Изменение для оптимизации выплат
Чаще всего расходы на оплату труда оптимизируют путем разделения выплат на окладную и премиальную части. При этом премию можно выплачивать либо от индивидуальных достижений, либо в зависимости от финансового состояния предприятия. После разделения зарплаты, важно контролировать и выплачивать оклад в полном объеме, т. к. в одностороннем порядке его сокращение невозможно.
Дополнительное ограничение, которое накладывается на минимизацию издержек, — запрет на снижение фиксированных выплат, закрепленных трудовым или коллективным договором. Если на выплату подобных сумм не влияет прибыльность компании, изменить или прекратить их невозможно.
Для безопасного и обоснованного управления зарплатными выплатами, компания может установить обязательную и переменную часть.
В гарантированный размер оплаты труда будет включаться оклад и дополнительные выплаты компенсационного характера. Они будут выплачиваться безусловно.
В переменную часть войдут платежи стимулирующего характера: премии, поощрения, награды и прочие. Они будут перечисляться сотруднику, только при выполнении заранее установленных критериев деятельности предприятия, подразделения или непосредственно сотрудника.
Правила выплаты, ограничения и условия депремирования необходимо формализовать и закрепить во внутреннем нормативном документе — регламенте премирования (положении). Главное условие описания премиальных выплат: они не должны быть описаны в качестве фиксированных, иначе возможны споры с сотрудниками и контролирующими ведомствами.
Правила выплаты сумм премий в регламенте должны быть описаны максимально подробно, в привязке к существенным финансовым или производственным показателям, которые возможно однозначно и своевременно рассчитать.
При формировании положения о премировании необходимо учитывать несколько факторов:
- Реалистичность достижения целевых показателей: если установить нереальные суммы — сотрудники могут быть демотивированы.
- Целесообразность достижения целей — все поставленные задачи должны соответствовать бизнес-целям компании.
- Возможность расчета и оценки — цели, которые невозможно оценить и посчитать, не получится достичь.
В документе, устанавливающем правила выплаты премий, необходимо описать критерии определения величины премий: в каких случаях премия будет перечислены в полной сумме, когда — частично, и в какой ситуации работодатель откажется от премирования.
Переход на новую систему расчета зарплат можно осуществить только путем заключения дополнительных соглашений к действующим трудовым договорам с работниками компании. Выплата или отмена премий также должна быть зафиксирована внутренним распорядительным документом — например, приказом руководителя.
При грамотном оформлении разделения зарплаты на окладную и премиальную части организация получит эффективную систему мотивации персонала, а также — отличный инструмент контроля расходов на оплату труда.
Оптимизируйте документооборот на предприятии — доверьте архивную обработку и хранение налоговых, бухгалтерских, кадровых и прочих документов сервису Делис Архив.
Изменение по организационным причинам
Изменение внутренней структуры компании или производственно-технических условий является основанием для сокращения фонда оплаты труда в соответствии с трудовым законодательством.
Изменение зарплаты возможно по следующим причинам:
- изменение в структуре подразделений предприятия;
- внедрение новых форм организации труда (например, бригадной);
- изменение режима труда и отдых, а также — пересмотр норм труда;
- модернизация производства и внедрение новых технологических решений;
- оптимизация и совершенствование рабочих мест;
- разработка и внедрение в производство новых товаров, работ, услуг;
- существенные изменения в действующих производственных регламентах.
При наступлении этих событий, работодатель не всегда имеет возможность сохранить существующие обязательства по трудовым соглашениям, поэтому законом предусмотрена возможность снизить оплату труда. Например, если большая часть рабочих процессов для сотрудников будет автоматизирована и нагрузка на них существенно снизится.
Для законного снижения сумм выплаты зарплаты первоначально необходимо издать приказ о структурных и производственных изменениях. В него включается информация о последствиях этих изменений и обоснование причин невозможности сохранения текущих условий оплаты труда. Далее — вносятся изменения в штатное расписание.
