Расходы на переезд: во сколько обойдется смена офиса

Арендные расходы

Оплата аренды на новом и старом месте

Редко, когда удается переехать в новый офис день в день, после расторжения предыдущего договора аренды. Как правило, помещение на замену подбирается заранее, возможно, в нем потребуется косметический ремонт, настройка телефонии и интернета, покупка дополнительной мебели. 

Между заключением сделки и фактическим переездом может пройти неделя-две или даже месяц. Чтобы не потерять выгодное предложение и при этом не выселить сотрудников “на улицу”, компания будет вынуждена оплачивать аренду и нового, и старого офиса.

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

1. Попросите собственника нового помещения предоставить арендные каникулы до момента фактического переезда. Это нормальная практика, если офис требует доработок, косметического ремонта и пока не пригоден для использования по назначению. Также стоимость проведенного ремонта можно включить в счет первых арендных платежей (по договоренности с хозяином помещения конечно).
2. Изучите текст договора с прежним арендодателем. Возможно, ранее вы вносили обеспечительный платеж, который теперь можно использовать в счет оплаты последнего месяца аренды.

Можно ли учесть затраты?

Да, арендные платежи учитываются в расходах предприятия, согласно пп. 10 п. 1 . О том, что договор аренды при этом должен быть единственным, нигде не сказано. Затраты на съем обоих помещений считаем обоснованными.

Пока вы ждете переезда, можно начать собирать вещи из старого офиса. Больше всего проблем вызывают документы. Их нужно аккуратно упаковать, подписать коробки. Те, что содержат такую информацию как персональные данные, коммерческая тайна и т. п. стоит до последнего момента хранить в сейфах или закрытых помещениях и перевозить только под присмотром ответственных лиц. 

Но есть и другой вариант — можно передать документы на внеофисное хранение (на постоянной или временной основе). Тогда вам даже не придется их самим сортировать, подшивать, проще говоря — архивировать, и куда-то везти. За вас это сделают специалисты Делис Архив.

Получите подарок на выбор:

• упаковку и составление описи;
• приемку и размещение в архиве;
• подбор и доставку из архива по запросу.

Узнать подробнее

Штраф за досрочное расторжение договора аренды

Условиями договора аренды может быть предусмотрена ответственность арендатора за досрочное расторжение сделки. Перед тем, как направлять уведомление собственнику прежнего помещения, убедитесь, что такого пункта нет в вашем соглашении. 

Санкции принимают различные формы, например, арендодатель в некоторых случаях вправе не возвращать обеспечительный платеж или потребовать уплаты штрафа кратного одному или нескольким арендным платежам. Также собственник может потребовать возмещения понесенных убытков в полном объеме, включая упущенную выгоду, если это прописано в договоре.

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

1. Убедитесь, что не нарушаете условия уведомления арендодателя о досрочном расторжении. Важно соблюсти сроки и формат отправки такого письма.
2. Проверьте, сколько месяцев осталось до истечения срока действия договора. Вероятно, более выгодно подождать и не расторгать его досрочно.
3. Попытайтесь договориться с арендодателем расторгнуть договор по соглашению сторон.

Можно ли учесть затраты?

Сумму, уплаченную в качестве санкций по договору аренды за досрочное его расторжение, допустимо учесть в расходах. Так как выплата установлена соглашением сторон, она экономически обоснована (см. письмо Минфина от 14 мая 2012 г. № 03-03-06/2/61).

Расходы на регистрацию долгосрочного договора аренды

Если на новый офис подписывается долгосрочный договор аренды (свыше 11 календарных месяцев), то его необходимо зарегистрировать в Росреестре. Государственная пошлина обойдется в 22 000 рублей (подп. 22 п. 1 ).

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

Разделите обязанность по уплате государственной пошлины с арендодателем и пропишите в условиях договора обязанность частично компенсировать затраты.

Но учтите, что разделить пошлину удастся, скорее всего, в том случае, если и сам арендодатель заинтересован в том, чтобы помещение было арендовано надолго и как можно быстрее. Если это востребованное, популярное место для размещения офисов, то арендодатель может решить, что ваше желание разделить с ним расходы, противоречит его интересам. Тогда он найдет более сговорчивого съемщика.

Можно ли учесть затраты?

Государственная пошлина, сумму которой арендатор обязан возместить арендодателю, отражается на тех же счетах затрат компании, что и арендные платежи. Она также относится к прочим расходам по договору аренды. Если пошлину полностью заплатил арендатор, то и в этом случае он учитывает ее полностью в расходах.

