Правила хранения отчетности и подтверждающих документов

Зачем хранить отчетность?

Сохраненные документы, даже составленные очень давно, способны помочь в судебном процессе, в частности, в спорах с контрагентами, государственными органами, участниками обществ, их можно привести в обоснование законности операций, если сомнения возникнут у налоговых органов или у банка.

Важно не только соблюдать сроки хранения документов, но и требования к самому процессу хранения.

В частности, для бумажного архива организации необходимы площади (архивохранилища, для приема, временного хранения документов, для использования документов и т. п.), причем нельзя размещать архивы в подвалах и на чердаках, окна не должны выходить на юг, материалы покрытия стен не должны быть источником пыли и т. п., стеллажи должны быть расположены определенным образом (подробнее см. Правила, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

К хранению электронных отчетных документов также предъявляется ряд требований, в частности, в архиве должно быть не менее двух экземпляров, причем основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных устройствах, при хранении не реже раза в пять лет необходимо контролировать физическое состояние носителей, воспроизводимость цифровых документов.

Хранение отчетности и документов, подтверждающих сведения в ней, имеют особое значение. Вот только несколько ситуаций, когда вам может потребоваться поднять документы за прошлые годы:

Участник, решивший выйти из общества решил, что ранее бухгалтерская отчетность формировалась с искажениями и ему не доплачивали дивиденды, а последние отчеты неверно отражают финансовое положение компании и соответственно неверно определяется действительная стоимость его доли. Такие конфликты не редкость. Доказывать, что нарушений со стороны компании не было придется путем представления документов, в том числе в суде.
Налоговая инспекция нередко «выявляет» задолженности в бюджет спустя несколько лет. На самом деле это могут просто ошибки, появившиеся при «переезде» компании на другой юрадрес и смене ИФНС, или результат сбоя у налоговиков в программе. И все же налогоплательщику приходится доказывать, что ранее размер начисленных и уплаченных обязательств был совсем другим, а долг был полностью погашен. Несмотря на то, что в инспекции должны храниться данные об отчетности, стоит перестраховаться и сохранять свои экземпляры. В идеале до момента ликвидации.
Самая большая ошибка — уничтожение отчетов, связанных с сотрудниками. Например, отчеты по страховым взносам нужно хранить столько же, сколько и большинство кадровых документов — 50 / 75 лет (дальше в статье рассказываем подробнее). Тем более сейчас грядет объединение двух структур — ФСС и ПФР, а опыт говорит, что такие глобальные перемены не обходятся без проблем — потерь данных, неверной загрузке, программных сбоев и т. п.
Банкротство компании — это сложный и, как правило, долгосрочный процесс. Если у контролирующих органов появляется подозрения, что банкротство совершается намеренно или задолженности перед кредиторами и бюджетом приводят к судебным тяжбам, то поднимать будут документы не обязательно за последние 3-5 лет.

Собственникам и руководителю (а также главному бухгалтеру) приходится защищаться от субсидиарной ответственности и доказывать, что не из-за их действий компания пришла к банкротству.

Сколько хранить документы бухгалтерского учета и отчетности

Регистры бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета	Не менее пяти лет по истечении отчетного года	Закон о бухучете (ст. 29)
Главная книга	Пять лет при условии проведения проверки (ревизии)	Перечень…, утв. Росархивом, приказ от 20.12.2019 № 236 (ст. 276), далее - Перечень
Документы учетной политики
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи	Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз	Закон о бухучете (ст. 29)
Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней	Не менее пяти лет по истечении отчетного года	Закон о бухучете (ст. 29)
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): годовая;	Постоянно	Ст. 276 Перечня
промежуточная	Пять лет (при отсутствии годовых - постоянно)	Ст. 276 Перечня
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: у аудируемого лица;	Пять лет (или постоянно, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности)	Ст. 276 Перечня
у аудиторской организации, индивидуального аудитора	Пять лет (при условии проведения внешней проверки качества работы)	Ст. 276 Перечня

Годовые бухгалтерские балансы хозяйствующие субъекты хранят самостоятельно или передают их на хранение в архив (такие выводы содержат, в частности, постановления АС Северо-Кавказского округа от 19.04.2022 № Ф08-3313/2022, АС Уральского округа от 30.05.2018 № Ф09-2456/18).

Уточнить срок хранения любого документа можно тут.

Сколько хранить налоговую отчетность

Большинство документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, следует хранить не менее пяти лет, если иной срок не установлен законами или Перечнем, в частности, документы (ст. 29 закона о бухучете, ст. 11, 267, 276, 277, 282, 303-306, 310-314, 316-318, 320, 323, 514 Перечня):

об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты;
по НДФЛ (расчеты, регистры, сообщения о невозможности удержать);
о разногласиях по вопросам налогообложения;
по расчету налоговой базы организациями;
учетной политики;
о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности (планы, отчеты, акты, справки);
первичные учетные;
по перерасчету налоговых обязательств из-за пересмотра налогового законодательства;
по основным средствам (о переоценке, определении амортизации, списании основных средств);
о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним,

а также налоговые декларации, журналы, карточки, базы данных учета операций, облагаемых и не облагаемых НДС, договоры и контракты, справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом, счета-фактуры, книги учета доходов и расходов «упрощенцев», таможенные декларации и т. п.