Следующий шаг — информирование всех работников о будущих изменениях с целью дополнения трудовых соглашений новыми данными о зарплате. Уведомить сотрудников необходимо в письменной форме, не позднее чем за два месяца до изменения величины оплаты труда.
- При согласии работника на новые условия, с ним подписывается дополнительное соглашение. Если сотрудник не готов трудиться в новых условиях, ему необходимо предложить возможно перейти на другую должность в соответствии с квалификацией, опытом и состоянием здоровья.
- Отсутствие вакансий или отказ работника от смены должности является основанием для расторжения трудового договора. В этой ситуации компания обязана выплатить бывшему сотруднику выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
Финансовые трудности компании не относятся к организационным и технологическим изменениям, а значит сокращение фонда оплаты труда по этому основанию несет существенные риски, в виде штрафов и иных санкций. При снижении зарплаты сотрудникам потребуется оформить и подписать необходимые документы, чтобы при проверках у контролирующих органов не было оснований для наказания компании.
При этом размер заработка сотрудник, отработавшего полное рабочее время за месяц, в любом случае не может быть ниже МРОТ.
Автоматизировать рабочие процессы можно с помощью внедрения системы электронного хранения документов. Если у вашей компании много первичных документов, то не обязательно занимать ими офис. Оптимизируйте ваш документооборот со специалистами Делис Архив.
Узнайте, как быстро перейти к использованию электронного архива
Изменения оплаты труда по соглашению сторон
Это самый простой способ оптимизации расходов на персонал с точки зрения оформления, но самый сложный с точки зрения убеждения.
Российское законодательство допускает изменением трудового договора по соглашению сторон: работника и работодателя. Предметом дополнительного соглашения может являться любой пункт договора, при условии, что дополнения не будут противоречить закону.
Возможны случаи, когда в качестве дополнения заключается новый трудовой договор.
Форма, размер и условия оплаты выполнения трудовых функций также можно изменить по согласованию участников трудовых отношений. Возможны любые варианты, которые устроят всех:
- Изменение окладной или переменной части зарплаты.
- Отмена или замена дополнительных стимулирующих выплат.
- Изменение условий начисления и выплаты премий.
- Введение или оптимизация компенсационных платежей работодателя и иные способы.
Для оформления новшеств в трудовом договоре достаточно составить и подписать дополнительное соглашение, в котором описываются новые условия оплаты труда работника. Подобные соглашения оформляются отдельно по каждому сотруднику и подписываются сторонами в общем порядке.
При выборе этого метода оптимизации расходов на оплату труда необходимо обсудить с сотрудниками сложившуюся ситуации и объяснить причины снижения заработной платы. От работодателя потребуются аргументы, которые позволят убедить сотрудников подписать дополнительные соглашения.
Наиболее эффективный и разумный способ убедить сотрудников согласиться на уменьшение дохода — это открытое обсуждение сложившихся обстоятельств и объявление, что отказ от премий — это один из шагов по спасению компании и сохранению рабочих мест. Без этого условия, шансы пережить кризис значительно ниже.
Дополнительный аргумент: уменьшение зарплаты и иных выплат менеджменту организации. Это позволит повысить доверие сотрудников для осуществления плана по спасению компании в кризис.
Если в организации работает слаженный и дружный коллектив, компании будет проще в кризисные времена договориться с сотрудниками о снижение зарплат, сохранив при этом рабочие места и объем производства.
После окончания острой фазы кризиса работодатель сможет вернуться к выплате премий. Безусловно, в компании найдутся работники, которые не согласятся на уменьшение зарплаты, в таких случаях необходимо действовать по обстоятельствам и искать иной подход к сотруднику.
Работодателю придется учитывать не только условия и позицию отдельного человека, но и мнение всего коллектива, т. к. непродуманные действия могут привести с общей демотивации и массовым увольнениям.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Начать дискуссию