Расходы на переезд: во сколько обойдется смена офиса

Переезд хуже пожара? Но не все так плохо, если грамотно спланировать затраты, а затем включить их в расходы при расчете налоговой базы. Расскажем, как перебраться в новый офис с наименьшими финансовыми потерями.
Расходы на переезд: во сколько обойдется смена офиса

Арендные расходы

Оплата аренды на новом и старом месте

Редко, когда удается переехать в новый офис день в день, после расторжения предыдущего договора аренды. Как правило, помещение на замену подбирается заранее, возможно, в нем потребуется косметический ремонт, настройка телефонии и интернета, покупка дополнительной мебели. 

Между заключением сделки и фактическим переездом может пройти неделя-две или даже месяц. Чтобы не потерять выгодное предложение и при этом не выселить сотрудников “на улицу”, компания будет вынуждена оплачивать аренду и нового, и старого офиса.

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

  1. Попросите собственника нового помещения предоставить арендные каникулы до момента фактического переезда. Это нормальная практика, если офис требует доработок, косметического ремонта и пока не пригоден для использования по назначению. Также стоимость проведенного ремонта можно включить в счет первых арендных платежей (по договоренности с хозяином помещения конечно).
  2. Изучите текст договора с прежним арендодателем. Возможно, ранее вы вносили обеспечительный платеж, который теперь можно использовать в счет оплаты последнего месяца аренды.

Можно ли учесть затраты?

Да, арендные платежи учитываются в расходах предприятия, согласно пп. 10 п. 1 . О том, что договор аренды при этом должен быть единственным, нигде не сказано. Затраты на съем обоих помещений считаем обоснованными.

Пока вы ждете переезда, можно начать собирать вещи из старого офиса. Больше всего проблем вызывают документы. Их нужно аккуратно упаковать, подписать коробки. Те, что содержат такую информацию как персональные данные, коммерческая тайна и т. п. стоит до последнего момента хранить в сейфах или закрытых помещениях и перевозить только под присмотром ответственных лиц. 

Но есть и другой вариант — можно передать документы на внеофисное хранение (на постоянной или временной основе). Тогда вам даже не придется их самим сортировать, подшивать, проще говоря — архивировать, и куда-то везти. За вас это сделают специалисты Делис Архив.

Получите подарок на выбор:

  • упаковку и составление описи;
  • приемку и размещение в архиве;
  • подбор и доставку из архива по запросу.

Узнать подробнее

Штраф за досрочное расторжение договора аренды

Условиями договора аренды может быть предусмотрена ответственность арендатора за досрочное расторжение сделки. Перед тем, как направлять уведомление собственнику прежнего помещения, убедитесь, что такого пункта нет в вашем соглашении. 

Санкции принимают различные формы, например, арендодатель в некоторых случаях вправе не возвращать обеспечительный платеж или потребовать уплаты штрафа кратного одному или нескольким арендным платежам. Также собственник может потребовать возмещения понесенных убытков в полном объеме, включая упущенную выгоду, если это прописано в договоре.

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

  1. Убедитесь, что не нарушаете условия уведомления арендодателя о досрочном расторжении. Важно соблюсти сроки и формат отправки такого письма.
  2. Проверьте, сколько месяцев осталось до истечения срока действия договора. Вероятно, более выгодно подождать и не расторгать его досрочно.
  3. Попытайтесь договориться с арендодателем расторгнуть договор по соглашению сторон.

Можно ли учесть затраты?

Сумму, уплаченную в качестве санкций по договору аренды за досрочное его расторжение, допустимо учесть в расходах. Так как выплата установлена соглашением сторон, она экономически обоснована (см. письмо Минфина от 14 мая 2012 г. № 03-03-06/2/61).

Расходы на регистрацию долгосрочного договора аренды

Если на новый офис подписывается долгосрочный договор аренды (свыше 11 календарных месяцев), то его необходимо зарегистрировать в Росреестре. Государственная пошлина обойдется в 22 000 рублей (подп. 22 п. 1 ).

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

Разделите обязанность по уплате государственной пошлины с арендодателем и пропишите в условиях договора обязанность частично компенсировать затраты.

Но учтите, что разделить пошлину удастся, скорее всего, в том случае, если и сам арендодатель заинтересован в том, чтобы помещение было арендовано надолго и как можно быстрее. Если это востребованное, популярное место для размещения офисов, то арендодатель может решить, что ваше желание разделить с ним расходы, противоречит его интересам. Тогда он найдет более сговорчивого съемщика.

Можно ли учесть затраты?

Государственная пошлина, сумму которой арендатор обязан возместить арендодателю, отражается на тех же счетах затрат компании, что и арендные платежи. Она также относится к прочим расходам по договору аренды. Если пошлину полностью заплатил арендатор, то и в этом случае он учитывает ее полностью в расходах.

Перевозка 

Переезд офиса – это всегда перевозка огромного количества вещей: мебели, техники, архива документов и т. п. Чтобы процесс не затянулся, потребуется не только заказать грузовой автомобиль (возможно на несколько рейсов), но и услуги грузчиков и специальной техники (например, для погрузки тяжелых сейфов, мебели, оборудования).

