нарушении «стоит» 5 — 10 тыс. руб., при повторном штраф возрастает до 10-20 тыс. руб. Не исключена и дисквалификация сроком на год-два. Дисквалификация не позволит руководителю занимать аналогичную должность, а еще он не сможет быть учредителем ООО или госслужащим.

Заинтересовались? Тогда продолжаем.

Как должны оформляться первичные документы

На каждую операцию (факт хозяйственной жизни) компании нужно оформлять свой первичный документ (ст. 9 закона о бухучете). Иногда можно составить один документ на несколько фактов (подп. «а» п. 9 ФCБУ 27 /2021). Так поступают, например, при грузоперевозках, где один и тот же путевой лист служит и для оформления перевозки, и для расчета зарплаты, и для определения объемов расхода топлива.

Под первичкой подразумевают не только накладные, счета, акты, счет-фактуры и прочие аналогичные документы. В это понятие входят контракты, приказы по персоналу, авансовые отчеты, чеки и т. п.

Большинство форм первичных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно. Также можно взять за основу старые привычные формы и убрать из них лишние реквизиты (если, конечно, они не относятся к обязательным). А можно ничего не убирать и использовать формы «как есть».

Почему это важно? Формы, которые использует организация, должны быть утверждены и приложены к учетной политике. Это во-первых, дисциплинирует сотрудников — иначе каждый будет составлять документы так, как ему удобно. Во-вторых, документы предусматривают важные для ведения учета (а значит в конечном итоге и для формирования налоговой базы) сведения, если есть утвержденная форма — их из документа не выкинуть.

Вот пример: в организации есть утвержденная форма приказа на командировку, где в обязательном порядке указываются ее срок, размер суточных, сумма аванса на прочие расходы (например, на закупку материалов). Директор визирует приказ своей подписью, с ним знакомят работников, главный бухгалтер выплачивает аванс.

Представим, что нужных сведений в приказе нет. Бухгалтеру придется уточнять сумму выплат и другие детали у директора каждый раз, когда кто-то из сотрудников будет направлен в командировку. Это увеличивает риск ошибок и будет забирать лишнее время у руководителя.

Есть документы, формы которых регламентированы строго, например, счет-фактура. Это один из тех документов, неправильное или несвоевременное оформление которых может повлечь крупные неприятности, в том числе и в денежном эквиваленте.

Без правильной счет-фактуры от поставщика, организации, уплачивающей НДС, не получить вычет по налогу. А документ с ошибками, переданный покупателю, влечет неприятности уже для него (это урон репутации и возможные иски).

Другие документы еще и защищают компанию юридически. К примеру, без договора и подписанных накладных можно остаться без оплаты от покупателя — а чем доказать, что отгрузка товаров ему вообще состоялась? При этом директор нередко относится к отдельным сделкам формально: потом подпишут, давно работаем, я их знаю... Результат — повисшая дебиторка и полная беспомощность перед законом, ведь предъявить в суде просто нечего.

Первичный документ составляется сразу по совершению фиксируемого факта. Нет такой возможности — сразу по окончанию (ст. 9 закона о бухучете), или с определенной периодичностью (каждый день, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Последним способом оформляют, в частности (подп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

• начисление амортизации, процентов, вообще, факты, имеющие длящийся характер;
• партионные, регулярные поставки, т. е. факты, которые повторяются.

Необходимо следить за тем, чтобы в первичке содержались обязательные реквизиты (ст. 9 закона о бухучете), в частности:

• наименование;
• дата составления (т. е. дата подписания, подп. «а», дата совершения факта, если они различны, подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021);
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта деятельности (одного или нескольких);
• реквизиты документа, на основании которого составляется первичка (оправдательного документа (подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021);
• иные необходимые реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021).

Руководитель должен сформировать перечень лиц, которые вправе подписывать первичку (п. 16 ФСБУ 27/2021). Лица, которые составляют и подписывают первичку, обязаны:

• своевременно оформлять эти документы;
• передавать их в установленные сроки;
• обеспечивать достоверность данных, содержащихся в них (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Если документы составлена на иностранном языке, они должны содержать перевод-подстрочник.

Первичка может составляться как в классической, бумажной форме, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 закона о бухучете). Следует обеспечить сохранность бумажных носителей в течение установленных сроков хранения (п. 13 ФСБУ 27/2021), электронные документы также должны сохраняться — на них распространяются те же сроки, что и на бумажные.

Ведение архива это не просто сортировка и подшивка документов в папки. «Делис Архив» обеспечивает профессиональную обработку документов, согласно закона об архивном деле. Вся первичка останется в целости, а затраты на процессы, персонал и аренду площадей — снизятся.

Узнать больше о внеофисном хранении и посчитать стоимость услуги

Сроки хранения первички

Что-то не то выкинули...