Ниже в таблице приведены примеры документов с иными сроками хранения.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним, положение об оплате труда и премировании работника (по месту его утверждения).	Постоянно	Ст. 278, 294 Перечня
Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам; документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при отсутствии лицевых счетов), т.е. расчетные ведомости, документы по зарплате, по выплате пособий, матпомощи; гражданско-правовые договоры с физлицами на выполнение работ (оказание услуг), акты сдачи-приемки; документы по НДФЛ при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты (расчеты, регистры налогового учета, сообщения о невозможности удержать его).	50 либо 75 лет, в зависимости от времени прекращения использования: 75 лет – делопроизводство окончено до 1 января 2003 г., 50 лет - после 1 января 2003 г.	Ст. 122, 295, 301, 311 Перечня
Налоговые декларации ИП по 2002 г. включительно	75 лет	Ст. 310 Перечня
Документы, необходимые для исчисления и уплаты некоторых налогов (например, когда подавалось заявление о заключении соглашения о ценообразовании по внешнеторговой сделке, если хотя бы одна из сторон - резидент иностранного государства, с которым заключен договор об избежании двойного налогообложения; по продаже движимого имущества; о недостачах, присвоениях, растратах.	10 лет	Ст. 105.17 НК, ст. 89, 287 Перечня
Документы по налоговым льготам для участников региональных инвестиционных проектов, по соответствию им; необходимые для исчисления и уплаты некоторых налогов, - если подавалось заявление о заключении соглашения о ценообразовании; по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов); карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты); о реструктуризации налоговой задолженности и задолженности по страховым взносам и т.п.	6 лет	Ст. 89.2, 105.17 НК ст. 295, 309, 315 Перечня
Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества; журналы учета основных средств и обязательств.	До ликвидации организации	ст. 324, 329 Перечня

Кроме того, для ряда документов предусмотрены специальные сроки, определенные периодом. Например, документы, подтверждающие расходы на обучение хранятся в течение всего срока действия договора на обучение плюс год работы физлица, обучение которого было оплачено, но не менее четырех лет (). Документы, подтверждающие размер перенесенного убытка, хранят в течение всего срока его учета (, , ) и т. п.

Сроки хранения отчетов в ПФР и ФСС

Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам хранятся (ст. 308 Перечня) не менее 75 лет (если созданы до 2003) и не менее 50 лет (если созданы после 2003).

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов хранятся 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50 или 75 лет, зависит от года, см. выше).

Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся пять лет (ст. 624 Перечня).

Срок хранения статотчетности

Сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты хранятся постоянно, полугодовые и квартальные — пять лет (при отсутствии годовых — постоянно), месячные — год (при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно).

Сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые по вспомогательным направлениям и видам деятельности хранятся пять лет, квартальные — три года, месячные и единовременные — год.

Свидетельства об итогах деятельности хранятся постоянно, индивидуальные отчеты работников, вспомогательные книги по оперативному, статистическому учету и отчетности — год.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Как хранить документы отчетности?

Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н), необходимо хранить подлинники документов, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, причем именно в том виде, в котором они составлены.

Оцифровка «бумажных» документов бухучета для последующего хранения не допускается. Доступ к таким документам регламентируется локальным актом налогоплательщика, и допускается лишь при условии информирования главбуха или иного лица, ответственного за ведение бухучета. При утрате (гибели, пропажи), а также порче необходимо сделать все для восстановления документации.

Начиная с 1 января 2024 документы бухучета, а также данные, содержащиеся в них, могут храниться лишь на территории России, равно как и базы указанных данных (исключение составляют случаи, когда организация ведет деятельность за пределами РФ, и законодательство той страны требует хранить документы учета на своей территории).

Хранение документов бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативами, подготовка к хранению, проверка комплектности, оперативный вывоз на бережное хранение, подбор и доставка документов при налоговых проверках точно в срок — это и многое другое гарантирует Делис Архив.

За какой срок могут быть запрошены документы?

Следует помнить, что за непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов налагаются штрафы, размер которых зависит от того, для какой проверки документы были запрошены:

5 000 руб. — вне рамок проверки;
20 000 руб. — за повторное непредставление в течение календарного года ();
200 руб. за каждый непредставленный документ — в рамках камеральной или выездной проверки ().

Многие ошибочно полагают, что контролеры — в особенности налоговые органы, — могут запросить документы лишь за последние три года (глубина налоговой проверки). Не совсем так. Если и вне рамок налоговых проверок у них возникает обоснованная необходимость получения документации по какой-то сделке, то должностное лицо налогового органа вправе истребовать их как у участников этой сделки, так и у иных лиц, располагающих такими документами ().

Причем периоды, за которые документы могут быть истребованы, ограничиваются сроками хранения указанных документов, установленных НК и иными законами. Так что ИФНС вправе запросить документы и пределами трех календарных лет, предшествующих году истребования, и, если сроки хранения не истекли, то придется документы представить. Если документы уже утилизированы, то необходимо это документально подтвердить.

Как правило, уничтожение документов с истекшим сроком хранения предполагает создание приказом руководителя экспертной комиссии, в задачу которой входит отбор бумаг на уничтожение и составление протокола с указанием повестки и вынесенного решения, за подписью всех участников комиссии.

Далее составляется акт на уничтожение с перечисление документов, далее они уничтожаются самостоятельно (сжигаются, измельчаются на шредере) или передаются для уничтожения специальной организации. По итогам составляется второй акт, фиксирующий фактическое уничтожение.

Уничтожение любой документации с соблюдением конфиденциальности и составлением всех необходимых подтверждающих документов. Воспользуйтесь акцией «СУББОТНИК В ОФИСЕ» от Делис Архив для новых клиентов!