Если у организации есть собственные грузовые машины, можно использовать их для переезда. При отсутствии внутренних ресурсов придется обращаться за помощью к транспортным компаниям.

Причем они могут работать по разным тарифам. К примеру, брать оплату за час (с грузчиками и без) или предоставлять авто в аренду (тогда за его рулем может быть как водитель транспортной компании, так и ваш собственный).

Как решить ситуацию с наименьшей потерей?

Постарайтесь подготовиться к переезду заранее:

  • Соберите все документы и мелкие вещи в коробки и тщательно упакуйте. Не переусердствуйте — картонные коробки не выдерживают слишком тяжелого груза.
  • Убедитесь, что мебель можно свободно вынести в двери (иногда, после ремонта в офисе, оказывается, что дверные проемы были сужены и мебель в них просто не проходит). Попробуйте разобрать столы и шкафы на крупные составные части, чтобы легче и быстрее их вынести.
  • Упакуйте принтеры, сканеры и прочую технику или убедитесь, что при транспортировке никакие составные части от них не отвалятся. Например, стоит приклеить скотчем выдвигающийся лоток для бумаг в МФУ.
  • Подпишите коробки. Так проще будет распаковываться на новом месте. 
  • Назначьте ответственное за переезд лицо. Оно должно проследить, чтобы все вещи в целости и сохранности были погружены и добрались из пункта А в пункт Б. При необходимости такой сотрудник должен будет совместно с представителем транспортной компании зафиксировать повреждения. Например, вмятины, трещины, разбитие и т. д. 

Если вы подготовите все о приезда перевозчика, то и справится он с погрузкой и разгрузкой быстрее, а значит и денег вы ему заплатите меньше.

Если стоимость перевозимого имущества большая и вы боитесь его утраты. то можно застраховать его. Тогда при повреждении вещей ущерб возместит страховая компания.

Можно ли учесть затраты?

Расходы на транспорт в период переезда можно учесть при расчете налоговой базы:

  1. Затраты на содержание и эксплуатацию личного автотранспорта причисляются к прочим расходам, на основании подп. 11 п.1 .
  2. Стоимость транспортных услуг расценивается в данном случае как стоимость  услуг производственного характера, оказанных привлеченными исполнителями, и относится на материальные затраты по подп. 6 п. 1. . Конечно, переезд в другой офис нельзя прямо назвать производственным процессом, тем не менее расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (см. Постановление ФАС Московского округа от 11.11.08 № КА-А40/10485-08).

Доплата сотрудникам

Переезд обычно сопряжен с выполнением сверхурочной работы у некоторых штатных сотрудников. Техническому персоналу, завхозу, системным администраторам, вероятно, придется выйти в офис в дополнительные часы: после окончания рабочего дня или до его начала, в выходные дни. 

Руководителю необходимо помнить, что по сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере (с коэффициентом 1,5 - в первые 2 часа дополнительного времени, а далее - в двойном размере). Работа в выходные или даже праздники должна быть оплачена в двойном размере.

Как решить ситуацию с наименьшими потерями?

Попытайтесь договориться с работником о замене повышенной оплаты за сверхурочную работу на дополнительное время отдыха. Например, вместо денег он может взять отгул на целый день. Законодательство позволяет заменять таким образом доплату за сверхурочную работу или работу в выходные дни.

Можно также предложить сотрудникам вместо прямых обязанностей заняться переездом и получиться, что они продолжат получать ту же зарплату. На выполнение иных обязанностей (это можно оформить как временный перевод или совместительство) надо заключить с сотрудником дополнительное соглашение.

К примеру, можно выделить от каждого отдела по работнику, ответственному за сбор документов и вещей по этому отделу. 

Можно ли учесть затраты?

Если работодатель переводит дополнительные начисления сотрудникам, в т. ч. связанные с переездом и выполнением сверхурочной работы, они включаются в состав расходов на оплату труда (п. 3 ) . 

Подведем итог

В целом, любые расходы, которые компания понесла на переезд в новый офис, можно считать непосредственно связанными с осуществлением деятельности, направленной на извлечение доходов. Это значит, что затраты допускается учесть в налоговой базе при расчете налогов. Однако во избежание конфликтов с ФНС позаботьтесь о документальном подтверждении: в наличии должна быть вся первичная документация, оформленная надлежащим образом.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Центробанк запустил акцию по обмену монет

Мелкие монеты можно в течение недели сдать в банк и получить бумажные купюры или зачислить эти средства на счет без комиссий.

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Маркетинг

Власти субъектов РФ смогут ограничивать долю торговых сетей

Сейчас для торговых сетей установлен 25%-й порог присутствия в регионе. По мнению Минпромторга, региональные власти должны сами определять долю торговых сетей на местах.

Как автоматизация бизнес-процессов создает условия для роста компании

Для растения необходимы питательные элементы в почве, вода и солнечный свет. Для роста компании тоже требуется несколько условий, среди которых — хорошая организованность. Именно в этом помогает система управления бизнесом, автоматизирующая рутинные процессы, делающая работу прозрачной. Рассмотрим, что такое автоматизация бизнес-процессов, каковы ее возможности и преимущества, как внедрить в компанию.

Как автоматизация бизнес-процессов создает условия для роста компании
Лучшие спикеры, новый каждый день

Регионам спишут долги перед федеральным бюджетом

Региональным бюджетам простят две трети догов. Средства пойдут на инвестиции и развитие местной инфраструктуры.

Какие знания нужны бухгалтеру, чтобы вести учет на ОСНО без ошибок — коллекция курсов «Супер-ОСНО» за 7 490 рублей!

В коллекцию онлайн-курсов мы включили самые сложные темы, с которыми сталкивается бухгалтер при работе на общей системе налогообложения — отчетность по актуальным правилам, расчет НДС, учет в 1С, составление декларации, налог на прибыль и т. д. Учитесь с выгодой! Купите коллекцию из трех курсов за 7 490 рублей!

Роструд: можно в декрете работать по совместительству

Действующее законодательство не запрещает трудиться по совместительству во время отпуска по беременности и родам на основной работе.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Какие знания нужны бухгалтеру, чтобы вести учет на ОСНО без ошибок — коллекция курсов «Супер-ОСНО» за 7 490 рублей!

В коллекцию онлайн-курсов мы включили самые сложные темы, с которыми сталкивается бухгалтер при работе на общей системе налогообложения — отчетность по актуальным правилам, расчет НДС, учет в 1С, составление декларации, налог на прибыль и т. д. Учитесь с выгодой! Купите коллекцию из трех курсов за 7 490 рублей!

Какие знания нужны бухгалтеру, чтобы вести учет на ОСНО без ошибок — коллекция курсов «Супер-ОСНО» за 7 490 рублей!

Совет Федерации может отнять у маркетплейсов льготы по НДС

Чтобы уравнять конкуренцию между маркетплейсами и представителями розничной торговли, Совфед решил отменить для онлайн-торговли льготы по НДС.

Минфин донастроит специальные налоговые режимы для малого бизнеса

Чтобы компании перестали прибегать к дроблению бизнеса, власти создадут малым предприятиям специальные условия. Им будет выгодно переходить в категорию средних.

Глава Минфина: изменения в налоговой системе сократят неравенство

Прогрессивное налогообложение коснется только тех, у кого высокие доходы. Для семей с двумя и более детьми предложат дополнительные вычеты по НДФЛ.

Цифра дня. Про обеды на работе

Аналитики выяснили, что в среднем работающие россияне тратят на один обед около 438,5 рублей.

Цифра дня. Про обеды на работе
Кадры

30% работодателей привлекают сотрудников на аутсорсе

Чаще всего внешних специалистов привлекают представители микробизнеса. Это позволяет большинству работодателей сосредоточиться на основной деятельности и не искать персонал в штат.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Полезные фишки в Excel, которые пригодятся каждому бухгалтеру

Собрали для вас полезные советы, которые помогут упростить и ускорить работу в программе Excel.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

У «Тинькофф Капитал» появился биржевой фонд для инвестиций в IT

Впервые на рынке «Тинькофф Капитал» запустил фонд, инвестирующий в акции публичных технологических компаний России.

Не будь мелочным! ЦБ запустил акцию по обмену железной мелочи на бумажные деньги

Банк России решил избавить россиян от железной мелочи. Он запустил акцию «Монетная неделя». Все желающие смогут принести мелочь в банк и без комиссии обменять ее на бумажные купюры или зачислить средства на свой счет.

Не будь мелочным! ЦБ запустил акцию по обмену железной мелочи на бумажные деньги

С сегодняшнего дня запретили вывозить отходы и лом драгоценных металлов

Правительство ввело временный запрет на вывоз отходов и лома драгметаллов с 20 мая по 20 ноября 2024 года.

ВЭД

Грузы из Китая будут доставлять без отсрочки платежа

Бизнес не сможет получить отсрочку оплаты за перевозимые по железной дороге грузы из Китая. Товары не отправят в РФ до тех пора, пока деньги не поступят в КНР.

ФНС утвердила порядок налогового мониторинга для операторов лотерей

Налоговики будут контролировать выплаты выигрышей, а также проверять данные физлиц, которые получили меньше 15 000 рублей от операторов лотерей.

Оплата больничных 2024: СФР утвердил порядок подачи электронных сведений и документов для назначения пособий

3 мая 2024 года вступил в силу приказ СФР от 12.01.2024 № 9. Он утвердил единые правила электронного направления в Соцфонд России данных, необходимых для назначения и выплаты пособий. Рассказываем об изменениях и порядке представления данных в отделения СФР.

Оплата больничных 2024: СФР утвердил порядок подачи электронных сведений и документов для назначения пособий

Интересные материалы

Кабмин выделит деньги на развитие сельских территорий

Жители сел смогут оформить льготные кредиты на благоустройство домов по ставке 5%. Государство компенсирует банкам разницу с рыночной ставкой.