Отсутствие первички — такое же грубое нарушение правил бухучета, как и систематически несвоевременное и (или) неправильное отражение фактов хозяйственной жизни (). «Цена» несохраненной первички такова:

• 10 000 руб. — если нарушение совершено в одном налоговом периоде и не привело к занижению налоговой базы (базы для начисления страховых взносов);
• 30 000 руб. — если нарушение совершено в двух и более налоговых периодах и не привело к занижению налоговой базы (базы для начисления страховых взносов);
• 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 руб. — если нарушение повлекло занижение налоговой базы (базы для начисления страховых взносов).

Плюс еще административная ответственность за грубое нарушение требований к бухучету () в виде штрафов:

• 5 тыс. — 10 тыс. руб.;
• 10 тыс. — 20 тыс. руб. или дисквалификация до 2-х лет — при повторном выявлении.

Отвечать будет тот, кто ответственен за ведение бухучета (директор, главбух). Избежать ответственности можно, только доказав, что виновато третье лицо, которое:

• составило первичку, не соответствующую фактам хозяйственной жизни;
• не передало (опоздало с передачей) первички.

Все можно исправить! Но как?

Первичку исправлять можно, если только это не запрещено (как, например, обстоит дело с кассовой документацией). Порядок внесения изменений зависит от формы документа (п. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):

• электронный документ исправляется составлением нового документа;
• бумажный исправляется путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и исполнением корректной записи с надписью «Исправлено».

Новый (исправленный) электронный документ должен содержать:

• указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;
• дату исправления;
• электронные подписи лиц, его составивших, с указанием всех реквизитов, необходимых для их идентификации.

Причем, систему надо настроить так, чтобы исправленный документ нельзя было использовать отдельно от первоначального.

Важно: ошибочный текст или сумма должны остаться читаемыми, замазывание, стирание запрещено.

Исправления должны содержать дату исправления, должности лиц, составивших первичку и их подписи с расшифровкой.

Что делать, если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ?

Например, сотрудник уволился, заболел, в командировке и т. п.

Поскольку нормативно этот вопрос не урегулирован, то Минфин позволяет способ внесения исправлений определить самостоятельно (письмо от 22 января 2016 № 07-01-09/2235).

Руководить по согласованию с главбухом утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первички (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности..., утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 № 34н), вот как раз в него и можно внести лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего сотрудника.

Если первичка запаздывает

Предположим, факт хозяйственной жизни уже имел место, а первичка еще не составлена (или опаздывает). Если такая ситуация имеет место до дня составления отчетности за указанный период, то данные первички, подтверждающие факт поступления матценностей, выполнения работ, оказание услуг, отражаются в бухучете в обычном порядке (п. 2 Рекомендации Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам»).

Если отчетность уже составлена, а первичка так и не получена, то факт отражается на основании внутреннего документа (бухгалтерской справки, справки-расчета, акта о приеме матценностей и т. п.), который составляется самостоятельно. На нем достаточно проставить подписи уполномоченных лиц (п. 3 Рекомендации). В исключительных случаях Минфин не против отражения факта на основании скана первичного учетного документа (письма финансового ведомства от 13 мая 2020 № 03-03-07/38785, от 27 апреля 2020 № 03-03-06/3/34068).

Если вдруг выяснится (по получении первички), что данные не совпадают с уже внесенными, придется сделать корректировки в бухучете.

Внеофисное хранение позволяет иметь доступ к нужным документам — как оригиналам, так и их скан-копиям, при этом не занимая ни физическое пространство офиса, ни виртуальное — на жестких дисках.

Такое тип хранения позволяет сократить затраты на обслуживание, снизить непрофильную нагрузку на персонал и сохранить полную конфиденциальность.

Что директору надо знать о графике документооборота

ФСБУ 27/2021 требует от руководителя организовать документооборот так, чтобы он обеспечивал (п. п. 28, 29):

• своевременное отражение в бухучете объектов учета, в т. ч. передачу первички для регистрации данных в регистрах бухучета и составления отчетности;
• отсутствие свободного доступа ненадлежащих лиц к учетным документам.

ФСБУ 27/2021 не требует составления графика документооборота, но на практике его лучше составить. Также директору нужно указать лиц, ответственных за:

• составление документов,
• проверку документов и сроки передачи в ответственное подразделение (например, в бухгалтерию);
• передачу документов в архив и соблюдение сроков хранения;
• обработкау документов (внесению в систему учета, визирование, расчет по документы и т.д.);

а также за соблюдение сроков по каждому из пунктов.

График документооборота прилагается к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008), его пример приведен ниже:

График должен четко определять сроки, в которые документы должны передаваться вышестоящему руководству или в бухгалтерию напрямую.

Одна из задач графика — это дисциплинировать сотрудников. Нарушение графика может послужить причиной дисциплинарного взыскания — выговора или, в более серьезном случае (например, если нарушения систематические), может стать поводом для увольнения (п. 5 ч. 1 ). С графиком ответственных лиц, исполнителей нужно обязательно ознакомить под подпись.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение