В бухгалтерском учете затраты по несостоявшейся командировке можно отразить в составе расходов по обычным видам деятельности или включить в состав прочих расходов в зависимости от того, какой вариант утвержден в учетной политике (п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).
Для учета в налоговом учете любые расходы должны быть экономически обоснованными и направленными на получение дохода с учетом содержания предпринимательских целей и задач организации. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.
Это означает, что так как служебная поездка была запланирована в интересах компании и ее производственной деятельности, но по каким-то причинам организация отказалась от этой поездки, то понесенные расходы могут быть учтены для целей налогообложения. Но при этом важно запастись документами, подтверждающими производственную цели, задачи командировки и причины ее отмены ().
Таким документами могут быть:
- письмо от организации, куда планировали направить сотрудника, о том, что в поездке нет необходимости;
- больничный лист, в случае болезни сотрудника;
- необходимость устранить последствия аварии или иного ЧП на месте основной работы сотрудника;
- прекращение транспортного сообщения (к примеру, отмена рейсов из-за санкций или иных обстоятельств) и т. д.
Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя.
Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив, которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.
Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.
Расходы на приобретение билетов
Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает (п. 1, п. 1 ч. 2 ).
А что делать, если приобретен невозвратный билет? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.
Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки (п. 2 ).
И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в , то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходов на основании п. п. 13 п. 1 .
Это следует из разъяснений Минфина в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Документальным подтверждением будет являться билет с указанием тарифа, а также приказ о командировке и документы, в которых будет изложена причина ее отмены.
Если же отмену командировки нечем подтвердить, то, соответственно, расходы на невозвратный билет для целей налогообложения не получится.
С суммой НДС по невозвратному билету не все так однозначно, так как одним из условий для применения налогового вычета по НДС является использование приобретенных услуг в облагаемых НДС операциях. То есть, несмотря на то, что покупка невозвратного билета имеет производственную направленность, но, поскольку самой услугой сотрудник не воспользовался, то сумму «входного» НДС по нему принять к вычету нельзя (абз. 2 п. 1 , письмо ФНС от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194, письмо Минфина от 03.12.2013 № 03-07-11/52565).
В бухгалтерском учете это следует отразить так:
- Дебет 76 (60) — Кредит 51 — оплачены билеты перевозчику;
- Дебет 50-3 — Кредит 76 (60) — отражена стоимость приобретенного билета с учетом НДС;
- Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — стоимость невозвратного билета учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
- Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.
Следует отметить, что если невозвратный билет был приобретен сотрудником самостоятельно, то организация обязана возместить ему стоимость билета, так как данные расходы сотрудник осуществил с ведома и в интересах работодателя, издавшего приказ о направлении его в командировку ().
Работодатель может подстраховать себя от таких расходов, если в положении о командировках укажет, что при приобретении билетов сотрудник должен отдавать предпочтение возвратным билетам. Если уже таких билетов нет, то тогда можно покупать невозвратные.
В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:
- Дебет 71 — Кредит 50 (51) — работнику выдан аванс на приобретение билетов в командировку;
- Дебет 91.2 — Кредит 71 — стоимость невозвратного билета без НДС учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
- Дебет 91.2 — Кредит 71 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.
Расходы на оплату гостиницы
Поскольку услуги не будут оказаны, гостиница вернет сумму предоплаты, но за минусом своих комиссий в виде платы за отмену брони. Также отель может предъявить штраф за позднюю отмену брони, даже если аванс не вносился.
Сервисные сборы и штрафы за отмену брони учитываются в расходах на основании документа о подтверждении брони отеля и платежного документа об удержании суммы штрафа. Можно также подстраховаться, распечатав условия бронирования (сделав скрин экрана) с сайта гостиницы, как дополнительное доказательство. Если компания заключала договор, то условия отмены бронирования, выплаты неустойки, штрафа, комиссии за бронирование должны быть указаны в нем.
Если сотрудник самостоятельно бронировал отель и затем отменил бронь, то сумма компенсации платы за отмену брони, а также иные штрафные санкции, не являются его доходом и, соответветственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 , ).
Электронный архив для бухгалтерии. Массовая обработка документов, распознавание, быстрый доступ, удаленная работа, поиск документов по различным параметрам. Разработка прототипа система — в подарок. Оставьте заявку, чтобы узнать больше.
Расходы на оформление виз
Как и по другим расходам здесь также нужно ориентироваться на причины отмены служебной поездки. Если такие причины не объективны, то затраты на оформление виз учитываются в расходах, которые не уменьшают налоговую базу.
При возмещении работнику стоимости визы начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно все по той же причине: данные расходы сотрудник понес не в своих личных интересах, а в интересах организации (письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
Если сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то работодатель вправе не возмещать ему расходы на оформление визы.
Расходы по заграничной командировке
Как правило, при направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс ему выдается в рублях, которые сотрудник обменивает на иностранную валюту. И если поездка отменилась, то вернуть аванс работник должен в рублях. В таком случае у организации отсутствуют операции в иностранной валюте и, соответственно, не возникают курсовые разницы по причине колебания курса валюты (ПБУ 3/2006).
Расходы, связанные с обменом валюты, учитываются в размере потраченных рублей на основании документов обменного пункта банка (п. 5, 6 ПБУ 3/2006). Если же работник не предоставит такие документы, то данные расходы нельзя учесть для целей налогообложения, так как они не отвечают критериям, указанным в п. 1 .
Оформление расходов на несостоявшуюся командировку
Если сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы, то в случае отмены поездки сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах и вернуть часть аванса, если была израсходована не вся сумма.
Для этого составляется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Такой авансовый отчет утверждается руководителем на основании приказа об отмене командировки.
В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:
- Дебет 71 — Кредит 50 (51) — сотруднику выдан аванс на командировочные расходы;
- Дебет 50 (51) — Кредит 71 — работник вернул часть выданных ему денег за минусом платы за бронь, иных штрафных санкций, расходов на оформление визы;
- Дебет 91.2 — Кредит 71 — штрафы, неустойки и расходы на оформление визы учтены в составе прочих расходов.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:
Начать дискуссию