Перевозка 

Переезд офиса – это всегда перевозка огромного количества вещей: мебели, техники, архива документов и т. п. Чтобы процесс не затянулся, потребуется не только заказать грузовой автомобиль (возможно на несколько рейсов), но и услуги грузчиков и специальной техники (например, для погрузки тяжелых сейфов, мебели, оборудования).

Если у организации есть собственные грузовые машины, можно использовать их для переезда. При отсутствии внутренних ресурсов придется обращаться за помощью к транспортным компаниям.

Причем они могут работать по разным тарифам. К примеру, брать оплату за час (с грузчиками и без) или предоставлять авто в аренду (тогда за его рулем может быть как водитель транспортной компании, так и ваш собственный).

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

Постарайтесь подготовиться к переезду заранее:

• Соберите все документы и мелкие вещи в коробки и тщательно упакуйте. Не переусердствуйте — картонные коробки не выдерживают слишком тяжелого груза.
• Убедитесь, что мебель можно свободно вынести в двери (иногда, после ремонта в офисе, оказывается, что дверные проемы были сужены и мебель в них просто не проходит). Попробуйте разобрать столы и шкафы на крупные составные части, чтобы легче и быстрее их вынести.
• Упакуйте принтеры, сканеры и прочую технику или убедитесь, что при транспортировке никакие составные части от них не отвалятся. Например, стоит приклеить скотчем выдвигающийся лоток для бумаг в МФУ.
• Подпишите коробки. Так проще будет распаковываться на новом месте. 
• Назначьте ответственное за переезд лицо. Оно должно проследить, чтобы все вещи в целости и сохранности были погружены и добрались из пункта А в пункт Б. При необходимости такой сотрудник должен будет совместно с представителем транспортной компании зафиксировать повреждения. Например, вмятины, трещины, разбитие и т. д. 

Если вы подготовите все о приезда перевозчика, то и справится он с погрузкой и разгрузкой быстрее, а значит и денег вы ему заплатите меньше.

Если стоимость перевозимого имущества большая и вы боитесь его утраты. то можно застраховать его. Тогда при повреждении вещей ущерб возместит страховая компания.

Можно ли учесть затраты?

Расходы на транспорт в период переезда можно учесть при расчете налоговой базы:

1. Затраты на содержание и эксплуатацию личного автотранспорта причисляются к прочим расходам, на основании подп. 11 п.1 .
2. Стоимость транспортных услуг расценивается в данном случае как стоимость  услуг производственного характера, оказанных привлеченными исполнителями, и относится на материальные затраты по подп. 6 п. 1. . Конечно, переезд в другой офис нельзя прямо назвать производственным процессом, тем не менее расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (см. Постановление ФАС Московского округа от 11.11.08 № КА-А40/10485-08).

Доплата сотрудникам

Переезд обычно сопряжен с выполнением сверхурочной работы у некоторых штатных сотрудников. Техническому персоналу, завхозу, системным администраторам, вероятно, придется выйти в офис в дополнительные часы: после окончания рабочего дня или до его начала, в выходные дни. 

Руководителю необходимо помнить, что по сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере (с коэффициентом 1,5 - в первые 2 часа дополнительного времени, а далее - в двойном размере). Работа в выходные или даже праздники должна быть оплачена в двойном размере.

Как решить ситуацию с наименьшими потерями?

Попытайтесь договориться с работником о замене повышенной оплаты за сверхурочную работу на дополнительное время отдыха. Например, вместо денег он может взять отгул на целый день. Законодательство позволяет заменять таким образом доплату за сверхурочную работу или работу в выходные дни.

Можно также предложить сотрудникам вместо прямых обязанностей заняться переездом и получиться, что они продолжат получать ту же зарплату. На выполнение иных обязанностей (это можно оформить как временный перевод или совместительство) надо заключить с сотрудником дополнительное соглашение.

К примеру, можно выделить от каждого отдела по работнику, ответственному за сбор документов и вещей по этому отделу. 

Можно ли учесть затраты?

Если работодатель переводит дополнительные начисления сотрудникам, в т. ч. связанные с переездом и выполнением сверхурочной работы, они включаются в состав расходов на оплату труда (п. 3 ) . 

Подведем итог

В целом, любые расходы, которые компания понесла на переезд в новый офис, можно считать непосредственно связанными с осуществлением деятельности, направленной на извлечение доходов. Это значит, что затраты допускается учесть в налоговой базе при расчете налогов. Однако во избежание конфликтов с ФНС позаботьтесь о документальном подтверждении: в наличии должна быть вся первичная документация, оформленная надлежащим образом.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным